Die Entgeltabrechnung ist bereits weitgehend digitalisiert. Was liegt da näher, als diese Daten bereits im Vorfeld einer Betriebsprüfung auszuwerten und Ungereimtheiten oder fehlende Meldungen aufzuspüren. Das spart viel Zeit vor Ort, sowohl den Unternehmen wie auch den Betriebsprüfern. Deshalb gibt es schon seit einiger Zeit die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung als Angebot der Rentenversicherung. Viele Unternehmen haben es schon auf freiwilliger Basis ausprobiert. Die Ergebnisse waren so gut, dass der Gesetzgeber jetzt die euBP verpflichtend vorgeschrieben hat. Start ist der 1. Januar 2023. Turnusmäßig findet die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung spätestens alle vier Jahre statt. Das ist nämlich die Verjährungsfrist für Sozialversicherungsbeiträge. So soll verhindert werden, dass versehentlich nicht gezahlte Beiträge wegen der Verjährung nicht mehr eingezogen werden können.

Vorarbeiten

Größere Veränderungen werfen ihre Schatten voraus. Nicht zufällig besteht nämlich seit dem 1. Januar dieses Jahres die Pflicht der Unternehmen, nicht nur die Abrechnung, sondern auch die kompletten Entgeltunterlagen in digitaler Form vorzuhalten. Dazu gehören beispielsweise Erklärungen der Beschäftigten, Bescheide der Einzugsstellen, Immatrikulations- oder Rentenbescheide und vieles mehr. Dadurch sollen die Betriebsprüfer der Rentenversicherung die Möglichkeit bekommen, ohne Medienbruch die Prüfung digital vorzunehmen.

So läuft es ab

Die Daten werden dann auf Anforderung des Betriebsprüfdienstes aus dem Entgeltprogramm heraus zusammengestellt und an die Rentenversicherung übermittelt. Der Absender erhält eine elektronische Annahmequittung. Eine Übergabe der Daten auf einem Datenträger (USB-Stick, DVD) ist nicht möglich. Mit entsprechender Analysesoftware können die Betriebsprüfer die Daten schnell und effizient überprüfen. So soll sich die Prüfdauer reduzieren. Ergeben sich aus diesen Daten keinerlei Beanstandungen, kann die Prüfung vor Ort unter Umständen ganz entfallen.

Ausnahmen

In besonders gelagerten Einzelfällen kann die Verpflichtung, sowohl für die Führung der digitalen Entgeltunterlagen als auch der Teilnahme an der euBP auf Antrag hinausgeschoben werden. Allerdings gilt dies maximal bis zum 31. Dezember 2026 und nur für begründete Einzelfälle. Einen entsprechenden Antrag müssen Sie beim Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers stellen.

Die Daten der Finanzbuchhaltung sind nicht von der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung erfasst. Die Prüfer haben zwar das Recht, sich auch diese Unterlagen anzusehen. Eine Übermittlung per Datenaustausch ist aber nicht verpflichtend. Auf freiwilliger Basis können Sie aber auch diese Daten an den Prüfdienst übermitteln.

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