Wenn ein Arbeitnehmer aufgrund einer Krankheit seine Tätigkeit nicht ausüben kann oder sich diese Erkrankung durch seine Tätigkeit verschlimmern würde, besteht Arbeitsunfähigkeit. Für die ersten sechs Wochen müssen Sie als Arbeitgeber meistens das Entgelt fortzahlen. Viele Arbeitgeber können sich die Entgeltfortzahlung im U1-Verfahren erstatten lassen.

Worum handelt es sich?

Wenn ein Arbeitnehmer erkrankt und dadurch seine Tätigkeit nicht mehr oder nur unter gesundheitlichen Risiken ausüben kann, hat er aufgrund der Arbeitsunfähigkeit einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber unverzüglich seine Arbeitsunfähigkeit anzuzeigen und die voraussichtliche Dauer mitzuteilen.

Das Gesetz verlangt spätestens ab dem vierten Kalendertag einen ärztlichen Nachweis über die Arbeitsunfähigkeit. Sie als Arbeitgeber können aber auch eine frühere Nachweisung verlangen. Dazu sind Ihre firmeninternen Regelungen maßgeblich, wann und wie dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit gemeldet werden muss.

Welcher Zweck wird erfüllt?

Arbeitnehmer sollen vor den finanziellen Auswirkungen einer Arbeitsunfähigkeit (Krankheit) geschützt werden. Dazu haben sie bei Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber.

Wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als sechs Wochen dauert, übernimmt grundsätzlich die gesetzliche Krankenkasse diese Aufgabe, sofern kein weiterer Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach dem Arbeits- oder Tarifvertrag und eine Versicherung mit Krankengeldanspruch besteht. Werden alle Anspruchsvoraussetzungen erfüllt, erhält der arbeitsunfähige Arbeitnehmer ab diesem Zeitpunkt Krankengeld. Der Anspruch auf Krankengeld besteht für längstens 78 Wochen innerhalb von drei Jahren. Die Zeit der Entgeltfortzahlung wird allerdings auf diesen Zeitraum angerechnet. Ein privat krankenversicherter Arbeitnehmer hat Anspruch auf Krankentagegeld (sofern eine solche Versicherung abgeschlossen wurde). Für dieselbe Krankheit müssen Sie als Arbeitgeber innerhalb von zwölf Monaten nur für sechs Wochen Entgeltfortzahlung leisten. Wird ein Arbeitnehmer immer wieder wegen der gleichen Grunderkrankung (z. B. eines Rückenleidens) arbeitsunfähig, können die Fehlzeiten daher möglicherweise angerechnet werden. Die Prüfung über die Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen erfolgt bei gesetzlich krankenversicherten und nicht geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern durch dessen Krankenkasse. Dazu müssen Sie auf elektronischem Wege einen Prüfauftrag an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermitteln. Für privat krankenversicherte oder geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer kann der Nachweis nur durch eine ärztliche Bescheinigung des behandelnden Arztes erfolgen.

Welche Norm ist die Grundlage?

§ 44 Abs. 1 Satz 1 SGB V, §§ 3 und 5 EntgFG

Die darauf aufbauenden und ergänzenden Dokumente der Sozialversicherung zur Entgeltersatzleistung bei Krankheit finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals unter dem angegebenen Link.

Wo kann ich mich informieren?

Allgemeine Auskünfte erhalten Sie bei allen gesetzlichen Krankenkassen. Auskunft über die Vorerkrankungszeiten bei gesetzlich krankenversicherten und nicht geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern gibt die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers.

Was muss ich tun?

Wenn Ihr Arbeitnehmer Ihnen mitteilt, dass ein Arzt die Arbeitsunfähigkeit (AU) bescheinigt hat und Sie einen ärztlichen Nachweis über die AU erhalten wollen, dann können Sie diesen Nachweis nur auf elektronischem Weg bei seiner gesetzlichen Krankenkasse anfordern. Das gelingt über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre Zeiterfassungssoftware. Alternativ können Sie den Abruf auch über das SV-Meldeportal tätigen. Das gilt vorerst jedoch weder für privat versicherte Arbeitnehmer noch für Minijobber in Privathaushalten.

Wenn Ihr Arbeitnehmer länger als einen vollen Kalendermonat Krankengeld bezieht, müssen Sie im Rahmen Ihrer Meldepflicht gegenüber der Sozialversicherung eine Unterbrechungsmeldung mit dem Meldegrund 51 (Unterbrechungsmeldung wegen Bezug von Entgeltersatzleistungen) abgeben. Als Enddatum für diese Meldung muss der letzte Tag der Entgeltfortzahlung angegeben werden.

