Die Rentenversicherungsträger sind gesetzlich beauftragt, mindestens alle vier Jahre bei jedem Arbeitgeber zu prüfen, ob diese ihre Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch erfüllen. Die Prüfung wird als Betriebsprüfung (BP) bezeichnet. Im Rahmen der seit 1. Januar 2023 obligatorischen elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) stellt der Arbeitgeber vorab Unternehmensdaten elektronisch zur Verfügung.
Worum handelt es sich?
Betriebsprüfung (BP)
Betriebsprüfungen werden von den Rentenversicherungsträgern grundsätzlich bei den Arbeitgebern vor Ort durchgeführt. Dabei wird geprüft, ob Sie als Arbeitgeber Ihre sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen erfüllt haben. Sofern Sie einen Dienstleister (Steuerberater, Rechenzentrum o. a.) mit der Entgeltabrechnung bzw. Personalbuchhaltung beauftragt haben, wird die Betriebsprüfung räumlich beim Dienstleister vorgenommen.
Zu den Pflichten des Arbeitgebers gehören insbesondere
die Beurteilung der Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit aller Arbeitnehmer inklusive der Minijobber und Auftragnehmer (siehe hierzu im Informationsportal der Steckbrief Sozialversicherungspflicht),
die richtige, vollständige und fristgerechte Übermittlung von Meldungen zur Sozialversicherung (siehe hierzu im Informationsportal der Steckbrief Meldungen),
die richtige Beitragsberechnung und -abführung inklusive aller Umlagen (siehe hierzu im Informationsportal der Steckbrief Beitragsnachweis sowie der Steckbrief Umlagen),
sofern zutreffend die korrekte Abführung der Künstlersozialabgabe (siehe hierzu im Informationsportal der Steckbrief Künstlersozialabgabe) und
sofern zutreffend die Existenz und Sicherstellung eines ausreichenden Insolvenzschutzes bei bestehenden Wertguthabenvereinbarungen im Sinne des § 7b SGB IV
Die Rentenversicherungsträger überprüfen mindestens alle vier Jahre, ob ein Arbeitgeber oder dessen beauftragter Dienstleister diesen Pflichten vollständig nachgekommen ist. Zu diesem Zweck vereinbart ein Betriebsprüfer der Rentenversicherung mit dem jeweiligen Arbeitgeber in der Regel einen Termin, um die entsprechenden Unterlagen vor Ort einzusehen. Dies umfasst auch Unterlagen der Finanzbuchhaltung.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Mit der euBP hat der Gesetzgeber die Arbeitgeber verpflichtet, vor einer Betriebsprüfung dem Prüfdienst der Rentenversicherung relevante Unternehmensdaten elektronisch zur Verfügung zu stellen. Die Personal-, Abrechnungs- und Meldedaten, die für die Durchführung einer Betriebsprüfung notwendig sind, werden in genormten Datensätzen an die Rentenversicherung übermittelt und für die Betriebsprüfer aufbereitet. Die Auswertung der Daten erfolgt dann beim zuständigen Rentenversicherungsträger. Der Besuch des Prüfers beim Arbeitgeber dient nur noch der Klärung von offenen Fragen, ggf. der Einsichtnahme in Daten der Finanzbuchhaltung und der Durchführung des Abschlussgesprächs.
Die Teilnahme an der euBP ist für Arbeitgeber seit 1. Januar 2023 verpflichtend. Bei der Datenübermittlung im Rahmen des euBP-Verfahrens besteht die Verpflichtung, die Standards und Grundsätze des Verfahrens zu beachten und einzuhalten.
Sie können auch Daten aus der Finanzbuchhaltung übermitteln, wenn die Software für die Entgeltabrechnung und die Finanzbuchhaltung entweder vom gleichen Hersteller stammen oder diese jeweils eine genau definierte Schnittstelle für den Datentransfer besitzen. Der Hintergrund hierfür ist, dass Finanzbuchhaltungsprogramme keine Zertifizierung zur elektronischen Datenübermittlung im Rahmen der euBP benötigen. Für diese Daten besteht aber keine Übermittlungspflicht.
