Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt (oft auch Einmalzahlung, Sonderzahlung oder Sonderzuwendung genannt) erhält ein Arbeitnehmer häufig zusätzlich zu seinem laufenden Arbeitsentgelt. Soweit diese Zahlung steuerpflichtig ist, fallen in der Regel auch Beiträge zur Sozialversicherung an.
Worum handelt es sich?
Bei Einmalzahlungen handelt es sich um Zuwendungen, die nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum (Kalendermonat) gezahlt werden. Typische Einmalzahlungen sind z. B.:
Weihnachtsgeld
Urlaubsgeld
Urlaubsabgeltung
Gewinnbeteiligung
In der Regel wird die Einmalzahlung dem Abrechnungszeitraum der Auszahlung zugeordnet. Wenn die Einmalzahlung ausbezahlt wird, werden grundsätzlich Sozialversicherungsbeiträge dafür fällig. Diese Beiträge werden zusammen mit denen für das monatliche laufende Arbeitsentgelt an die Einzugsstelle abgeführt.
Welcher Zweck wird erfüllt?
Für die Beitragspflicht spielt es in der Sozialversicherung grundsätzlich keine Rolle, ob es sich um laufendes Arbeitsentgelt oder um Einmalzahlungen handelt. Ausschlaggebend ist immer das beitragspflichtige Arbeitsentgelt, aus dem sich auch die Höhe der späteren Rentenzahlungen und die Höhe des Arbeitslosen- oder Krankengeldes ergeben. Grundsätzliche Informationen finden Sie im Steckbrief Arbeitsentgelt.
Welche Norm ist die Grundlage?
§ 23a SGB IV
Ergänzende Dokumente der Sozialversicherung zum Beitragseinzug auf Basis der gezahlten Arbeitsentgelte finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals.
Wo kann ich mich informieren?
Auskunft erteilt jede gesetzliche Krankenkasse.
Was muss ich tun?
Sie müssen die Beiträge für Einmal- und Sonderzahlungen der Sozialversicherung gegenüber der Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale) elektronisch nachweisen. Dies geschieht mit dem monatlichen Beitragsnachweis. Sofern für einen Monat keine Beiträge aus laufendem Arbeitsentgelt anfallen, müssen Sie für die Beiträge aus der Einmalzahlung einen gesonderten Beitragsnachweis abgeben. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn im Zahlungsmonat der Einmalzahlung die Beschäftigung Ihres Mitarbeiters wegen Krankengeldbezuges unterbrochen ist.
Besonderheit: Auszahlung in den Monaten Januar bis März
Eine Besonderheit ist zu beachten, wenn Einmalzahlungen in den Monaten Januar bis März ausgezahlt werden. War der Arbeitnehmer schon im Vorjahr bei dem Arbeitgeber beschäftigt und wird die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des laufenden Jahres bis zum Auszahlungsmonat überschritten, greift die sogenannte Märzklausel. Dabei wird die Einmal- oder Sonderzahlung dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des Vorjahres zugeordnet; die für diesen Monat geltenden Beitragsgruppen und Beitragssätze sind für die Berechnung der Beiträge aus der Einmalzahlung maßgebend. Ist die Märzklausel anzuwenden, besteht die Pflicht, eine Sondermeldung mit dem Meldegrund 54 (Meldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt (Sondermeldung)) zu übermitteln.
Was ist später wichtig?
In manchen Fällen muss ein Arbeitnehmer die Einmalzahlung ganz oder teilweise zurückzahlen (z. B. Weihnachtsgeld bei vorzeitiger Kündigung). In diesen Fällen werden die für den zurückgezahlten Anteil der Einmalzahlung entrichteten Beiträge zur Sozialversicherung erstattet. Diese zu Unrecht gezahlten Beiträge können grundsätzlich im regulären monatlichen Beitragsnachweis abgesetzt und mit den zu zahlenden Beiträgen verrechnet werden, wenn der betreffende Zeitraum nicht länger als sechs Kalendermonate zurückliegt.
Wenn der Arbeitnehmer bereits ausgeschieden ist und kein weiterer Arbeitnehmer bei derselben Krankenkasse versichert ist, enthält Ihr Beitragsnachweis nur negative Werte. Auskünfte zum Erstattungsverfahren erteilt die zuständige Krankenkasse.
