Eine Vielzahl von Arbeitgebern zahlt zusätzlich zu den Sozialversicherungsbeiträgen die Umlage U1. Damit werden die Aufwände dieser Arbeitgeber für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall solidarisch verteilt. Für ihre Aufwände haben die teilnehmenden Arbeitgeber einen Anspruch auf Erstattung gegenüber den Krankenkassen oder der Minijob-Zentrale.

Worum handelt es sich?

Wenn Sie als Arbeitgeber regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen, nehmen Sie grundsätzlich am Umlage U1-Verfahren teil. Sie führen dann einen prozentualen Anteil des Arbeitsentgeltes als sogenannte Umlage U1 an die Krankenkassen ab. Sie können ggf. zwischen verschiedenen Umlagesätzen wählen. Die Höhe der Umlagen wird mit dem Beitragsnachweis mitgeteilt und an die jeweilige Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale abgeführt.

Gleichzeitig haben Sie einen Anspruch auf Erstattung der Aufwände, die Ihnen entstehen, wenn ein Arbeitnehmer erkrankt und Sie sein Arbeitsentgelt fortzahlen müssen. Die Erstattung erfolgt in Höhe des gewählten Umlagesatzes und dem daraus resultierenden Erstattungssatz. Umlage- und Erstattungssatz können Sie in der Regel jeweils zum Jahresende für das folgende Kalenderjahr festlegen.

Für die Teilnahme am U1-Verfahren ist bei der Prüfung, ob Sie nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen, von der Gesamtzahl der im Betrieb tatsächlich beschäftigten Arbeitnehmer auszugehen. Vollzeitbeschäftigte werden dabei mit dem Faktor 1 gewertet, Teilzeitbeschäftigte je nach wöchentlicher Arbeitszeit mit den Faktoren 0,25, 0,5 oder 0,75. Einige Arbeitnehmer werden bei dieser Berechnung gar nicht berücksichtigt (z. B. Auszubildende und schwerbehinderte Menschen im Sinne des SGB IX). Trotzdem wird auch für diese Personen die U 1-Umlage abgeführt.

Folgende Arbeitgeber sind vom U1-Verfahren grundsätzlich ausgeschlossen:

• Alle öffentlichen Arbeitgeber wie Bund, Länder, Gemeinden, Gemeindeverbände, Verbände von Gemeinden und kommunale Unternehmen,

• Unternehmen und Einrichtungen, die an die Tarifverträge innerhalb des öffentlichen Dienstes tarifgebunden sind,

• Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege (z. B. Deutsches Rotes Kreuz, Arbeiterwohlfahrt, Deutscher Caritasverband)

Welcher Zweck wird erfüllt?

Das Umlageverfahren soll verhindern, dass Arbeitgeber mit wenigen Arbeitnehmern durch die im Krankheitsfall eines Arbeitnehmers zu leistende Entgeltfortzahlung finanziell übermäßig belastet werden. Durch die Zahlung von Umlagen und die Erstattung der Aufwendungen werden diese Lasten solidarisch unter allen teilnehmenden Arbeitgebern verteilt.

Welche Norm ist die Grundlage?

Aufwendungsausgleichsgesetz – AAG

Die darauf aufbauenden und ergänzenden Dokumente der Sozialversicherung zu den Ausgleichsverfahren U1 und U2 (Versicherungsrecht) und Aufwendungsausgleichsgesetz (Antragsverfahren) finden Sie in der SV-Bibliothek des Informationsportals.

Wo kann ich mich informieren?

Auskunft erteilen grundsätzlich alle gesetzlichen Krankenkassen und im Falle eines Minijobs die Minijob-Zentrale. Viele Krankenkassen und die Minijob-Zentrale bieten auf ihren Internetseiten die Möglichkeit, die Pflicht zur Teilnahme am U1-Verfahren online zu prüfen.

Was muss ich tun?

Wichtig ist, dass Sie für alle Arbeitnehmer, die bei der gleichen Krankenkasse versichert sind, einen identischen Erstattungssatz auswählen, sofern die jeweilige Krankenkasse unterschiedliche Umlage- bzw. Erstattungssätze vorsieht.

Die Beitragsberechnung und –abführung erfolgt in einem zertifizierten Abrechnungsprogramm oder einer zertifizierten Ausfüllhilfe nach Auswahl der Umlagesätze automatisch.

Was ist später wichtig?

Um als Arbeitgeber einen Erstattungsanspruch gegen eine Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale geltend zu machen, müssen Sie einen Antrag auf Erstattung stellen. Dies geschieht grundsätzlich bei der Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer krankenversichert ist und an die die Umlagen abgeführt wurden. Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale die zuständige Stelle. Der Antrag ist elektronisch an die Krankenkasse bzw. die Minijob-Zentrale zu übermitteln.

Wenn Sie einen Antrag auf Erstattung stellen, müssen Sie vor allem zwei Besonderheiten beachten:

• Erstattungsfähig ist häufig nicht nur das fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt. Bitte beachten Sie, dass die Krankenkassen die Beitragsanteile, die seitens des Arbeitgebers auf das Arbeitsentgelt entfallen, unterschiedlich behandeln können. Die Krankenkassen können diese Beitragsanteile entweder durch einen prozentualen Zuschlag zum erstattungsfähigen Arbeitsentgelt abgelten oder von der Erstattung ausschließen.Ferner haben die Krankenkassen die Möglichkeit, die erstattungsfähigen Aufwendungen auf einen Betrag bis zur Höhe der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung zu beschränken, welche für die allgemeine Rentenversicherung gilt. Informieren Sie sich hierzu bitte vor Antragstellung direkt bei der zuständigen Krankenkasse.

• Sie können für die Überweisung der Krankenkasse einen Verwendungszweck eintragen. Bitte verwenden Sie dabei keine Angaben, die einen Bezug auf Ihren Arbeitnehmer herstellen. Das verstößt gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Wenn Sie den Umlage- und Erstattungssatz bei einer der Krankenkassen ändern wollen, können Sie dies grundsätzlich jeweils zum Jahresende für das folgende Kalenderjahr tun. Die Krankenkassen stellen Ihnen dazu Formulare zur Verfügung. Bei Fragen wenden Sie sich an die Krankenkasse.