Die Abkürzung BA-BEA setzt sich zusammen aus BA für Bundesagentur für Arbeit und BEA für Bescheinigungen elektronisch annehmen. Dahinter verbirgt sich die elektronische Datenübermittlung von Arbeitgebern an die Bundesagentur für Arbeit für bestimmte vom Arbeitgeber abzugebende Informationen.

Worum handelt es sich?

Als Arbeitgeber müssen Sie eine Reihe von Informationen über Ihre (ehemaligen) Beschäftigten an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln, damit diese das Arbeitslosengeld berechnen kann. Diese Angaben müssen Sie mittels BA-BEA auf elektronischem Weg an die Bundesagentur für Arbeit versenden.

Dabei geht es um folgende Bescheinigungen:

• Arbeitsbescheinigungen
• EU-Arbeitsbescheinigungen (Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts)
• Nebeneinkommensbescheinigungen

Sie können diese Daten entweder direkt aus einem dafür zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm heraus oder mittels der systemgeprüften Ausfüllhilfe SV-Meldeportal tätigen.

Welcher Zweck wird erfüllt?

Durch die elektronische Übermittlung der Daten wird das Verfahren und damit die Leistungsgewährung für Arbeitslose beschleunigt. Aber auch Sie als Arbeitgeber profitieren von dem bereits 2014 etablierten elektronischen Verfahren, da Ihre gemachten Angaben bereits vor dem Übermitteln an die Bundesagentur für Arbeit geprüft und so häufige Fehler vermieden werden. Dadurch reduziert sich die Anzahl an Nachfragen von der Bundesagentur für Arbeit an Sie. Die Bundesagentur für Arbeit schickt Ihrem ehemaligen Beschäftigten einen Ausdruck der von Ihnen übermittelten Angaben zu. Sie erhalten übrigens von der Bundesagentur für Arbeit eine automatische Bestätigung über die übermittelten Daten.

Welche Norm ist die Grundlage?

Das Übermittlungsverfahren ist im § 313a SGB III geregelt. Seit dem 1. Januar 2023 ist die Teilnahme am elektronischen Verfahren für Arbeitgeber verpflichtend. Ausgenommen sind lediglich Bescheinigungen zu Versicherungsverhältnissen oder Nebenerwerbstätigkeiten, die vor dem 1. Januar 2023 geendet haben. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie auch Ihre Beschäftigten nicht mehr wie bislang über die elektronische Übermittlung informieren und diese können der Übermittlung auch nicht mehr widersprechen, da es sich um eine gesetzliche Pflicht handelt.

Die grundsätzlichen Regelungen über die elektronische Übermittlung von Anträgen und sonstigen Bescheinigungen an die Sozialversicherungsträger finden Sie im Vierten Buch Sozialgesetzbuch.

Wo kann ich mich informieren?

Alle Fragen rund um das BA-BEA-Verfahren beantwortet Ihnen die Agentur für Arbeit auf der Seite Bescheinigungen online übermitteln mit BEA. Für konkrete Fragen, wie ein Feld zu befüllen ist, wenden Sie sich bei Nutzung Ihres Entgeltabrechnungsprogramms an Ihren Softwareanbieter. Bei Nutzung des SV-Meldeportals wenden Sie sich an den Support der ITSG. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich an die BEA-Hotline der Bundesagentur für Arbeit. Sie erreichen die Hotline gebührenfrei unter 0800 4 555527.

Was muss ich tun?

Prüfen Sie, ob Ihr Entgeltabrechnungsprogramm das Verfahren BA-BEA bereits integriert hat. Das ist der einfachste Weg. Falls nicht, gehen Sie auf Ihren Softwareanbieter zu, da BA-BEA gegebenenfalls als Zusatzmodul angeboten werden kann. Andernfalls nutzen Sie die Möglichkeit der Datenübermittlung mittels dem SV-Meldeportal.