{"id":18503,"date":"2026-09-22T06:00:00","date_gmt":"2026-09-22T04:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.informationsportal.de\/bkk-diakonie\/?p=18503"},"modified":"2026-09-21T17:22:23","modified_gmt":"2026-09-21T15:22:23","slug":"entgelt-2027-nur-noch-digital","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.informationsportal.de\/bkk-diakonie\/entgelt-2027-nur-noch-digital\/","title":{"rendered":"Ab 2027: Entgeltunterlagen nur noch digital f\u00fchren"},"content":{"rendered":"\n

Seit dem 01.01.2022 sind Entgeltunterlagen \u201egrunds\u00e4tzlich elektronisch\u201c zu f\u00fchren. Die Beitragsverfahrensverordnung verlangt, dass die f\u00fcr die Entgeltabrechnung und Beitragsberechnung notwendigen Angaben f\u00fcr jeden Abrechnungszeitraum elektronisch erfasst werden. Das geschieht in der Praxis ohnehin durch die Verwendung eines Abrechnungsprogrammes. Die Pflicht gilt aber auch f\u00fcr so genannte begleitende oder erl\u00e4uternde Entgeltunterlagen. Diese m\u00fcssen ggf. eingescannt und so digitalisiert werden.<\/p>\n\n\n\n

Warum die Pflicht zur elektronischen F\u00fchrung der Entgeltunterlagen?<\/h2>\n\n\n\n

Grund f\u00fcr die Verpflichtung ist die Einf\u00fchrung der elektronisch unterst\u00fctzten Betriebspr\u00fcfung (euBP). F\u00fcr diese m\u00fcssen die Entgeltunterlagen in digitaler Form den Pr\u00fcfern der Rentenversicherung zur Verf\u00fcgung gestellt werden k\u00f6nnen. So kann bereits im Vorfeld eine automatisierte Pr\u00fcfung durchgef\u00fchrt werden, so dass sich der Pr\u00fcfer nur noch um Auff\u00e4lligkeiten oder spezielle Fragen k\u00fcmmern muss. Damit sollen die Pr\u00fcfungen schneller und effektiver durchgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen. Das ist nicht zuletzt dem auch bei den Pr\u00fcfern zu erwartendem Fachkr\u00e4ftemangel geschuldet. F\u00fcr die Unternehmen hat das neue Verfahren aber auch Vorteile. Pr\u00fcfungen k\u00f6nnen so schneller und k\u00fcrzer werden, in vielen F\u00e4llen wird eine Pr\u00fcfung vor Ort gar nicht mehr erforderlich sein.<\/p>\n\n\n\n

Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung?<\/h2>\n\n\n\n

Private Haushalte im Haushaltsscheckverfahren sind von der Pflicht zur F\u00fchrung von Entgeltunterlagen ausgenommen. Bis 31.12.2026 k\u00f6nnen Arbeitgeber auf Antrag beim zust\u00e4ndigen RV-Tr\u00e4ger noch eine Befreiung von der elektronischen F\u00fchrung bzw. der \u00dcbermittlung der Daten im Rahmen der euBP erhalten. Diese Regelung l\u00e4uft aber aus und wird auch nicht verl\u00e4ngert. Damit sind f\u00fcr alle Arbeitgeber au\u00dferhalb von Privathaushalten die Entgeltunterlagen verpflichtend digital zu f\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n

Welche Unterlagen m\u00fcssen elektronisch vorgehalten werden?<\/h2>\n\n\n\n

Zu den elektronisch zu speichernden Entgeltunterlagen geh\u00f6ren neben den Daten aus der Entgeltabrechnungen (Jahreslohnkonto, Sammlung der Abrechnungen, Krankenkassenlisten) insbesondere:<\/p>\n\n\n\n