Ein besonderes Instrument des Betriebsprüfers ist der Beitragssummenbescheid. Diese Form der Beitragsnachforderung wird genutzt, wenn
- die Feststellung der Versicherungspflicht und
- die personenbezogene Feststellung der Beitragspflicht oder der Beitragshöhe
wegen Verletzung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers nicht möglich ist. Das muss nicht immer böser Wille sein, oft handelt es sich auch um eine fehlerhafte Einschätzung der Beitragspflicht. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie als Arbeitgeber Gelder für eine Betriebsfeier zur Verfügung gestellt haben und diese irrtümlich als steuer- und beitragsfrei ansahen. Stellt der Prüfer dann aber fest, dass die Zahlungen sehr wohl steuer- und beitragspflichtig sind, lässt sich unter Umständen nicht mehr feststellen, welche Ihrer Mitarbeiter tatsächlich teilgenommen haben, so dass der geldwerte Vorteil nicht dem Einzelnen zugeordnet werden kann. Trotzdem besteht Beitragspflicht und Sie als Arbeitgeber sollen nicht wegen der unmöglichen persönlichen Zuordnung Beiträge sparen können. Vielmehr müssen Sie bei der Nachforderung dann sogar Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil übernehmen.
Lassen sich Entgeltzahlungen überhaupt nicht ermitteln, so können sie vom Betriebsprüfer geschätzt werden. Zwar gibt es auch dafür gewisse Grundsätze, aber im Zweifel werden die Beiträge eher zu hoch als zu niedrig angesetzt.
Nachteile für Sie als Arbeitgeber
Zum einen müssen Sie – wie schon beschrieben – den vollen Beitrag übernehmen. Das müssten Sie allerdings auch bei einer personenbezogenen Nachforderung meist tun, da Sie den Abzug des Arbeitnehmeranteils nur für die letzten drei Monate nachholen dürfen.
Aber möglicherweise beziehen einige der begünstigten Arbeitnehmer ein Arbeitsentgelt, das die Beitragsbemessungsgrenze bereits überschritten hat. Dann zahlen Sie Beiträge über die Beitragsbemessungsgrenze hinaus – sehr ärgerlich. Dieses Problem können Sie allerdings in einigen Fällen im Gespräch mit dem Betriebsprüfer lösen, etwa indem auf die gesamte Entgeltsumme ein Abschlag für eben solche Fälle gewährt wird.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, den fehlenden Nachweis über die persönliche Zuordnung und/oder die Beitragsfreiheit der Zahlung zu erbringen, muss der Summenbeitragsbescheid insoweit aufgehoben und abgeändert werden. Aber Sie tragen in diesen Fällen die Beweislast.
Hat das auch Nachteile für Ihre Beschäftigten?
Ihr Beschäftigter merkt zwar in der Regel nichts davon, wenn Sie im Rahmen eines Summenbescheides für ihn Beiträge nachzahlen müssen. Aber er hat auch nichts davon, da diese Beiträge sich nicht im Arbeitsentgelt wiederfinden, das Sie an die Rentenversicherung meldeten. So müssen Sie Beiträge ohne entsprechende Gegenleistung zahlen.
Wie können Sie Summenbeitragsbescheide vermeiden?
Klare Antwort: Durch eine vollständige und richtige Dokumentation aller Entgelte. Dann kommt es gar nicht erst zu einer Nachforderung. Noch ein Tipp: Der Betriebsprüfer lässt sich unter anderem den Bescheid der Lohnsteuerprüfung vorlegen. Hat das Finanzamt darin Steuern für bestimmte Entgeltbestandteile nachgefordert, sind diese in aller Regel auch beitragspflichtig. Sie sollten daher den Lohnsteuerprüfbescheid sorgfältig auswerten. Müssen Sie Beiträge nachzahlen, die Sie nicht persönlich zuordnen können, sollten Sie sich zeitnah an den Betriebsprüfdienst wenden. Sie ersparen sich dann nämlich zumindest die spätere Zahlung von Säumniszuschlägen.
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