Aber es gibt einiges zu beachten, sowohl im Steuer-, als auch im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. Am allerwichtigsten: Sie sollten immer wissen, wo sich Ihre Mitarbeiter in der Arbeitszeit aufhalten und von wo aus sie arbeiten. Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht ist die Arbeit an „irgendeinem“ Ort unproblematisch, solange sich dieser Ort innerhalb Deutschlands befindet. Natürlich müssen Sie trotzdem auf verschiedene Aspekte achten.

Mobiles Arbeiten in Deutschland

Auch wenn sich der Arbeitsplatz nicht im Büro des Arbeitgebers, sondern im Home-Office oder an einem anderen Ort befindet, gelten trotzdem die grundsätzlichen Arbeitsschutzregelungen. Dazu gehört insbesondere der Gesundheitsschutz. Es müssen also grundsätzlich dieselben Schutzmaßnahmen eingehalten werden wie im Büro. Dazu zählen beispielsweise ein entsprechend ausgestatteter Arbeitsplatz (Ausnahmen gibt es beim mobilen Arbeiten) und die notwendige technische Ausstattung (Bildschirm, ergonomische Tastatur usw.).

Davon unabhängig sollten Sie darauf achten, dass beispielsweise die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Die Verschlüsselung von Geschäftsdaten auf dem Notebook und die ausschließliche Nutzung sicherer Übertragungskanäle sollten selbstverständlich sein. Sie sollten Ihre Mitarbeiter für dieses Thema sensibilisieren.

Zu beachten sind auch die gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeit (Arbeitszeitgesetz), insbesondere die maximale Arbeitszeit, das Verbot der Sonntagsarbeit, die Pausenregelungen und die Unfallverhütungsvorschriften. Deshalb ist die Dokumentation der Arbeitszeiten durch Ihre Beschäftigten wichtig.

In der Sozialversicherung müssen Sie ggf. beachten, ob sich der Rechtskreis West/Ost durch die Verlagerung des Arbeitsplatzes verändert. Dann gelten möglicherweise andere Grenzwerte (z. B. die Beitragsbemessungsgrenze in der der Renten- und Arbeitslosenversicherung). Dann wäre eine Ummeldung erforderlich.

Und bei der Arbeit im Ausland?

Es klingt so schön: Workation als Mischung aus Arbeit (work) und Urlaub (vacation). Also zum Beispiel tagsüber im Hotelzimmer am Laptop arbeiten und abends ab an den Mittelmeerstrand. Möchte Ihr Beschäftigte im Ausland arbeiten (quasi Home Office im Ausland), so wird es allerdings kompliziert. Innerhalb Europas müssen Sie in diesen Fällen die EU-Regelungen beachten und prüfen, ob es sich um eine Entsendung handelt (geht auch auf Wunsch des Beschäftigten mit Einverständnis des Arbeitgebers), diese befristet ist und das deutsche Sozialversicherungsrecht weitergilt. Dann wäre die Ausstellung einer A1-Bescheinigung für die Workation erforderlich.

In anderen Fällen kann die Arbeit im Ausland dazu führen, dass nicht mehr das deutsche, sondern das Sozialversicherungsrecht des Tätigkeitsstaates gilt – manchmal auch beides (verbunden mit doppelter Beitragszahlung). Bei einer Entsendung müssen zudem Sie als Arbeitgeber zunächst für eventuelle Krankheitskosten im Ausland aufkommen (§17 SGB V). Die Krankenkasse erstattet Ihnen nur die Kosten, die bei einer Behandlung in Deutschland entstanden wären.

Arbeitsrechtlich sollten Sie bei einer Beschäftigung im Ausland unbedingt sicherstellen, dass Ihre Weisungsbefugnis unverändert weiterbesteht, insbesondere sollten Sie sich das Recht eines jederzeitigen Rückrufs vorbehalten.

Sie sehen schon an diesen Beispielen, dass Remote-Working im Ausland nicht ohne Risiko und mit einigem Aufwand verbunden ist – auch wenn die Idee einer Workation verführerisch klingt. Sie sollten daher alle Eventualitäten im Vorfeld, also vor einer Zustimmung zum Wunsch Ihres Mitarbeiters prüfen (lassen).

Unser Service für Sie im Informationsportal

Für alle Fragen rund um die Sozialversicherung können Sie unseren Frage-Antwort-Katalog Entsendung nutzen. Außerdem empfehlen wir Ihnen unsere Steckbriefe Beschäftigung im Ausland und Entsendung. Profis finden die Grundlagen zu diesem Thema in unserer SV-Bibliothek auf der Seite Entsendung und Beschäftigung im Ausland.