Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) sieht die Übermittlung der Abrechnungsdaten im Vorfeld der Betriebsprüfung an die Rentenversicherung vor. Die elektronische Übertragung der relevanten Daten ist ab 2023 grundsätzlich verpflichtend. Nur im Ausnahmefall können Sie sich als Arbeitgeber davon befreien lassen – und das auch nur bis längstens 2026.
Wichtig ist, dass Ihr Abrechnungsprogramm die entsprechende Fähigkeit für die Zusammenstellung und Übermittlung der Daten hat. Das ist immer dann der Fall, wenn das Programm von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG), geprüft und abgenommen wurde. Die ITSG ist die Zertifizierungsstelle der Sozialversicherungsträger. Darum brauchen Sie sich als Anwender nicht zu kümmern, das muss der Anbieter des Programms veranlassen. Beim Kauf sollten Sie aber darauf achten, dass die entsprechende Zertifizierung nachgewiesen wird.
Das ist das Wichtigste…
Grundlage für jedes Abrechnungsprogramm ist natürlich die Erstellung und Übermittlung der klassischen Meldungen nach der DEÜV, also An- und Abmeldungen, Ummeldungen, Jahresmeldungen und so weiter. Das müssen die Programme aber schon lange können, sonst können sie nicht zugelassen werden.
Da muss aber noch mehr drin sein…
Das elektronische Austauschverfahren zwischen Ihnen als Arbeitgeber und den Sozialversicherungsträgern wird ja immer mehr erweitert und ausgebaut. Was rechtlich verpflichtend ist, findet seinen Niederschlag immer auch in den Voraussetzungen für die Zertifizierung der Abrechnungsprogramme. Was das Programm können muss, damit es für den Datenaustausch eingesetzt werden darf, findet sich im so genannten Basismodul wieder.
Dazu gehört also ab 2023 die Möglichkeit, die Daten für die euBP zusammenzustellen und zu übermitteln. Ausgenommen von der Pflicht sind die Daten der Finanzbuchhaltung, da Sie diese dem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen können, aber nicht müssen.
Wichtig für Sie und zugleich wesentliche Einsparung von Verwaltungsaufwand ist das Dialogverfahren zur Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen. Ihr Programm erfragt dabei bei einer Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse an, ob relevante Vorerkrankungen bestehen, die Ihre Pflicht zur Entgeltfortzahlung im aktuellen Fall verkürzen.
Ihr Programm muss auch elektronische Anfragen der Versicherungsträger zur Berechnung von Krankengeld, Kinderkrankengeld, Mutterschaftsgeld und einige weitere relevante Daten annehmen und beantworten können.
Nicht zu vergessen die Annahme und Verarbeitung von elektronischen Anforderungen notwendiger Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos durch die Einzugsstellen. Beispielsweise wenn Sie einen Mitarbeiter erstmals bei einer Krankenkasse anmelden, mit der Sie vorher noch keinen Kontakt hatten.
Mehr geht immer…
Dann gibt es noch Fähigkeiten, die das Programm haben sollte, auch wenn es für die Zulassung nicht zwingend vorgeschrieben ist. Dazu gehört zum Beispiel die Übermittlung von elektronischen Arbeitsbescheinigungen der Bundesagentur für Arbeit, das so genannte BA-BEA-Verfahren. Auch hierfür wird in Teilen die elektronische Übermittlung der Daten ab 2023 verpflichtend, sie ist aber auch über sv.net, also ohne Einbindung in das Abrechnungsprogramm möglich.
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Lesen Sie dazu auch gern unseren Steckbrief Standardsoftware und Ausfüllhilfen.