Dass Löhne und Gehälter nachträglich korrigiert werden müssen, passiert immer wieder. Nicht immer wurde etwas falsch gemacht. So können beispielsweise auch bereits ausgezahlte Tantiemen oder andere Beträge zurückgefordert werden. Geht es dabei um höhere Beträge, kann es in einem Monat sogar zu einem negativen Lohn führen.
Oder Sie stellen fest, dass gar keine Versicherungspflicht bestanden hat und die Beiträge deshalb zu Unrecht abgeführt wurden.
Wenn Sie zu viel Beiträge gezahlt haben
Üblicherweise berechnen Sie die Beiträge aus dem Entgelt und führen diese zum Fälligkeitstermin an die Krankenkasse als Einzugsstelle ab. Wenn Sie später feststellen, dass Sie zu viel Beiträge abgerechnet und abgeführt haben, können Sie – und Ihr Arbeitnehmer – diese natürlich grundsätzlich zurückerhalten.
Sie können zu viel gezahlte Beiträge für die letzten sechs Monate im Wege der Aufrechnung selbst korrigieren. Dazu müssen Sie die Entgeltabrechnung für diese Monate berichtigen. Dadurch verringert sich die im aktuellen Monat bestehende Beitragsverpflichtung. Das geht aber nicht mehr, wenn zwischenzeitlich eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung stattgefunden hat.
Den Arbeitnehmer nicht vergessen!
Ganz wichtig: Die Erstattung der Beiträge steht immer demjenigen zu, der sie getragen hat. Also haben Sie Anspruch auf den Arbeitgeberbeitragsanteil, Ihr Beschäftigter auf seinen Beitragsteil. Wenn Sie die Beiträge verrechnen, müssen Sie ihm seinen Teil ausbezahlen.
Antrag geht immer
Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie die Möglichkeit nutzen, die Beitragserstattung über einen Erstattungsantrag bei der Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijobzentrale) zu beantragen. Dann prüft diese die Voraussetzungen und nimmt die Beitragserstattung vor. Sie können dann entscheiden, ob der Betrag an Sie überweisen werden soll oder als Gutschrift auf Ihrem Beitragskonto landet.
Beantragen können sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer die Beitragserstattung.
Ein Antrag ist immer notwendig, wenn der Zeitraum, der korrigiert werden soll, länger als sechs Monate zurückliegt. In einigen Fällen wird der Antrag dann sogar von der Einzugsstelle an den Rentenversicherungsträger weitergeleitet.
Wann gibt es keine Beitragserstattung?
Eine Erstattung gibt es nicht, wenn aufgrund der Beiträge bereits Leistungen gewährt wurden. Das betrifft in erster Linie die Fälle, in denen Sie nachträglich feststellen, dass gar keine Versicherungspflicht bestanden hat. Wurden aufgrund dessen aber beispielsweise bereits Leistungen der Krankenkasse gewährt, können die Krankenversicherungsbeiträge nicht erstattet werden. Bei einer Verrechnung müssen Sie sich deshalb eine entsprechende Erklärung Ihres Mitarbeiters einholen, dass er keine Leistungen erhalten hat.
Wo können Sie mehr erfahren?
Bei Fragen steht Ihnen immer die Einzugsstelle zur Seite, an die Sie die Beiträge abgeführt haben. Grundlage für die Erstattung und Verrechnung von Beiträgen sind die Gemeinsamen Grundsätze für die Auf- bzw. Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung.
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