Arbeitgeber können sich auf Antrag von der Pflicht zur Teilnahme an der euBP befreien lassen. Dafür müssen aber wichtige Gründe vorliegen. Zuständig für den Antrag ist der Prüfdienst der Rentenversicherung. Die Befreiung ist längstens bis Ende 2026 wirksam.
Welcher Zweck wird erfüllt?
Betriebsprüfungen stellen sicher, dass alle Arbeitgeber ihren sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen nachkommen. Dies betrifft die Übermittlung aller notwendigen Informationen und die korrekte Zahlung aller Abgaben.
Sind zu wenig Beiträge und andere Abgaben gezahlt worden, berechnet die Sozialversicherung die nachträglich zu zahlenden Beiträge und erhebt Säumniszuschläge. Somit wird durch Betriebsprüfungen eine regelkonforme und gerechte Beitragserhebung sowie für die Arbeitnehmer die jeweils zustehende soziale Absicherung erreicht. Hierauf baut das deutsche Sozialversicherungssystem auf.
Sollten zu viele Beiträge seitens des Arbeitgebers gezahlt worden sein, leitet die Sozialversicherung als Ergebnis der Betriebsprüfung eine Beitragserstattung ein.
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ermöglicht es, Betriebsprüfungen an anderer Stelle vorzubereiten und so die Anwesenheitszeiten des Betriebsprüfers im Betrieb oder beim beauftragten Dienstleister zu minimieren.
Welche Norm ist die Grundlage?
§ 28p SGB IV und § 7 ff. BVV (Beitragsverfahrensverordnung)
Das Thema Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals.
Wo kann ich mich informieren?
Informationen zum Betriebsprüfdienst erhalten Sie unter anderem auf der Website der Deutschen Rentenversicherung Bund über den Link. Kontakt & Beratung bei der DRV finden Sie unter dem angegebenen Link. Eine persönliche Beratung suchen und buchen vor Ort können Sie auch online.
Die Rentenversicherungsträger erteilen ebenfalls Auskünfte zum euBP-Verfahren. Hilfreiche Informationen hierzu sind auch in der Mitteilung enthalten, die eine Betriebsprüfung ankündigt. Diese wird den jeweiligen Arbeitgebern in jedem Fall auch immer schriftlich übermittelt.
Was muss ich tun?
Sie erhalten von dem für Sie zuständigen Rentenversicherungsträger eine Information, dass eine Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen geplant ist. Im weiteren Verlauf wird der Prüftermin angekündigt und die Übermittlung der zu prüfenden Unterlagen angefordert. Sie oder Ihr beauftragter Dienstleister müssen sicherstellen, dass die angeforderten Daten maschinell an die Rentenversicherung zu übermittelnden Daten vollständig und rechtzeitig versendet werden. Diese werden dann von den Betriebsprüfern vorab ausgewertet und nur offene Fragen in einem Gespräch vor Ort geklärt.
Bei den Betriebsprüfungen müssen Sie in weitreichendem Umfang mitwirken und die Prüfer der Rentenversicherung unterstützen. Die Mitwirkungspflicht ergibt sich insbesondere aus § 10 BVV.
Was ist später wichtig?
Alle Arbeitgeber erhalten eine Prüfmitteilung als Ergebnis der durchgeführten Betriebsprüfung. Die Prüfmitteilung wird zusätzlich elektronisch der Stelle bereitgestellt, die die euBP-Daten ursprünglich übermittelt hat, also ggf. auch an den beauftragten Dienstleister.
Wichtig ist, das Ergebnis der Betriebsprüfung zu beachten und die abgeleiteten notwendigen Tätigkeiten fristgerecht vorzunehmen. Dies betrifft insbesondere die nachträgliche Erstellung von SV-Meldungen sowie den Ausgleich von Zahlungsverpflichtungen aus nachberechneten Sozialversicherungsbeiträgen und Säumniszuschlägen.
