Arbeitgeber müssen bestimmte Informationen zu Arbeitsentgelten, Arbeitsstunden und zur Zahl der Arbeitnehmer an den für sie zuständigen Träger der Unfallversicherung (UV) melden. Diese Angaben werden als Summenmeldung für alle Arbeitnehmer zusammen gemeldet, nicht für einzelne Arbeitnehmer. Die Berufsgenossenschaft oder die Unfallkasse berechnet auf dieser Basis die vom Arbeitgeber zu zahlenden UV-Beiträge.

Worum handelt es sich?

Sie als Arbeitgeber müssen dem für Sie zuständigen Träger der gesetzlichen Unfallversicherung (UV-Träger) einmal jährlich zu Beginn eines Jahres bestimmte Informationen für das abgelaufene Jahr übermitteln. Die Informationen beziehen sich auf alle Arbeitnehmer insgesamt und nicht auf einen einzelnen Arbeitnehmer. Sie umfassen für das Vorjahr die Höhe der gezahlten Arbeitsentgelte, die geleisteten Arbeitsstunden und die Zahl der Arbeitnehmer.

Voraussetzung für die Abgabe der Meldung ist, dass Ihre Stammdaten zur Unfallversicherung (UV-Stammdaten) aktuell sind. Daher ist es vorab erforderlich, dass diese Daten aktualisiert werden. Hierfür hat die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) einen sogenannten „Stammdatendienst“ bereitgestellt, den Sie nutzen müssen. Der Stammdatendienst versorgt Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre Ausfüllhilfe mit den für die Meldung aktuell gültigen Daten wie Unternehmensnummer und Gefahrtarifstellen.

Bitte beachten Sie: Der Lohnnachweis ist nicht zu verwechseln mit der UV-Jahresmeldung, die für jeden einzelnen Arbeitnehmer an die Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale gemeldet werden muss. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Steckbrief Jahresmeldungen.

Welcher Zweck wird erfüllt?

Wenn Sie Arbeitnehmer beschäftigen, entrichten Sie für Ihr Unternehmen auch Beiträge an eine Berufsgenossenschaft oder eine Unfallkasse als UV-Träger. Dafür erhalten Ihre Arbeitnehmer den Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung im Falle von Arbeits- und Wegeunfällen sowie bei anerkannten Berufskrankheiten.

Zur Berechnung der Beiträge werden die Daten aller Mitgliedsunternehmen verwendet. Die Beitragshöhe des einzelnen Unternehmens richtet sich dann unter anderem nach der Größe und der wirtschaftlichen Leistungskraft Ihres Unternehmens. Dafür legt der UV-Träger die von Ihnen gemeldeten Daten zu Grunde.

Welche Norm ist die Grundlage?

§ 165 SGB VII und § 99 SGB IV

Die darauf aufbauenden und ergänzenden Dokumente der Sozialversicherung zum Meldeverfahren in der gesetzlichen Unfallversicherung finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals.

Wo kann ich mich informieren?

Für alle Fragen zum Lohnnachweis können Sie die für Sie zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse ansprechen. Die Ansprechpartner zum digitalen Lohnnachweis finden Sie unter dem Link. Allgemeine Informationen zum UV-Meldeverfahren stellt die DGUV unter dem Link auf der Homepage bereit. Sie können auch direkt Kontakt zur DGUV aufnehmen, die sie auch zum Stammdatendienst berät.

Was muss ich tun?

Wenn Sie Meldungen selbst abgeben, müssen Sie auch den digitalen Lohnnachweis selbst elektronisch übermitteln. Dazu müssen Sie die jeweils aktuelle Version eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe verwenden.

Bevor Sie den digitalen Lohnnachweis abgeben, müssen Sie als erstes den Abgleich Ihrer UV-Stammdaten mit dem Stammdatendienst der DGUV durchführen. Nach der Stammdatenanfrage kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die validierten Daten Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm für die Meldung zur Verfügung stehen.

Danach müssen Sie den digitalen Lohnnachweis für das Vorjahr bis zum 16.02. eines Jahres übermitteln. Der Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

• Betriebsnummer Ihres UV-Trägers

• Ihre Unternehmensnummer

• Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt

• Geleistete Arbeitsstunden

• Anzahl der Arbeitnehmer

Wenn Sie den Lohnnachweis nicht selbst abgeben, sondern einen Dienstleister beauftragt haben, müssen Sie dem Dienstleister die Zugangsdaten zum Stammdatendienst der DGUV (Betriebsnummer Ihres UV-Trägers, Ihre Unternehmensnummer und die PIN) zur Verfügung stellen. Bitte beachten Sie, dass hierfür eine Unternehmensnummer vorausgesetzt wird, die Sie bei Eröffnung bzw. bei Gründung Ihres Unternehmens beim zuständigen Unfallträger bzw. Berufsgenossenschaft beantragt werden muss. Eine Unternehmensnummer muss nicht von privaten Haushalten beantragt werden. In diesem Fall ist der Arbeitnehmer über die Minijob-Zentrale unfallversichert.

Was ist später wichtig?

Sie können fehlerhafte Meldungen jederzeit über den elektronischen Weg korrigieren. Vor der Abgabe eines korrigierten digitalen Lohnnachweises müssen Sie zwingend die ursprüngliche Meldung stornieren.

Waren in einem Jahr einmal keine Arbeitnehmer (auch keine geringfügig entlohnten oder kurzfristigen Minijobber) für Sie tätig, entfällt die Meldung vollständig. In diesem Fall dürfen Sie auch keinen Stammdatenabruf durchführen. Ansonsten erwartet Ihr UV-Träger auch eine Meldung zum Lohnnachweis. Ist der Stammdatenabruf dennoch bereits erfolgt, müssen Sie diesen unbedingt stornieren.