Da Entgeltabrechnungen Zeit, Energie und spezielle Kenntnisse erfordern, werden sie häufig durch externe Dienstleister wie z. B. ein Steuerberater getätigt. Dabei handelt der Dienstleister im Auftrag des jeweiligen Arbeitgebers. Er führt die Entgeltabrechnungen und alle notwendigen Meldeverfahren für alle beim Unternehmen beschäftigten Arbeitnehmer durch. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Berechnungen und Meldungen verbleibt jedoch bei Ihnen als Arbeitgeber.

Worum handelt es sich?

Mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern entstehen für Sie als Arbeitgeber bestimmte Pflichten:

• Die Arbeitnehmer müssen in der Sozialversicherung angemeldet werden.

• Der Arbeitgeber muss die Abrechnung der Entgelte durchführen.

• Alle Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge müssen berechnet und abgeführt werden.

• Meldungen zu Steuern und Beiträgen sind mit entsprechenden elektronischen Meldeverfahren an die jeweiligen Institutionen zu versenden.

All diese Tätigkeiten erfordern neben zeitlichem Aufwand auch spezielle Kenntnisse in der Buchhaltung und im Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Zudem müssen bestimmte Fristen gegenüber dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern eingehalten werden.

Sie können als Arbeitgeber diese Aufgaben an einen externen Dienstleister abgeben. Das kann ein Steuerberater, ein Lohnbüro, ein selbstständiger Buchhalter oder ein Rechenzentrum sein. Sie können individuell vereinbaren, in welchem Umfang der Dienstleister tätig wird. Mit der Aufgabe wird aber nicht die Verantwortung für die Richtigkeit abgegeben. Gegenüber der Sozialversicherung und den Steuerbehörden bleiben immer Sie als Arbeitgeber haftbar.

Welcher Zweck wird erfüllt?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für seine Mitarbeiter einem externen Dienstleister zu überlassen, ist zwar mit Kosten verbunden. Auf der anderen Seite ersparen sich viele Arbeitgeber damit den eigenen zeitlichen Aufwand, die Einbindung von weiteren Mitarbeitern und die Anschaffung von Softwareprogrammen. Zudem kann man davon ausgehen, dass die Lohnbuchhaltung durch Externe professionell und fristgerecht erledigt wird.

Wo kann ich mich informieren?

Eine Web-Suche mit Suchbegriffen wie Dienstleister - Entgeltabrechnung liefert eine Reihe von Angeboten und Informationen. Aber auch das Branchenbuch vor Ort listet meist eine ganze Reihe von Dienstleistern. Empfehlungen im nahen Umfeld ergänzen die Suche.

Was muss ich tun?

Vor Beauftragung eines Dienstleisters sollten Sie zunächst ersparte Zeit und Aufwände den Kosten gegenüberstellen. Auch sollten Sie die Kosten der Dienstleister miteinander vergleichen. Eine genaue Überprüfung der im Preis inbegriffenen Leistungen ist empfehlenswert.

Bei der Auswahl müssen die Besonderheiten des Unternehmens beachtet werden. Ihr Dienstleister sollte über ausreichende Kompetenzen verfügen. Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht sind unabdingbar.

Was ist später wichtig?

Beim Wechsel Ihres Dienstleisters müssen Ihnen die bisherigen Entgeltunterlagen vollständig übergeben werden. Das gilt auch, wenn Sie von der Entgeltabrechnung eines Dienstleisters zu einer selbst durchgeführten Entgeltabrechnung mit Meldungen mittels einer Software wechseln.

Bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung müssen sämtliche Unterlagen der Entgeltabrechnung vorliegen. Wenn der externe Dienstleister nicht postbevollmächtigt ist, muss er über eine Betriebsprüfung unbedingt informiert werden.