„Firma unbekannt verzogen.“ So sollte das nicht sein. Und nun? Bei einem Umzug gibt es unheimlich viel zu tun und zu berücksichtigen. Alle Kunden, Lieferanten und andere Kontakte müssen voraus über die neue Anschrift und geänderte Kontaktdaten mitgeteilt werden. Für die Sozialversicherung ist das recht einfach – und zwar über die so genannte Mitteilung durch die Betriebsdatenpflege.

Was genau ist Mitteilung ‚Betriebsdatenpflege‘?

Die Bundesagentur für Arbeit führt die so genannte Betriebsstättendatei. Darin sind die Betriebsdaten aller Arbeitgeber gespeichert. Und alle Sozialversicherungsträger haben darauf Zugriff. Für jeden neuen Arbeitgeber werden die Betriebsdaten automatisch bei der Vergabe einer Betriebsnummer durch die Bundesagentur für Arbeit aufgenommen und in der Betriebsstättendatei gespeichert.

Zu den Betriebsdaten gehören insbesondere:

• Name und Anschrift des Betriebs,
• Beschäftigungsort,
• Wirtschaftszweig,
• Rechtsform des Betriebs,
• Unternehmernummer der gesetzlichen Unfallversicherung,
• Die „meldende Stelle“, falls dies eine andere als der Beschäftigungsbetrieb ist (z.B. Steuerberater),
• Ansprechpartner im Meldeverfahren mit Kontaktdaten
• Korrespondenzadresse

Außerdem ist die Kennzeichnung bei Sofortmeldepflicht und die Teilnahme an der Entgeltfortzahlungsversicherung (U1) enthalten.

Einmal mitteilen, alle wissen Bescheid

Zur Pflege der Daten sind Sie als Unternehmer selbst zuständig und verpflichtet. Bei einer Änderung müssen Sie auf elektronischem Weg, also entweder aus dem Abrechnungsprogramm heraus oder über das Meldeportal, die neuen Daten übermitteln. Damit wird die Betriebsstättendatei geändert und die neuen Daten stehen allen Sozialversicherungsträgern zur Verfügung.

Die Änderung nehmen Sie über den Datensatz DSBD vor. An welche Einzugsstelle Sie die Meldung schicken, entscheiden Sie selbst. Diese leitet die Daten dann automatisch an die Betriebsstättendatei weiter. Eine Änderung ist beispielsweise erforderlich, wenn

• sich die Betriebsbezeichnung ändert (z.B. Änderung der Rechtsform),
• der Beschäftigungsbetriebs umzieht,
• sich die Kommunikationsdaten des Ansprechpartners ändern,
• der Betrieb stillgelegt oder aufgegeben wird.

Besonderheit: Ein SEPA-Lastschriftmandat müssen Sie für jede Einzugsstelle gesondert erteilen. Das geschieht auch nicht über die Betriebsstättendatei, sondern über die Krankenkassenmeldung (Datensatz DSAK). Damit ist sichergestellt, dass Sie im Einzelfall entscheiden können, welchen Einzugsstellen Sie ein Mandat erteilen möchten, und Sie können jeweils auch unterschiedliche Konten nutzen.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Nutzen Sie gern unseren Frage-Antwort-Katalog Umzug und lesen Sie den gleichnamigen Steckbrief Umzug.