Für Meldungen an die Sozialversicherungsträger kann es sehr unterschiedliche Anlässe geben - Beginn der Beschäftigung, Krankenkassenwechsel, Jahresmeldung, Meldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt als Beispiele. Einen Überblick über die häufig verwendeten Abgabegründe bietet die folgende Übersicht.

Worum handelt es sich?

Sie als Arbeitgeber müssen der Einzugsstelle Meldungen erstatten. Die Einzugsstelle ist meistens die gesetzliche Krankenkasse, für Minijobber die Minijob-Zentrale bei der Knappschaft-Bahn-See (KBS). Das gilt für jeden Arbeitnehmer, der in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung versichert ist oder der nach dem Recht der Arbeitsförderung (Arbeitslosenversicherung) kraft Gesetzes versichert ist. Sie können die Meldepflicht auch einem Dienstleister in der Entgeltabrechnung übertragen.

Mit dem Abgabegrund teilen Sie als Arbeitgeber den Sozialversicherungsträgern (SV-Trägern) mit, aus welchem Anlass die Meldung abgegeben wird. Der Abgabegrund wird häufig auch als „Meldegrund“ bezeichnet. Zu jedem Abgabegrund ist festgelegt, welche Angaben gemacht werden müssen. Die Daten werden elektronisch an die jeweilige Einzugsstelle (zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers oder die Minijob-Zentrale) übermittelt. In diesem Zusammenhang werden auch der Personengruppen-, der Beitragsgruppen- und der Tätigkeitsschlüssel und somit die Art der Beschäftigung mitgeteilt. Grundlage für diese Meldungen ist Datenerfassungs- und –übermittlungsverordnung – DEÜV, deswegen werden die Meldungen auch DEÜV-Meldungen genannt.

Anmeldung

Nimmt ein Arbeitnehmer eine Beschäftigung auf, melden Sie als Arbeitgeber ihn zur Sozialversicherung bei der zuständigen Einzugsstelle mit dem Abgabegrund 10 an. Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) melden Sie immer bei der Minijob-Zentrale an.

Eine Ausnahme ist der Fall, wenn bis zum Beschäftigungsende noch keine Anmeldung erfolgt ist. Dann können Sie alternativ eine Meldung mit dem Abgabegrund 40 als gleichzeitige An- und Abmeldung mit der nächsten folgenden Abrechnung abgeben, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Eine gesonderte Abmeldung ist dann nicht mehr erforderlich.

Abmeldung

Bei Abmeldungen wird mit dem Abgabegrund 30 wird eine Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses angezeigt. Daneben gibt es Abgabegründe (31 bis 33), die nicht das Ende des Beschäftigungsverhältnisses bedeuten, sondern andere Gründe anzeigen. So erwarten die Systeme bei anderen Gründen in der Regel eine Wiederanmeldung mit den Abgabegründen 11 bis 13.

Zum Beispiel meldet der Arbeitgeber bei einem Krankenkassenwechsel den Arbeitnehmer bei der bisherigen Krankenkasse mit dem Abgabegrund 31 ab und bei der neuen Krankenkasse mit dem Abgabegrund 11 an. In den Fällen, in denen der Arbeitnehmer Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung wird (z. B. als Rechtsanwalt) und zugleich von der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung befreit wurde, meldet der Arbeitgeber den Beschäftigten bei der Krankenkasse mit dem Abgabegrund 32 ab und mit dem Abgabegrund 12 an. Mit der Anmeldung teilt der Arbeitgeber der zuständigen Einzugsstelle die Änderung der Beitragsgruppe mit.

Im Gegensatz dazu zeigt die Abmeldung mit dem Abgabegrund 34 an, dass ein Beschäftigungsverhältnis ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt für bis zu einem Monat fiktiv fortbestanden hat. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer länger als einen Monat einen unbezahlten Urlaub in Anspruch nimmt. Wird die Beschäftigung gegen Entgelt wiederaufgenommen, so ist der Arbeitnehmer bei der Einzugsstelle mit dem Abgabegrund 13 wieder anzumelden.

Jahresmeldung

Der Arbeitgeber muss nach Ablauf eines Kalenderjahres für seine Beschäftigten den Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses im vergangenen Jahr und die Höhe des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts mit dem Abgabegrund 50 melden. Die Meldung erfolgt mit der ersten im neuen Jahr folgenden Lohnabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar. Details können Sie im Steckbrief Jahresmeldungen nachlesen.

