Als Arbeitgeber müssen Sie Meldungen an die Sozialversicherung bis auf wenige Ausnahmen elektronisch übermitteln. Dazu müssen Sie systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme (Lohnprogramme) oder systemuntersuchte Ausfüllhilfen verwenden.
Worum handelt es sich?
Jede Meldung und jeder Beitragsnachweis des Arbeitgebers an die Sozialversicherung muss elektronisch übermittelt werden. Ausnahmen gelten nur für private Haushalte und gemeinnützige Organisationen, die ausschließlich Minijobber beschäftigen.
Sie als Arbeitgeber dürfen dabei nur systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder systemuntersuchte Ausfüllhilfen verwenden. Im Verfahren zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sind auch systemgeprüfte Zeiterfassungssysteme zulässig. Diese Programme unterliegen ständigen Kontrollen um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Der Versand findet nach der Erfassung der Angaben ausschließlich über eine gesicherte Verbindung an die Datenannahmestellen statt.
Eine systemuntersuchte Ausfüllhilfe dient ausschließlich der Erfassung der benötigten Informationen und der anschließenden Übermittlung der Daten an die Sozialversicherung.
Systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme haben viele weitere Funktionen. Mit ihnen werden die Entgelte für die Arbeitnehmer abgerechnet und sämtliche Sozialversicherungsbeiträge und Steuern berechnet. Zur Veranschaulichung lassen sich verschiedene Formulare und Statistiken drucken.
Welcher Zweck wird erfüllt?
Alle beteiligten Arbeitgeber und Arbeitnehmer bilden mit der Sozialversicherung die Grundlage der Finanzierung und Leistungsgewährung. Die Korrektheit der Sozialversicherungsdaten ist daher von großer Bedeutung.
Mit Hilfe der eingesetzten Software wird nicht nur gewährleistet, dass die Übermittlung der erforderlichen Angaben nach den gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Der Arbeitgeber erhält auch auf direktem Weg elektronische Rückmeldungen der Sozialversicherung. Die Rückmeldungen können Verarbeitungsbestätigungen, Hinweise oder auch Berechnungsgrundlage für Sozialversicherungsbeiträge sein. Beispielsweise werden fehlerhafte Meldungen oder Beitragsnachweise zurückgemeldet.
Fehlerhafte Meldungen müssen in korrekter Form erneut versendet werden. Dadurch wird gesichert, dass der Arbeitgeber alle benötigten Entgeltunterlagen bereithalten kann, was z. B. bei einer Betriebsprüfung erforderlich ist.
Welche Norm ist die Grundlage?
§ 28 a SGB IV und § 22 DEÜV
Die zum Thema gehörenden Dokumente der Sozialversicherung zur Systemuntersuchung finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals unter dem angegebenen Link.
Wo kann ich mich informieren?
Weiterführende Informationen zum Arbeitgeberverfahren mit der Sozialversicherung im Allgemeinen finden Sie unter dem angegebenen Link. Die Spitzenverbände haben zudem Gemeinsame Grundsätze - Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen erstellt.
Was muss ich tun?
Wenn Sie als Arbeitgeber die Daten an die Sozialversicherung selbst elektronisch übermitteln wollen, müssen Sie ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden. Auf der Webseite der Systemuntersuchung wird die verfügbare Software aufgeführt. Dort finden Sie über spezielle Suchfilter die geeignete Software.
Sie können die Aufgabe der Entgeltabrechnung auch an einen externen Dienstleister übertragen. Die elektronische Übermittlung der Meldungen wird dann von diesem Dienstleister übernommen. Mehr dazu ist im Steckbrief Dienstleister in der Entgeltabrechnung zu erfahren.
Alternativ können Sie das SV-Meldeportal nutzen.
Was ist später wichtig?
Wenn das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe gewechselt werden sollen oder ein Wechsel zwischen Software und Dienstleister geplant ist, sollten Sie spezielle Erfordernisse beachten.
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