Aktuelle Urteile des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) haben das Thema der Arbeitszeiterfassung in den Fokus gerückt. Die Erfassung der täglichen Arbeitszeit ist dadurch obligatorisch geworden. Aber wie? Worauf müssen Sie als Arbeitgeber achten?

Was sagen die Gerichte?

Der EuGH hatte schon im Jahr 2019 darauf hingewiesen, dass in Deutschland eine gesetzliche Regelung zur Arbeitserfassung eingeführt werden müsse. Passiert ist danach allerdings nichts.

Beim BAG ging es vordergründig um die Rechte des Betriebsrates, der eine Arbeitszeiterfassung im Unternehmen durchsetzen wollte. Das Gericht hatte zwar das Initiativrecht des Betriebsrats verneint, ausschlaggebende Punkt lag aber in der Begründung des Urteils. Denn die Richter bezogen sich unter anderem auf das EuGH-Urteil und stellten fest, dass der Arbeitgeber schon aus Gründen des Arbeitsschutzes verpflichtet sei, die Arbeitszeiten zu dokumentieren.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung so wichtig?

Zum einen aus Gründen des Arbeitsschutzes, wie das BAG schon festgestellt hat. Denn die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sind durch das Arbeitszeitgesetz begrenzt. Außerdem gibt es in Tarifverträgen einzelne Regelungen, die den Schutz der Arbeitnehmer weiter ausbauen. Auch die Pflicht zur Zahlung von Überstunden kann nur durch eine Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeit überprüft werden. Festhalten müssen Sie also Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausenzeiten und Überstunden.

Dann gibt es ja noch den Mindestlohn: Die Einhaltung der Vorschriften des Mindestlohngesetzes setzt voraus, dass neben dem gezahlten Entgelt auch die dem zugrundeliegende Arbeitszeit festgehalten wird.

Das wirkt sich letztlich dann auch auf die Sozialversicherung und die versicherungsrechtliche Beurteilung aus. Wird beispielsweise das Mindestlohngesetz nicht beachtet, also ein zu geringer Stundenlohn gezahlt, fallen trotzdem für das nicht gezahlte Entgelt Beiträge an.

Was plant der Gesetzgeber?

Eigentlich sieht schon der Koalitionsvertrag eine entsprechende gesetzliche Regelung vor. Geschehen ist aber noch nichts. Das zuständige Bundesarbeitsministerium will voraussichtlich noch im ersten Quartal dieses Jahres einen ersten Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung vorlegen. Wann eine

entsprechende Regelung dann in Kraft tritt, ist aber noch offen. Klar ist, dass eine gesetzliche Regelung geschaffen werden muss, um die bestehenden Unsicherheiten zu beseitigen und eine möglichst praxisorientierte Umsetzung zu gewährleisten.

Soll ich abwarten oder aktiv werden?

Eines ist klar: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits – unabhängig von einer gesetzlichen Regelung. Sie sollten deshalb schon einmal prüfen, ob es in Ihrem Unternehmen bereits eine Zeiterfassung besteht, ob für alle Beschäftigten und wie die (technische) Umsetzung derzeit ist.

Schauen Sie sich dabei auch an, ob Sie besondere Arbeitnehmergruppen beschäftigen, beispielsweise Mitarbeiter im Home-Office, im Außendienst oder solche, die auf Akkordbasis arbeiten.

Arbeiten Sie mit der so genannten Vertrauensarbeitszeit, wird es schwierig. Hier müssen Sie wohl abwarten, was der Gesetzgeber für solche Fälle vorsieht. Es ist denkbar, dass es die Vertrauensarbeitszeit in dieser Form künftig nicht mehr geben kann.

Der Grundgedanke bei der Arbeitszeiterfassung liegt eben darin, die Beschäftigten zu schützen und die Bezahlung der Arbeit nachvollziehbar zu machen. Wenn das Gesetz kommt, werden wir Sie natürlich an dieser Stelle darüber informieren.

Erfassen allein reicht nicht aus

Die reine Erfassung der Arbeitszeiten ist das eine – das können Sie gegebenenfalls auf den Beschäftigten delegieren. Ihnen bleibt aber die Pflicht, die Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Regelungen (Arbeitszeitgesetz) zu überwachen und bei Verstößen einzuschreiten.

Deshalb sollten Sie sich für ein Erfassungssystem entscheiden, bei dem Sie – natürlich unter Beachtung des Datenschutzes – Auffälligkeiten und Abweichungen schnell und einfach feststellen können.

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Was Sie bei flexiblen Arbeitszeitregelungen hinsichtlich der Sozialversicherung beachten sollten, können Sie unter Flexible Arbeitszeiten nachlesen.