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AAG – Keine personenbezogenen Daten unter Verwendungszweck

In den vergangenen Jahren trugen viele Arbeitgeber im Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)  personenbezogene Daten in das Feld „Verwendungszweck“ ein. Doch das ist mit der Datenschutz-Grundverord­nung (DS-GVO) unzulässig geworden. Daher wurde die Verfahrensbeschreibung angepasst. Das Dokument finden Sie hier in der SV-Bibliothek (Verfahrensbeschreibung mit Wirkung zum 01. Januar 2020 ).

Persönliche Daten im Verwendungzweck verstoßen gegen die DS-GVO

Im Datenbaustein Bankverbindung (DBBV) setzen viele Arbeitgeber bisher die Personalnummer des Arbeitnehmers im Feld „Verwendungs­zweck“ ein. Aber das ist unzulässig, weil sie Rückschlüsse auf den Arbeitnehmer zulässt. So können die Kran­kenkassen keine datenschutzkonforme Überweisung vornehmen.

Die neue Verfahrensbeschreibung für das Antragsverfahren auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sieht nun vor, dass Sie folgende personenbezogene Daten des Arbeitnehmers nicht im Feld Verwendungszweck übermitteln:

  • Name
  • Versicherungsnummer oder
  • Personalnummer.

Wenn Sie trotzdem weiterhin einen personenbezogenen Verwendungszweck verwenden, darf die Krankenkasse diesen nicht in der Erstattung angeben. Als Hinweistext wird stattdessen „Erstattung AAG“ ausgegeben.

Auch für die Softwareersteller von Entgeltabrechnungsprogrammen besteht Handlungsbedarf. Künftig dürfen die Systeme keine Auswahlmöglichkeiten für solche Angaben mehr anbieten. Dies sollen die Entgeltabrechnungsprogramme ab dem 1. Januar 2020 berücksichtigen.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Die aktuellen Dokumente der Sozialversicherung zum Thema Meldungen für die Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen finden Sie im Informationsportal unter dem angegebenen Link. In der SV-Bibliothek finden Sie auch Grundsätzliche Hinweise zum Ausgleichsverfahren bei Arbeitsunfähigkeit (U1) und Mutterschaftsgeld (U2).

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