Es kann viele Gründe geben, warum versehentlich zu viel Sozialversicherungsbeiträge abgeführt wurden. Der Status des Mitarbeiters hat sich geändert, oder es ist eine Rechtsänderung eingetreten, oder, oder…

Bei aller Sorgfalt kann es daher vorkommen, dass Beiträge nachträglich erstattet werden müssen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Am schnellsten und einfachsten geht es, wenn der Arbeitgeber, die zu viel gezahlten Beiträge bei der nächsten Entgeltabrechnung zurück rechnet und korrigiert. Bei den meisten Entgeltabrechnungsprogrammen geht das quasi „automatisch“. Sie müssen allerdings bei dieser Methode sicherstellen, dass der Arbeitnehmer das Geld zurückerhält, das Sie ihm zu viel abgezogen hatten.

Die Erstattung – Ganz oder teilweise

Wenn Sie sich nur in der Höhe der Beiträge vertan haben, also zum Beispiel einen falschen Beitragssatz angewandt haben, ist eine Verrechnung problemlos innerhalb von 24 Monaten möglich. Müssen Sie Beiträge für einen Zeitraum in voller Höhe erstatten, ist noch wichtig, dass die entsprechenden Sozialversicherungsträger daraus keine Leistungen gewährt haben – dann ist eine Erstattung nicht möglich. Und: eine volle Erstattung ist nur bis zu sechs Monaten möglich.

Nicht verrechnen, sondern erstatten

Wenn Sie die Beiträge nicht verrechnen möchten oder können (oder wenn Sie sich nicht sicher sind), gibt es immer die Möglichkeit über einen Erstattungsantrag die zu viel gezahlten Beiträge zurückzubekommen.

Ein Antrag ist immer erforderlich, wenn

• Sie keine Beiträge mehr zum Verrechnen mit der Krankenkasse oder Minijob-Zentrale als Einzugsstelle zu zahlen haben,
• eine der die oben genannten Fristen abgelaufen ist oder
• für den Erstattungszeitraum bereits eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung stattgefunden hat.

Für die Auf- und Verrechnung und die Erstattung von Beiträgen auf Antrag haben die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger Gemeinsame Grundsätze herausgegeben. Dort finden Sie (im Anhang) auch den Erstattungsantrag.

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