Jeder Arbeitgeber muss seine versicherungspflichtig Beschäftigten bei den Trägern der Sozialversicherung melden. Sie liefern damit den Versicherungsträgern alle wichtigen Daten über den Versicherten.
Worum handelt es sich?
Die Sozialversicherung benötigt Informationen über den Arbeitgeber und seine Arbeitnehmer. Diese Informationen werden mit Meldungen an die Träger der Sozialversicherung (SV-Träger) übermittelt. Jede Meldung wird nur an eine einzige Stelle der Sozialversicherung gesendet. Wenn Informationen für mehrere SV-Träger enthalten sind, werden sie zwischen den betroffenen Organisationen intern verteilt.
Für jeden in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung sind kraft Gesetzes Versicherten sind Meldungen an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln. Insoweit sendet der Arbeitgeber seine Meldung
für jeden versicherungspflichtig beschäftigten und gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer an die für diesen Arbeitnehmer zuständige gesetzliche Krankenkasse,
zusätzlich für jeden versicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer, der nach § 6 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 des Sechsten Buches von der Versicherungspflicht befreit und Mitglied in einer berufsständischen Versorgungseinrichtung ist, an die Annahmestelle der berufsständischen Versorgungseinrichtungen,
für privat Krankenversicherte sowie für Personen, die ausschließlich nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 des Siebten Buches Sozialgesetzbuch als Beschäftigte gelten, an die gesetzliche Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer zuletzt krankenversichert war. Sofern der Arbeitnehmer zu keinem Zeitpunkt gesetzlich krankenversichert war, kann der Arbeitgeber unter Anwendung des § 175 Abs. 3 Satz 2 SGB V eine Krankenkasse wählen.
für geringfügig Beschäftigte (geringfügig entlohnte Minijobber, kurzfristige Minijobber und Haushaltshilfen) an die Minijob-Zentrale bei der Knappschaft-Bahn-See (KBS).
Die Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale ist auch die Einzugsstelle als Empfänger aller Beitragszahlungen. Sie verteilt die Beiträge dann innerhalb der Sozialversicherung.
Dabei werden die Meldungen direkt aus den systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder über eine systemuntersuchte Ausfüllhilfe elektronisch übermittelt. Es gibt anlassbezogene Meldungen (z. B. bei Anmeldung oder Unterbrechung einer Beschäftigung) und regelmäßige Meldungen (z. B. Jahresmeldung und UV-Jahresmeldung).
Welcher Zweck wird erfüllt?
Mit der Meldung teilt der Arbeitgeber den Sozialversicherungsträgern mit, aus welchem Anlass die Meldung abgegeben wird. Mit der Meldung werden insbesondere Informationen zum Arbeitgeber, zur Person des Arbeitsnehmers und zur Art der Beschäftigung übermittelt. Unverzichtbare Bestandteile der Meldung zur Sozialversicherung sind die Betriebsnummer (Steckbrief Betriebsnummer), die Meldegründe (Steckbrief Meldegründe), der Personengruppen- (Steckbrief Personengruppe), der Beitragsgruppen- (Steckbrief Beitragsgruppe) und der Tätigkeitsschlüssel (Steckbrief Tätigkeitsschlüssel).
Jede Meldung an die Sozialversicherung basiert auf einer gesetzlichen Vorgabe. Das Gesetz legt auch die Meldezeiträume fest und bestimmt, bis wann eine Meldung abgegeben sein muss. Ergänzend legt die Sozialversicherung in sogenannten „Gemeinsamen Grundsätzen“ fest, welche Informationen der Arbeitgeber zu welchem Meldegrund anzugeben hat.
Welche Norm ist die Grundlage?
Grundlage für das Meldeverfahren zwischen den Arbeitgebern und den Einzugsstellen sind neben § 28a SGB IV und der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung – DEÜV die Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung nach § 28b Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 – 3 SGB IV.
Wo kann ich mich informieren?
Über Hintergründe zu den einzelnen Meldungen informiert Sie jede Krankenkasse. Für die Beschäftigung von Minijobbern können Sie Kontakt zur Minijob-Zentrale aufnehmen.
Was muss ich tun?
Als Arbeitgeber benötigen Sie zur Teilnahme an den Meldeverfahren eine Betriebsnummer für den Beschäftigungsbetrieb. Dazu gibt es weitere Informationen im Steckbrief Betriebsnummer.
Meldungen (und auch Beitragsnachweise) sind grundsätzlich mit einem Entgeltabrechnungsprogramm oder einer Ausfüllhilfe (z. B. dem SV-Meldeportal ) an die Krankenkassen zu übermitteln. Mehr Informationen dazu finden Sie im Steckbrief Standardsoftware und Ausfüllhilfen. Dies kann auch bei einem Dienstleister beauftragt werden; mehr erfahren Sie im Steckbrief Dienstleister in der Entgeltabrechnung.
Mehr zu den einzelnen Abgabegründen für eine Meldung lesen Sie im Steckbrief Meldegründe.
Was ist später wichtig?
Das Meldeverfahren zur Sozialversicherung wird ständig erweitert. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung veröffentlichen hierzu regelmäßig Publikationen (Rundschreiben, Besprechungsergebnisse). Sie als Arbeitgeber müssen die aktuell veröffentlichten Dokumente beachten. Die Dokumente zum Meldeverfahren der Sozialversicherung finden Sie in der SV-Bibliothek.
Die technische Umsetzung der Änderungen bzw. Ergänzungen erfolgt in den Entgeltabrechnungsprogrammen. Die Softwareersteller informieren Sie als Anwender über die betroffenen Änderungen. Bitte achten Sie als Arbeitgeber auch auf die Aktualität ihrer Arbeitsmittel.
