Dass Sie die Entgeltunterlagen elektronisch führen müssen, darüber hatten wir schon in unserer Meldung  Elektronisch bei Unterlagen Pflicht – Befreiung bis 2026 möglich berichtet. Jetzt liegen auch Details vor, was Sie bei der digitalen Speicherung beachten müssen. Die Spitzenverbände der Sozialversicherung haben dazu Gemeinsame Grundsätze veröffentlicht.

Was muss drin sein?

Welche Unterlagen von Ihnen vorgehalten werden müssen, regelt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Das sind zum Beispiel:

• die Erklärung von Minijobbern über weitere Beschäftigungen
• der Nachweis über die Art der Krankenversicherung von Minijobbern
• die Erklärung kurzfristig Beschäftigter über bereits zuvor ausgeübte Beschäftigungen im Kalenderjahr
• die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz
• der Nachweis der Elternschaft (damit der Zuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung nicht gezahlt werden muss)
• die Befreiungserklärung von Minijobbern von der Rentenversicherung

Die Dokumente sollen Ihnen – soweit möglich – bereits in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Das ist bei Bescheinigungen etwa der Versicherungsträger nicht problematisch, bei Erklärungen der Arbeitnehmer wird das aber nicht immer funktionieren. Dann können Sie die Unterlagen natürlich selbst einscannen und so digitalisieren.

Wie müssen elektronische Entgeltunterlagen aussehen?

Soweit die Unterlagen aus Ihrem geprüften Entgeltabrechnungsprogramm stammen, brauchen Sie keine besonderen Vorkehrungen zu treffen. Andere Dokumente, wie z. B. die Erklärungen Ihrer Beschäftigten, können Sie entweder als Bild oder als PDF-Dokument digitalisieren. Bei Bilddateien sind die Format jpeg, bmp, png oder tiff zulässig.

Die Dokumente müssen entweder mit einer digitalen Signatur versehen sein, so dass sie im Nachhinein nicht mehr verändert werden können, oder Sie müssen zusätzlich die Dokumente in Papierform aufbewahren und bei Aufforderung vorlegen können.

Brauche ich eine Unterschrift?

Manche Erklärungen, z. B. der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht muss mit einer Unterschrift des Beschäftigten versehen sein. Die Erklärung kann auch direkt in elektronischer Form abgegeben werden, muss dann aber mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein.

Wenn Sie ein solches Dokument in Papierform erhalten und es selbst einscannen, können Sie dies mit einer so genannten „fortgeschrittenen Signatur“ versehen. Dann können Sie die Papierunterlage nach erfolgreicher Digitalisierung vernichten.

Gibt es Ausnahmen?

Sie können sich – mit entsprechender Begründung – auf Antrag von der Pflicht zur elektronischen Führung der Unterlagen befreien lassen. Zuständig dafür ist der Prüfdienst der Rentenversicherung. Allerdings gilt die Befreiung nur bis längstens zum 31.12.2026. Danach gibt es keine Ausnahme mehr.

Unser Service für Sie im Informationsportal

• Alles wichtige finden Sie auf unserer Seite Elektronische Entgeltunterlagen. Hier finden Sie die Gemeinsamen Grundsätze sowie die Verfahrensbeschreibung zum Thema.
• Informationen zu Entgeltabrechnungsprogrammen lesen Sie in unserem Steckbrief Standardsoftware und Ausfüllhilfen.