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Entgeltunterlagen: Die Unterschrift zählt

Kein Zweifel, die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet voran. Vielerorts hat sie bedingt durch Corona einen regelrechten Schub erhalten. Viele Arbeitgeber verschicken ihre Rechnungen per E-Mail und erledigen ihre Buchungen online. Die Umsatzsteuervoranmeldung geht per Elster ans Finanzamt und selbstverständlich geben sie auch ihre Meldungen an die Sozialversicherung elektronisch ab. Viele Arbeitnehmer können ihre monatliche Entgeltabrechnung digital abrufen.

Was liegt da näher, als auch die Entgeltunterlagen komplett digital zu verwalten? Das wird vom Gesetzgeber zukünftig sogar gefordert: Mit dem 7. SGB-IV Änderungsgesetz sind ab dem 1. Januar 2022 alle Arbeitgeber verpflichtet, die Entgeltunterlagen für ihre Arbeitnehmer elektronisch zu speichern. Jetzt kommt das große Aber:

Die Unterschrift muss trotz Digitalisierung vorliegen

Der Möglichkeiten und die zukünftige Verpflichtung zur elektronischen Verwaltung entbindet Sie als Arbeitgeber nicht davon, bei bestimmten Unterlagen eine Unterschrift des Arbeitnehmers zu verlangen und entsprechend der Aufbewahrungspflicht bei einer Betriebsprüfung vorzuweisen. Andernfalls gelten manche Unterlagen oder Anträge als unvollständig oder nicht gestellt – nachträgliche Forderungen und Säumniszuschläge können auf Sie zukommen.

Beispiel: Wenn Ihr 450-Euro-Minijobber sich von seiner Rentenversicherungspflicht befreien lassen möchte, muss der entsprechende Antrag seine Unterschrift tragen. Sonst gilt der Antrag als nicht gestellt und Sie schulden der Deutschen Rentenversicherung nachträglich die nicht gezahlten Beiträge zur Rentenversicherung Ihres Minijobbers.

Was gehört generell in die Entgeltunterlagen?

Zunächst einmal bewahren Sie hier alle persönlichen Angaben zu Ihrem Arbeitnehmer auf und das, was das Beschäftigungsverhältnis definiert – in den meisten Fällen also den Arbeitsvertrag. Hinzu kommen Angaben, die Sie benötigen, um Ihren Arbeitnehmer korrekt bei den Sozialversicherungsträgern anzumelden. Beispiel ist die Versichertennummer Ihres Arbeitnehmers hilfreich sein. Außerdem je nach Beschäftigung: Zeugnisse, Zertifikate, Rentenbescheide etc. Ihr Arbeitnehmer ist übrigens verpflichtet, Ihnen hierzu alle nötigen Angaben und Informationen zu übermitteln. Hilfreich kann ein Personalfragebogen sein, den der Arbeitnehmer ausfüllt. So hat die Minijob-Zentrale eine Checkliste für geringfügig Beschäftigte (Minijobber).

Und welche Entgeltunterlagen brauchen eine Unterschrift?

Erklärungen zur eigenen Person sowie Anträge brauchen immer eine Unterschrift. Oder anders: Alles bedarf der Unterschrift des Arbeitnehmers, was

  • in Ihre Entgeltunterlagen gehört,
  • wozu Sie keinen offiziellen Nachweis erhalten können und
  • Sie sich auf die Aussage des Arbeitnehmers verlassen müssen.

Denken Sie insbesondere auch an die Stundenaufzeichnungen für Minijobber, die seit Einführung des Mindestlohns Pflicht sind und von Ihrem Arbeitnehmer unterschrieben werden müssen.

Gut zu wissen: Kopie oder eingescanntes Dokument reicht auch

Es reicht durchaus, wenn Ihr Arbeitnehmer eine Erklärung oder einen Antrag zu Hause unterschreibt und Ihnen ein PDF davon schickt. Oder wenn Sie das Original einscannen. Entscheidend ist, dass Sie das elektronische Dokument mit Unterschrift in Ihren elektronischen Unterlagen aufbewahren.

Wenn Sie diese Hinweise beachten, können Sie der nächsten Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung gelassen entgegensehen.

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