Unterbrechungsmeldung

Wenn die versicherungspflichtige Beschäftigung mindestens einen vollen Kalendermonat ohne Zahlung von Arbeitsentgelt unterbrochen wird, muss eine Unterbrechungsmeldung abgegeben werden, sofern eine Entgeltersatzleistung (z. B. Krankengeld) bezogen, Elternzeit in Anspruch genommen oder Wehrdienst oder Zivildienst geleistet wird. Die Mitgliedschaft in Kranken- und Pflegeversicherung bleibt dabei erhalten, solange z. B. ein Anspruch auf Krankengeld besteht.

Eine Abgabe einer Unterbrechungsmeldung mit dem Abgabegrund 51 wird dann erforderlich, wenn eine Entgeltersatzleistung (z. B. Krankengeld) bezogen, Elternzeit in Anspruch genommen oder Wehrdienst oder Zivildienst geleistet wird. Daneben gibt es Unterbrechungen wegen Elternzeit (Abgabegrund 52) oder wegen gesetzlicher Dienstpflicht (Abgabegrund 53).

Entgeltmeldung bei Einmalzahlungen

Beitragspflichtige Einmalzahlungen während eines fortbestehenden Beschäftigungsverhältnisses können grundsätzlich in die nächste Entgeltmeldung einbezogen werden. Der Arbeitgeber muss die Einmalzahlung nur dann gesondert melden, wenn für das laufende Kalenderjahr keine weitere Meldung mehr zu erstellen ist. Dies gilt auch, falls die folgende Meldung innerhalb des Kalenderjahres kein laufendes beitragspflichtiges Arbeitsentgelt enthält oder zwischenzeitlich Veränderungen in den Beitragsgruppen eingetreten sind. Diese Sondermeldung hat den Abgabegrund 54. Weitere Informationen zu Einmalzahlungen finden Sie im Steckbrief Einmal- und Sonderzahlungen und im Steckbrief Märzklausel.

Gesonderte Meldung

Nach § 194 Absatz 1 SGB VI sind die Arbeitgeber verpflichtet, auf Verlangen der Rentenversicherung über das rvBEA-Verfahren eine „Gesonderte Meldung“ über die beitragspflichtigen Einnahmen mit dem Abgabegrund 57 zu erstatten. Dadurch wird die zeitnahe Feststellung der beantragten Altersrente gewährleistet.

Weitere Abgabegründe

Die Ausführungen umfassen nur einen Teil aller möglichen Abgabegründe. Insbesondere existiert in bestimmten Branchen eine Sofortmeldepflicht, die im Steckbrief Sofortmeldung erläutert wird. Eine komplette Aufstellung können Sie der Anlage 1 des gemeinsamen Rundschreibens „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“ in der jeweils gültigen Fassung entnehmen.

Welcher Zweck wird erfüllt?

Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle für jeden in der Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung kraft Gesetzes Versicherten – u. a. bei Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung – eine Meldung zu erstatten. Sie als Arbeitgeber liefern damit den SV-Trägern alle wichtigen Daten über den Versicherten.

Anhand der Abgabegründe können die SV-Träger erkennen, welche nachfolgenden Aktivitäten in ihrem Aufgabenbereich notwendig sind. Erhält z. B. eine Krankenkasse eine Meldung mit dem Abgabegrund 30, wird sie die Fortsetzung der Mitgliedschaft in der Krankenkasse prüfen.

Welche Norm ist die Grundlage?

Rechtliche Grundlage für das Meldeverfahren zwischen den Arbeitgebern und den Einzugsstellen sind § 28a SGB IV und die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV). Die darauf aufbauenden und ergänzenden Dokumente der Sozialversicherung zur Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung – DEÜV finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals unter dem angegebenen Link.

Wo kann ich mich informieren?

Zu Ihren konkreten Anliegen in Bezug auf einen Arbeitnehmer informiert Sie die für den Arbeitnehmer zuständige Krankenkasse. Für die Beschäftigung von Minijobbern können Sie Kontakt zur Minijob-Zentrale aufnehmen.

Was muss ich tun?

Die Wahl des korrekten Abgabegrunds ist essentiell für die korrekte Dokumentation des Beschäftigungsverhältnisses in der Sozialversicherung mit allen daraus folgenden Konsequenzen für Sie und den Arbeitnehmer. Daher müssen Sie den Abgabegrund immer sorgfältig auswählen. Im Zweifel lassen Sie sich durch die jeweils zuständige Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale beraten.

Die Meldungen übermitteln Sie ausschließlich über systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder systemuntersuchte Ausfüllhilfen wie das SV-Meldeportal. Mehr dazu erfahren Sie im Steckbrief Standardsoftware und Ausfüllhilfen.

Was ist später wichtig?

Haben Sie für versicherungspflichtig Arbeitnehmer Meldungen abgesetzt, bei denen sich später herausstellt, dass sich relevante Daten verändert haben, müssen Sie die ursprünglichen Meldungen stornieren und neue Meldungen abgeben.