Sind Sie Arbeitgeber in bestimmten Branchen wie z. B. Bau-, Gaststätten- oder Logistikgewerbe, sind Sie verpflichtet, den Tag des Beginns der Beschäftigung eines Arbeitnehmers spätestens zu Beginn des gleichen Tages sofort zu melden. Diese Meldung bezeichnet der Gesetzgeber als Sofortmeldung.
Worum handelt es sich?
Seit dem 01.01.2009 besteht für die unten aufgeführten Branchen die Verpflichtung zur Abgabe einer Sofortmeldung an die Deutsche Rentenversicherung. Diese ist spätestens zum genauen Zeitpunkt der Aufnahme einer Beschäftigung zu erstatten und erfolgt unabhängig oder parallel zur Anmeldung des Beginns einer Beschäftigung bei der Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale).
Das gilt für alle Beschäftigungsverhältnisse, also beispielsweise auch für Bürokräfte der betreffenden Branche. Zudem sind alle Arbeitnehmer der Branche verpflichtet, einen Personalausweis oder ein entsprechendes Ersatzdokument mit sich zu führen und bei einer Kontrolle durch die Zollbehörde vorzulegen.
Die Pflicht zur Abgabe von Sofortmeldungen umfasst alle Arbeitgeber aus folgenden sofortmeldepflichtigen Branchen:
Baugewerbe
Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
Personenbeförderungsgewerbe
Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
Schaustellergewerbe
Unternehmen der Forstwirtschaft
Gebäudereinigungsgewerbe
Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
Fleischwirtschaft
Prostitutionsgewerbe
Wach- und Sicherheitsgewerbe
Relevant sind der Zweck des Unternehmens sowie die wirtschaftliche Tätigkeit des überwiegenden Teils der Beschäftigten. In Zweifelsfragen können die Krankenkassen oder die Minijob-Zentrale als Einzugsstellen befragt werden. Die Verschlüsselung der Branchen der Bundesagentur für Arbeit bei der Betriebsnummernvergabe spielt hierbei keine Rolle.
Zeitarbeitsunternehmen sind nicht zur Abgabe einer Sofortmeldung verpflichtet, weil sie als Arbeitgeber nicht ausschließlich in Branchen tätig sind, die von der Verpflichtung zur Abgabe einer Sofortmeldung betroffen sind.
Welcher Zweck wird erfüllt?
In den genannten Branchen besteht ein erhöhtes Risiko von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung. Durch die Pflicht zur Abgabe von Sofortmeldungen an die gesetzliche Rentenversicherung liegt den prüfenden Behörden eine Information zur Beschäftigung der Arbeitnehmer vor. Die übermittelten Daten stehen den Behörden der Zollverwaltung und den Prüfdiensten von Rentenversicherung und Unfallversicherungsträgern zur Verfügung.
Welche Norm ist die Grundlage?
§ 28 a Abs. 4 SGB IV, § 7 DEÜV sowie § 111 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 4 SGB IV
Die darauf aufbauenden und ergänzenden Dokumente der Sozialversicherung zur Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung – DEÜV finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals unter dem angegebenen Link.
Wo kann ich mich informieren?
Ausführliche Informationen zur Sofortmeldung sind unter dem angegebenen Link aufgelistet; auf der Homepage finden Sie auch Kontakt und Beratung bei der Deutschen Rentenversicherung Bund.
Was muss ich tun?
Zunächst müssen Sie feststellen, ob Sie als Arbeitgeber einer der genannten Branchen angehören.
Ist das der Fall, müssen Sie die Sofortmeldung vor oder spätestens mit Aufnahme der Beschäftigung auf elektronischem Wege direkt an die Datenannahmestelle der Deutschen Rentenversicherung senden. Betritt ein Arbeitnehmer den Betrieb zur Arbeitsaufnahme morgens um 8:05 Uhr, muss die Sofortmeldung auch spätestens um 8:05 Uhr der Deutschen Rentenversicherung vorliegen.
Ihre Sofortmeldung ist mit den folgenden Angaben zu erstellen und zu übermitteln:
Zu- und Vorname des Arbeitnehmers
Versicherungsnummer; sofern die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers zu diesem Zeitpunkt nicht vorliegt stattdessen Geburtsangaben - Datum und Ort – und Anschrift (Hinweis: Sollte eine Versicherungsnummer noch nicht vergeben worden sein, wird die Vergabe mit der Sofortmeldung ausgelöst.)
Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes
Tag der Beschäftigungsaufnahme
Sie können die Sofortmeldung mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemuntersuchten Ausfüllhilfe wie z. B. dem SV-Meldeportal tätigen.
Zudem bieten sich verschiedene Dienstleister an, die Aufgabe zu übernehmen. Sofortmeldungen können und müssen auch wieder storniert werden, sollte das Arbeitsverhältnis nicht zustande kommen.
Wenn Sie es versäumen, die Sofortmeldung rechtzeitig elektronisch zu übermitteln, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit. Es können Bußgelder bis zu 25.000 Euro erhoben werden, und zwar selbst dann, wenn Schwarzarbeit oder illegale Beschäftigung nicht nachgewiesen werden. Die Regeln sind in diesem Fall sehr streng.
Neben der Verpflichtung zur Abgabe der Sofortmeldung besteht
Was ist später wichtig?
Bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung wird auch noch nach Jahren geprüft, ob Ihre Sofortmeldungen ordnungsgemäß abgegeben wurden. Deshalb müssen Sie die entsprechenden Nachweise sorgfältig aufheben.
Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Krankenversicherung oder der Minijob-Zentrale. Die Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale werden durch die Erstellung einer Sofortmeldung auch nicht darüber informiert, dass ein neuer Arbeitnehmer eingestellt wurde. Dies ist erst mit der regulären Anmeldung des Beginns der Beschäftigung der Fall.
