Bei jeder Neueinstellung gibt es eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Damit es dabei im Nachherein möglichst nicht zu Streitigkeiten kommt, sind Sie als Arbeitgeber durch das Nachweisgesetz verpflichtet, die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung schriftlich festzuhalten. Die Information müssen Sie Ihrem Arbeitnehmer in Schriftform zur Verfügung stellen. Die EU-Regelung sieht zwar auch die elektronische Form vor, der deutsche Gesetzgeber hat dies aber nicht zugelassen. Sie müssen also alle notwendigen Angaben – soweit sie nicht in einem Arbeitsvertrag festgehalten sind – schriftlich niederlegen und Ihrem Mitarbeiter aushändigen.

Was müssen Sie bisher schriftlich festhalten?

Ganz neu sind das Gesetz und Ihre Verpflichtung ja nicht. Schon bisher waren beispielsweise die folgenden Angaben Pflicht:

  • Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
  • der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vereinbarte Dauer des Arbeitsverhältnisses, der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann,
  • eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
  • die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
  • die vereinbarte Arbeitszeit,
  • die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
  • die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses,
  • ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.

Was müssen Sie nun zusätzlich verschriftlichen?

Jetzt kommt – durch die Änderung am Nachweisgesetz – noch einiges an notwendigen Angaben dazu:

  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen das Enddatum;
  • die Möglichkeit, dass die Mitarbeitenden ihren jeweiligen Arbeitsort frei wählen können, sofern vereinbart;
  • die Dauer der Probezeit, sofern vereinbart;
  • die Vergütung von Überstunden;
  • die Fälligkeit des Arbeitsentgelts und die Form, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird;
  • die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen;
  • Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf, falls diese vereinbart ist;
  • die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen;
  • ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung;
  • Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird;
  • das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Mitarbeitenden einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.

Weitere Änderungen betreffen die Dokumentation insbesondere bei Auslandsentsendungen – hier müssen weitere Absprachen schriftlich festgehalten werden.

Was müssen Sie tun?

Sie sollten auf jeden Fall für alle künftigen Einstellungen Ihre Musterarbeitsverträge überprüfen und anpassen. Wenn Sie alle relevanten Angaben im Arbeitsvertrag festhalten, brauchen Sie keine zusätzliche Dokumentation im Sinne des Nachweisgesetzes zu erstellen.

Zwei Dinge sind noch wichtig: Bei neuen Einstellungen müssen die wesentlichen Bedingungen teilweise schon am ersten Tag ausgehändigt werden (abhängig von der Art der Beschäftigung und der Arbeitsbedingungen). Bisher hatten Sie dafür in jedem Fall einen Monat Zeit.

Zweitens haben auch schon beschäftigte Mitarbeiter Anspruch auf die schriftliche Information über die wesentlichen Arbeitsbedingungen – auch die jetzt erweiterten. Soweit Sie diese neuen Inhalte also nicht bereits im Arbeitsvertrag oder in der schon ausgehändigten Version aufgenommen haben, können die Beschäftigten die Erweiterung verlangen. Sie müssen diese dann innerhalb einer Woche aushändigen.

Vorsicht, kann teuer werden!

Bisher war ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz nicht mit Strafe belegt. Allenfalls konnte sich die Nichterfüllung in Einzelfällen negativ in einem Arbeitsgerichtsprozess auswirken. Jetzt sind Verstöße als Ordnungswidrigkeit eingestuft und können mit einem Bußgeld belegt werden. Zudem können fehlende Angaben zur Kündigung zu einer Verlängerung von Fristen und anderen negativen Auswirkungen führen.

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