Mit der Abgabe von Jahresmeldungen stellen Arbeitgeber Informationen zu Arbeitsentgelten für die Sozialversicherung bereit, zusammengefasst für ein Kalenderjahr. Dies erfolgt über zwei Arten: die Jahresmeldung sowie eine gesonderte Jahresmeldung zur Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung).
Worum handelt es sich?
Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Jahresmeldungen. Diese unterscheiden sich im Inhalt und in Bezug darauf, für welche Arbeitnehmer Sie die Meldung abgeben.
Jahresmeldung (Meldegrund 50)
Sie müssen für jeden Arbeitnehmer – mit Ausnahme der kurzfristigen Minijobber – separat eine Jahresmeldung bei der zuständigen Krankenkasse abgeben, wenn dieser über den 31.12. eines Jahres hinaus beschäftigt wurde. Für Arbeitnehmer, die bereits vor dem oder zum 31.12. ausgeschieden sind, wird keine Jahresmeldung erstellt.
Inhalt der Jahresmeldung sind die Beschäftigungsdauer im abgelaufenen Kalenderjahr und das zur Rentenversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt.
UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92)
Sie müssen für jeden in einem Kalenderjahr beschäftigten Arbeitnehmer, der in der Unfallversicherung (UV) versichert ist, eine besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung) abgeben. Dies gilt auch für Arbeitnehmer, die Sie im Laufe des Jahres beschäftigt hatten, die aber vor dem 31.12. eines Jahres ausgeschieden sind.
Inhalt der UV-Jahresmeldung sind alle für die Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte bezogen auf das Kalenderjahr sowie die entsprechenden Gefahrtarifstellen.
Bitte beachten Sie: Dies ist nicht zu verwechseln mit dem elektronischen Lohnnachweis an die Unfallversicherung, den Sie einmal im Jahr summarisch für alle Arbeitnehmer im Unternehmen abgeben müssen. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Informationsportal im Steckbrief Lohnnachweis digital.
Welcher Zweck wird erfüllt?
Das mit der Jahresmeldung gemeldete Arbeitsentgelt wird für die Berechnung von Rentenansprüchen des Arbeitnehmers herangezogen. Auf Grundlage sämtlicher, während des Berufslebens gemeldeter Arbeitsentgelte werden insbesondere die Altersrente sowie ggf. die Höhe einer Erwerbsminderungsrente berechnet.
Die UV-Jahresmeldung ist ausschließlich für den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung bestimmt. Der Prüfdienst ermittelt, ob die Beitragszahlungen an die Berufsgenossenschaft oder die Unfallkasse korrekt vorgenommen wurden.
Welche Norm ist die Grundlage?
Jahresmeldung: § 10 DEÜV und § 28a Abs. 2 SGB IV
UV-Jahresmeldung: § 28a Abs. 2a SGB IV
Die darauf aufbauenden und ergänzenden Dokumente der Sozialversicherung zum Thema DEÜV (Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung ) finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals.
Wo kann ich mich informieren?
Grundsätzlich können Sie sich bei jeder Krankenkasse oder der Minijob-Zentrale über beide Arten der Jahresmeldung informieren.
Die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) hat auf ihren Internetseiten unter „UV-Jahresmeldung nach § 28a Abs. 2a SGB IV“ ausführliche Informationen veröffentlicht.
Was muss ich tun?
Jahresmeldung bis 15.02. eines Jahres
Sie müssen mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Jahres, spätestens jedoch bis zum 15.02. eine Meldung mit Meldegrund 50 für das Vorjahr für jeden Arbeitnehmer, der über den 31.12. eines Jahres hinaus beschäftigt ist, abgeben.
Sie müssen für den Arbeitnehmer den Zeitraum der laufenden Beschäftigung bis zum 31.12. des Vorjahres sowie die zugehörigen, zur Rentenversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte melden. Haben Sie bereits vorher Zeiten und Entgelte gemeldet (z. B. wegen Unterbrechung oder Beitragsgruppenwechsel), dürfen diese nicht noch einmal bescheinigt werden.
Die Jahresmeldung entfällt, wenn
der Arbeitnehmer ein kurzfristiger Minijobber ist,
das Beschäftigungsverhältnis am 31.12. endet (stattdessen wird eine Abmeldung erstellt, die das entsprechende Arbeitsentgelt ausweist),
zum 31.12. die Beitragsgruppe oder die zuständige Krankenkasse wechselt und dies mit einem anderen Meldegrund zu melden ist,
bereits zuvor eine Unterbrechungsmeldung erfolgt ist und die Unterbrechung über den 31.12. hinaus andauert.
UV-Jahresmeldung bis 16.02. eines Jahres
Sie müssen bis zum 16.02. eine Meldung mit Meldegrund 92 (UV-Jahresmeldung) für das Vorjahr für jeden Arbeitnehmer, der im Laufe des Vorjahres in der gesetzlichen Unfallversicherung versicherungspflichtig beschäftigt war, erstellen. Unabhängig von der tatsächlichen Beschäftigungszeit ist die UV-Jahresmeldung immer für die Zeit vom 01.01. bis 31.12. des Vorjahres zu erstellen.
Darin wird das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt sowie seine Zuordnung zur jeweilig anzuwendenden Gefahrtarifstelle übermittelt. Arbeitsstunden müssen - anders als im Lohnnachweis - nicht angegeben werden.
Die UV-Jahresmeldung ist an die Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale als die Einzugsstelle zu melden, die zum Zeitpunkt der Abgabe der Meldung für den Arbeitnehmer zuständig ist. Ist keine zuständige Einzugsstelle zu ermitteln, ist diese an die zuletzt bekannte Einzugsstelle zu übermitteln. Die Einzugsstelle leitet die UV-Jahresmeldung direkt an die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung weiter.
Was ist später wichtig?
Sofern Einmalzahlungen im ersten Quartal eines Jahres geleistet werden, gilt eine Sonderregelung für die Jahresmeldung. Ggf. müssen Sie für diese Einmalzahlung eine zusätzliche Meldung mit Meldegrund 54 (Meldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt) abgeben. Entscheidungsgrundlage hierfür ist die Märzklausel gemäß § 23a Abs. 4 SGB IV. Auf keinen Fall dürfen Sie diese Einmalzahlung in der Jahresmeldung für das Vorjahr oder in einer Korrektur für das Vorjahr berücksichtigen.
Wenn die UV-Jahresmeldung korrigiert werden muss, müssen Sie die ursprüngliche Meldung stornieren und anschließend die korrigierte Meldung übermitteln. Dies gilt aber nur für Jahre, die der Prüfdienst der Rentenversicherung noch nicht geprüft hat. Korrekturen von UV-Jahresmeldungen für bereits durch die Rentenversicherung geprüfte Zeiträume entfallen.
