An- und Abmeldungen, Unterbrechungen oder Jahresmeldungen, all das läuft im Alltag fast automatisch über die DEÜV. Die zuständigen Stellen? Meist die Krankenkassen, bei Minijobs die Minijob-Zentrale. Doch darüber hinaus stellt sich eine wichtige Frage: Welche Daten müssen eigentlich an die Bundesagentur für Arbeit (BA) gemeldet werden?

Bei der Gehaltsabrechnung. Einzugsstelle BA? Ein Irrtum, denn…

Die Beiträge der Sozialversicherung, also (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) werden nicht direkt an die jeweiligen Stellen (Träger) abgeführt, sondern gehen gebündelt als gesamten Sozialversicherungsbeitrag an die jeweiligen Einzugsstellen, also die Krankenkassen der Arbeitnehmer. Darunter auch der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung. Er wird nicht direkt an die Bundesagentur für Arbeit abgeführt. Die Krankenkasse leitet den Anteil an sie weiter. Ebenso wie der Beitrag zur Rentenversicherung. Eine Ausnahme ist hier die Minijob-Zentrale. Sie ist in der in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei. Zwar gibt es den Beitrag zur Abgabe an die Rentenversicherung, von dieser kann der Arbeitnehmer sich auf Wunsch befreien lassen.

Bei Gründung einer jeden Firma

Die Betriebsnummer wird vom Betriebsnummern-Service der BA vergeben und sollte bei jeder Gründung zeitnahe beantragt werden, um am Meldeverfahren teilnehmen zu können. Seit dem 01.01.24 benötigen Sie auch eine Unternehmensnummer für die UV-Träger. Diese wird von der DGUV vergeben.

Bei Anstellung oder Suche

Sie möchten eine Stelle über die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit (BA) ausschreiben oder ein Stellenangebot melden? Im Online-Portal der BA können Sie ganz einfach nach passenden Bewerbern suchen oder Ihre Vakanz veröffentlichen.
Wichtig: Es besteht keine gesetzliche Pflicht, offene Stellen der BA zu melden.

Bei Änderung der Betriebsdaten

Die Betriebsdaten und deren Änderungen werden zunächst der BA zur Verfügung gestellt, die diese dann in die entsprechende Datenbank einarbeitet und so allen SV-Trägern zur Verfügung stellt. Für die BA sind etwa die Angaben zur Tätigkeit und die Betriebsnummer wichtige Daten, um die entsprechenden Arbeitsmarktanalysen und Statistiken erstellen zu können.

Daten, die nur für die BA relevant sind

Für die Bundesagentur für Arbeit sind vor allem zwei Bescheinigungen relevant: Die Arbeitsbescheinigung und die Entgeltbescheinigung. Diese Informationen benötigt die BA, um einen möglichen Anspruch auf Arbeitslosengeld sowie dessen Höhe korrekt prüfen und berechnen zu können.

Arbeitsbescheinigung

Bei der Arbeitsbescheinigung übermittelt der Arbeitgeber Angaben zur Art der Tätigkeit, Dauer der Beschäftigung und den Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Außerdem wird die Höhe des Arbeitsentgelts als Basis für die Berechnung des Arbeitslosengeldes angegeben. Alle Daten werden elektronisch übermittelt, der Arbeitnehmer erhält von der BA einen Nachweis über die übermittelten Daten.  

Entgeltbescheinigung

Bei Arbeitslosengeldbeziehern, die nebenher arbeiten, muss der Arbeitgeber eine elektronische Entgeltbescheinigung übermitteln. Damit wird von der BA geprüft, ob und in welcher Höhe das Nebeneinkommen angerechnet und somit das Arbeitslosengeld gekürzt wird. Auch hierfür ist die elektronische Übermittlung vorgeschrieben.

Insolvenzgeldbescheinigung

Im Falle der Zahlungsunfähigkeit eines Arbeitgebers übernimmt die BA die Zahlung der Entgelte für die letzten drei Monate über das Insolvenzgeld. Zu diesem Zweck muss der Arbeitgeber bzw. der Insolvenzverwalter die nötigen Daten über die Insolvenzgeldbescheinigung an die BA übermitteln. Dazu gehören neben der Höhe des Arbeitsentgelts auch weitere Angaben wie Pfändungen, betriebliche Altersvorsorge und die gesetzlichen Abzüge vom Bruttoentgelt. Für die Insolvenzgeldbescheinigung ist die elektronische Übermittlung über das IT-Portal der BA möglich und gewünscht, aber (noch) nicht verpflichtend.

Kurzarbeit

Bei Kurzarbeit ist eine Reihe von Informationen an die BA zu übermitteln. Neben der Tatsache, dass Kurzarbeit geplant ist, müssen unter anderem der Umfang des Arbeitsausfalls, die Gründe und weitere Angaben mitgeteilt werden. Die Übermittlung ist über das so genannte KEA-Verfahren über das BA-Portal, aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal möglich.

Meldung schwerbehinderter Arbeitnehmer

Arbeitgeber mit mindestens 20 Beschäftigten müssen jährlich bis zum 31. März für das Vorjahr eine Meldung über die beschäftigten schwerbehinderten Arbeitnehmer vornehmen. Erfüllen Sie die vorgeschriebene Besetzung von Arbeitsplätzen mit schwerbehinderten Menschen nicht oder nicht in vollem Umfang, wird eine Ausgleichszahlung fällig.

Die Meldung kann ebenfalls elektronisch über eine spezielle Software (IW-Elan) abgegeben werden oder das entsprechende Formular kann bei der BA heruntergeladen und in Papierform per Post abgegeben werden.

Zu guter Letzt: Bei einem Mitarbeiteraustritt

Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb, sind einige Meldungen erforderlich unter anderem die Abmeldung bei der Krankenkasse sowie die Veränderungsmitteilung zum Arbeitslosengeld (ALG) an die Bundesagentur für Arbeit (BA).

Daten müssen immer dann an die BA übermittelt werden, wenn eine Leistung beantragt werden könnte – etwa bei Arbeitszeitreduzierung, Unterbrechung, Kurzarbeit oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Zudem werden relevante Informationen für Statistiken und Sozialversicherungsträger weitergeleitet und im Rahmen möglicher Leistungen geprüft.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Lesen Sie dazu gern unsere Steckbriefe:

• Insolvenzgeldumlage
• Kurzarbeit
• Tätigkeitsschlüssel
• Betriebsnummer
• Umzug