Es wird wärmer, Cafés, Eisdielen und Restaurants öffnen ihre Terrassen und Biergärten. Dafür wird Personal benötigt. Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters gibt es vieles zu berücksichtigen. Vor allem bei der Sozialversicherung dulden einige Aktivitäten keinen Aufschub. Ganz besonders zu beachten ist die Sofortmeldung, die noch vor Aufnahme der Beschäftigung abgegeben werden muss. Allerdings gilt das nur für bestimmte Branchen, beispielsweise für das Hotel- und Gaststättengewerbe.
Die Sofortmeldung
Die Sofortmeldung muss vor Aufnahme der Beschäftigung abgegeben werden. Wie die anderen Meldungen auch auf elektronischem Weg, also entweder aus einem dafür zertifizierten Entgeltprogramm oder über das SV-Meldeportal.
Mit der Einführung der Sofortmeldung sollte die illegale Beschäftigung und die Schwarzarbeit bekämpft werden. Deshalb ist sie auch nur für einige Branchen vorgesehen. Dazu gehören neben dem Gaststättengewerbe beispielsweise auch das Baugewerbe, Unternehmen der Personenbeförderung, des Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe. Auch für Schausteller und Gebäudereiniger besteht die Verpflichtung.
Wichtig! Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Anmeldung – die ist auch in diesen Betrieben ganz normal mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen an die Einzugsstelle zu übermitteln. Die Sofortmeldung geht übrigens nicht an die Krankenkasse, sondern direkt an die Rentenversicherung. So sollen die Daten bei einer möglichen Überprüfung zeitnah für die Prüfer verfügbar sein.
Die Sofortmeldung müssen Sie für alle Mitarbeiter abgeben, also auch für Aushilfen, Minijobber, Studenten usw.
Die „normale“ Anmeldung
Für die ganz normale Anmeldung, die von allen Unternehmen für ihre Mitarbeiter vorgenommen werden muss, benötigen Sie die Versicherungsnummer des neuen Mitarbeiters und für Ihr Unternehmen die Unternehmensnummer der Unfallversicherung und die Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit. Die Betriebsnummer ist der Ordnungsbegriff für das Unternehmen, die Versicherungsnummer für den Beschäftigten.
Die Anmeldung nehmen Sie ebenfalls aus einem Entgeltabrechnungsprogramm heraus vor, oder Sie nutzen dafür das SV-Meldeportal.
Empfänger der Anmeldung ist die Krankenkasse des Beschäftigten, die dann auch als Einzugsstelle fungiert und von Ihnen die Beitragsnachweise und die Zahlungen erhält. Bei Minijobbern allerdings ist die Minijob-Zentrale zuständig und fungiert als Einzugsstelle. Nur die Unfallversicherungsbeiträge müssen Sie direkt an die zuständige Berufsgenossenschaft abführen.
Das Finanzamt nicht vergessen
Als Arbeitgeber müssen Sie auch die Lohnsteuer vom Gehalt einbehalten und an das Finanzamt abführen. Dafür benötigen Sie die Steuer-Identifikationsnummer Ihres Beschäftigten. Damit können Sie dann die so genannten ELStAM-Daten, also die für den Abzug nötigen Informationen (Steuerklasse, Kinderzahlt usw.) abrufen.
Sonst noch was?
Wenn es in der Saison viel zu tun gibt, können einzelne Regelungen schon mal aus dem Blick geraten. Sie sollten aber darauf achten, dass die allgemeinen Arbeitsschutzbestimmungen auf jeden Fall eingehalten werden, also beispielsweise die maximal zulässigen Arbeitszeiten, Pausenregelungen und besondere Bestimmungen für die Jugendarbeitsschutz (wenn Ihre Mitarbeiter das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben).
Achten Sie besonders auf die Dokumentation der Arbeitszeiten. Nicht nur wegen des Arbeitsschutzes, sondern auch, damit Sie nachweisen können, dass Sie die Vorschriften nach dem Mindestlohngesetz eingehalten haben.
Unser Service für Sie im Informationsportal
Wenn Sie mehr Informationen über die Meldungen haben möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Frage-Antwort-Katalog Neuer Arbeitgeber oder den gleichnamigen Direkteinstieg. Für das Thema Sofortmeldung haben wir einen Steckbrief erstellt.