Als Arbeitgeber müssen Sie u. a. den Krankenkassen und der Minijob-Zentrale als Einzugsstellen monatlich die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge mitteilen, die Sie für Ihre Arbeitnehmer abführen müssen. Dieser maschinelle Beitragsnachweis muss spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages des Monats bei der Einzugsstelle vorliegen. Die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig.
Worum handelt es sich?
Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, aus den monatlichen Arbeitsentgelten die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zu allen Zweigen der Sozialversicherung zu berechnen. Diese Werte müssen Sie den Einzugsstellen maschinell in einem Beitragsnachweis-Datensatz für den aktuellen Monat übermitteln. Dies kann auch durch beauftragte Dienstleister (z. B. Steuerberater, Rechenzentrum, Lohnbuchhaltungsbüro) erfolgen.Der Beitragsnachweis-Datensatz enthält auch die vom Arbeitgeber abzuführenden Beiträge zu den zu zahlenden Umlagen (siehe auch den Steckbrief Umlagen). Sofern Sie für Ihre krankenversicherungsfreien Arbeitnehmer auch die freiwilligen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung abführen, werden diese Beiträge gesondert aufgeführt. Im Beitragsnachweis-Datensatz für die Minijob-Zentrale können noch Beträge zur einheitlichen Pauschsteuer enthalten sein.
Welcher Zweck wird erfüllt?
Damit Ihnen die Beitragsnachweis-Datensätze richtig zugeordnet werden können, enthalten die Datensätze eindeutige Merkmale des Arbeitgebers:
Name
Anschrift
Betriebsnummer der Betriebsstätte
Rechtskreis (West = alte Bundesländer einschließlich West-Berlin, Ost = neue Bundesländer einschließlich Ost-Berlin)
Abrechnungszeitraum (Monat und Jahr).
Wenn Arbeitnehmer monatlich immer das gleiche Entgelt erhalten, ist es sinnvoll, den Beitragsnachweis-Datensatz mit dem Kennzeichen Dauerbeitragsnachweis zu versehen. In diesem Fall muss nur dann ein neuer Beitragsnachweis-Datensatz übermittelt werden, wenn sich bei den übermittelten Daten etwas ändert.
Der Datensatz enthält die abzuführenden Beiträge für jeden Versicherungszweig. Er ermöglicht der Einzugsstelle nach Zahlungseingang die Beiträge weiterzuleiten, die nicht für sie bestimmt sind (z. B. an Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung, Umlagekassen oder die Finanzbehörde). Der maschinelle Beitragsnachweis ist somit auch Beleg für die Buchhaltung der Einzugsstelle.
Maschinelle Beitragsnachweise müssen für jede Einzugsstelle erzeugt werden, für die Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Eine Ausnahme sind geringfügig entlohnte Minijobber und kurzfristige Minijobber: Bei ihnen erhält immer die Minijob-Zentrale einen gesonderten maschinellen Beitragsnachweis.
Auch wenn für Einzugsstellen in einem Monat keine Beiträge abzuführen sind, muss ein maschineller Beitragsnachweis mit Null-Beiträgen abgegeben werden. Ein möglicher Grund hierfür z. B. dass wegen Kranken- oder Mutterschaftsgeldbezug kein beitragspflichtiges Entgelt vorhanden ist und demnach keine Sozialversicherungsbeiträge ermittelt und abgeführt werden.
Welche Norm ist die Grundlage?
§ 28f Abs. 3 SGB IV
Die darauf aufbauenden und ergänzenden Dokumente der Sozialversicherung zur Zahlung von Beiträgen (Beitragsrecht) und Beitragsnachweisen (Übermittlungsverfahren) finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals.
Wo kann ich mich informieren?
Auskünfte zum maschinellen Beitragsnachweis erteilen alle gesetzlichen Krankenkassen und die Minijob-Zentrale als Einzugsstellen.
Was muss ich tun?
Als Arbeitgeber müssen Sie sicherstellen, dass der maschinelle Beitragsnachweis bei der Einzugsstelle spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages des Monats vorliegt. Die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig.
Für die maschinelle Übermittlung des Beitragsnachweises können Sie eine zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware oder eine zertifizierte Ausfüllhilfe nutzen. Diese Programme bieten Ihnen auch die Möglichkeit, die übermittelten Daten zu Dokumentationszwecken auszudrucken.
Was ist später wichtig?
Wenn Sie beim Versand des Beitragsnachweises falsche Daten übermittelt haben, können Sie den Beitragsnachweis komplett stornieren und neu übermitteln.