Wenn Ihr Arbeitnehmer seine Tätigkeit wieder aufnimmt, müssen Sie keine besondere Meldung zur Sozialversicherung abgeben. Das Ende der Unterbrechung wird mit der nächsten regulären Sozialversicherungsmeldung mitgeteilt. Als Beginndatum melden Sie dann den ersten Tag nach dem Ende der Arbeitsunfähigkeit.

Gleiche Regelungen gelten auch im Falle eines Arbeitsunfalls, eines Arbeitswegeunfalls, einer Berufskrankheit oder einer Rehabilitationsmaßnahme (z. B. Kur), auch wenn in diesen Fällen eine Entgeltersatzleistung von einem anderen Sozialversicherungsträger direkt an den Versicherten ausgezahlt wird. Weitere Informationen zu den Besonderheiten in diesen Fällen finden Sie im Steckbrief Unfall, im Steckbrief Berufskrankheit und im Steckbrief Rehabilitation.

Was ist später wichtig?

Damit Arbeitnehmer Krankengeld erhalten können, müssen die entsprechenden Entgeltdaten an die Krankenkasse übermittelt werden. Das erledigen Sie mit Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder einer elektronischen Ausfüllhilfe, zum Beispiel mit dem SV-Meldeportal.

Wenn Sie am Umlageverfahren U1 teilnehmen, haben Sie einen Erstattungsanspruch nach dem Aufwendungsausgleichgesetz. Dazu müssen Sie auf elektronischem Wege einen Erstattungsantrag an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermitteln. Den Erstattungsbetrag können Sie sich ausbezahlen lassen, auf Ihrem Beitragskonto gutschreiben lassen oder mit dem Beitragsnachweis verrechnen. Das erledigen Sie ebenfalls mit ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder einer elektronischen Ausfüllhilfe, wie z. B. dem SV-Meldeportal. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Steckbrief U1-Verfahren (Krankheit).

Sonderfall Aussteuerung

Innerhalb einer Dreijahresfrist zahlen die gesetzlichen Krankenkassen für die gleiche Krankheit für 78 Wochen Krankengeld. Die Zeit der Lohnfortzahlung wird bei der Berechnung dieser Frist berücksichtigt, weil der Krankengeldanspruch in diesem Zeitraum ruht. Fällt der Anspruch auf Krankengeld nach diesen 78 Wochen weg, nennt man das Aussteuerung. Den Tag der Aussteuerung teilt Ihnen die Krankenkasse mit. Bei solch langen Erkrankungen sollte der Arbeitnehmer rechtzeitig Rente wegen Erwerbsminderung bei der gesetzlichen Rentenversicherung beantragen. Es kann vorkommen, dass zum Zeitpunkt der Aussteuerung diese Rente noch nicht bewilligt ist. In diesem Fall und um zu verhindern, dass der betroffene Arbeitnehmer in eine Zeit ohne Einkommen fällt, gibt es die Möglichkeit, Arbeitslosengeld bei Arbeitsunfähigkeit zu beantragen. Obwohl arbeitsrechtlich das Beschäftigungsverhältnis noch besteht, ist dies möglich und in § 145 SGB III geregelt. Man spricht in diesem Zusammenhang von der Nahtlosigkeitsregelung. Wird Arbeitslosengeld bezogen, trägt die Bundesagentur für Arbeit die Beiträge zur Sozialversicherung.

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer zum Ende des Krankengeldbezuges mit dem Meldegrund 30 (Abmeldung zum sozialversicherungsrechtlichen Ende des Arbeitsverhältnisses) abmelden. Sind in dem Jahr, in dem der Bezug des Krankengeldes endet, keine Sozialversicherungstage angefallen, bleiben eventuell zu gewährende Einmalzahlungen (z. B. Urlaubsabgeltungen) beitragsfrei. Hier sind jedoch die Regelungen der Märzklausel (Steckbrief Märzklausel) zu beachten.

Hat der betroffene Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Aussteuerung das Arbeitslosengeld wegen Arbeitsunfähigkeit nicht beantragt, entsteht arbeitsrechtlich eine unbezahlte Fehlzeit. Jetzt sind aufgrund der Fehlzeit Sozialversicherungstage entstanden, die auf jeden Fall bei Gewährung von Einmalzahlungen zu berücksichtigen sind. Trotzdem sind auch hier die Regelungen der Märzklausel zu beachten. Dauert die Fehlzeit länger als einen Kalendermonat, müssen Sie eine Abmeldung mit dem Meldegrund 34 abgeben.