Die klassische Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung kennt jeder Arbeitgeber. Schon seit 2019 besteht die Möglichkeit, die Betriebsprüfung elektronisch unterstützt durchzuführen – kurz euBP. Zunächst auf freiwilliger Basis eingeführt, haben schon 2020 über die Hälfte der Unternehmen von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht.

Seit 2023 ist die euBP grundsätzlich für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die prüfrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung konnten bis Ende 2024 freiwillig übermittelt werden, seit diesem Jahr ist auch hier die Übermittlung verpflichtend.

Basis ist die seit 2022 bestehende Verpflichtung für den Arbeitgeber, die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen.

Welche Vorteile hat die euBP?

Die Vorabübermittlung der Daten an den Prüfdienst der Rentenversicherung dient dazu, die Prüfung insgesamt zu verkürzen und den Aufwand auf beiden Seiten zu minimieren. Musst sich früher der Prüfer im Unternehmen durch Aktenberge wühlen, elektronische und analoge Daten zusammenführen und viele Dinge nachrechnen, so übernimmt das heute der Computer. Damit werden die Prüfer zeitlich entlastet, da sie schon vorab durch entsprechende Auswertungsprogramme auf eventuelle Ungereimtheiten und mögliche Fehlerquellen hingewiesen werden. Ist alles in Ordnung, kann auf eine detaillierte Prüfung vor Ort verzichtet werden.

Das spart auch für die Unternehmen erhebliche Ressourcen. Bei entsprechend ausgestatteten Entgeltabrechnungsprogrammen, werden die Daten für die Prüfung automatisch zusammengestellt und an die Rentenversicherung übermittelt.

Auf Wunsch des Arbeitgebers kann auch das Prüfergebnis digital zur Verfügung gestellt werden. Sogar Daten für eventuell notwenige Korrekturen an den Meldungen können dem Arbeitgeber übermittelt werden. Die eigentliche Korrektur der Meldungen muss der Arbeitgeber aber weiterhin selbst vornehmen.

Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung an der euBP teilzunehmen?

Es besteht die Möglichkeit für die Unternehmen, sich auf Antrag von der Verpflichtung zur Teilnahme an der euBP befreien zu lassen. Das geht aber längstens bis Ende 2026. Eine generelle Ausnahme gibt es für Privathaushalte, die lediglich geringfügig Arbeitnehmer im Rahmen des Haushaltsscheckverfahrens beschäftigen. Diese werden ohnehin nicht in die übliche Prüfung einbezogen, da die Daten direkt von der Minijob-Zentrale geprüft und übermittelt werden.

Welche Daten werden übermittelt und wie funktioniert das?

Übermittelt werden zunächst alle Daten aus der Entgeltabrechnung, also für die Beitragsberechnung, die Meldedaten  und weitere Daten für alle Krankenkassen und die Minijob-Zentrale. Geprüft wird auch die Meldung der Künstlersozialabgabe und die gestellten Anträge auf Erstattung im Rahmen der Entgeltfortzahlung (U1 und U2).

Zusätzlich erforderlich ist eine Reihe von Daten aus der Finanzbuchhaltung. Dabei geht es darum zu erkennen, ob Zahlungen, die eigentlich Arbeitsentgelt darstellen, irrtümlich anders gebucht und deshalb nicht verbeitragt wurden. Diese Daten müssen seit diesem Jahr übermittelt werden, auch hier ist die Befreiung auf Antrag bis Ende 2026 möglich.

Für welche Zeiträume die Daten übermittelt werden sollen, ergibt sich aus der entsprechenden Anforderung des Prüfdienstes, die der Arbeitgeber im Vorfeld bei der Anmeldung der Prüfung erhält.

Aus dem Entgeltabrechnungsprogramm werden folgende Daten elektronisch übermittelt:

• Stammdaten des Arbeitgebers
• Beitragsnachweise und Erstattungssatz für das Umlageverfahren
• Stammdaten der Beschäftigten
• Daten der Entgeltabrechnungen

Als zusätzliche Daten aus der Finanzbuchhaltung müssen Summen- und Saldenlisten sowie die Buchungen bestimmter Konten übermittelt werden.

Soweit das Entgeltabrechnungsprogramm dafür geeignet und zugelassen ist, werden die Daten daraus erstellt und an die Rentenversicherung übermittelt. Für die Daten aus der Finanzbuchhaltung ist eine entsprechende Schnittstelle erforderlich, um die Übermittlung auf demselben Weg vorzunehmen.

Die Daten können anstelle vom Arbeitgeber auch von der abrechnenden Stelle, etwa dem Steuerberater oder einem Servicebüro übermittelt werden.

Bisher gibt es keine Möglichkeit, die notwendigen Daten über das SV-Meldeportal zu übermitteln.

Nimmt der Arbeitgeber trotz Aufforderung keine elektronische Übermittlung der euBP-Daten vor,kann die Rentenversicherung die Daten weiterhin anfordern und auf deren Vorlage bestehen, sofern keine Befreiung besteht. Konkrete Sanktionen sind zwar bisher nicht vorgesehen, grundsätzlich besteht aber die Möglichkeit für den Prüfer, die fälligen Beiträge zu schätzen das kann natürlich zu erheblichen Beitragsnachforderungen führen.

Unser Service im Informationsportal

Die Grundlagen der Rentenversicherung für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung stehen Ihnen als Download in unserer SV-Bibliothek zur Verfügung. Lesen Sie gern auch unseren Steckbrief Betriebsprüfung (BP und euBP).