Beim Umzug eines Beschäftigungsbetriebs oder bei Änderung der davon abweichenden Postanschrift müssen Sie diese Änderungen der Adressdaten der Bundesagentur für Arbeit (BA) sowie, falls es sich um eine Hauptbetriebsnummer handelt, den aktiven Einzugsstellen der gesetzlichen Krankenkassen unverzüglich elektronisch mitteilen. Die BA verteilt die mitgeteilten Änderungen an die anderen Sozialversicherungsträger. Eine gesonderte Mitteilung kann an den Unfallversicherungsträger erforderlich sein.
Worum handelt es sich?
Die Angaben zu Ihrem Beschäftigungsbetrieb sind Bestandteil der zu pflegenden Firmenstammdaten. Bei einem Umzug müssen die neuen Adressdaten an die BA gemeldet werden. Die geänderten Angaben werden dann elektronisch an die BA und von der BA arbeitstäglich an die anderen Sozialversicherungsträger übermittelt.
Wenn Sie mehrere Beschäftigungsbetriebe haben, sind die Umzüge jedes einzelnen Beschäftigungsbetriebs an die BA zu melden, auch wenn der eigentliche Firmensitz unverändert bleibt.
Gesondert ist die gesetzliche Unfallversicherung zu betrachten. Ist die Adresse betroffen, mit der Sie bei dem für Sie zuständigen Träger geführt werden, müssen sie diese Adressänderung auch der Berufsgenossenschaft oder der Unfallkasse mitteilen.
Neben weiteren anderen Stellen müssen Sie auch das Finanzamt informieren. Das Finanzamt vergibt ggf. eine neue Steuernummer, wenn unterjährig Abgaben wie Umsatzsteuer oder Lohnsteuer an das Finanzamt zu leisten sind.
Eine Ausnahme sind private Haushalte, die Ihre Arbeitnehmer über das Haushaltsscheck-Verfahren angemeldet haben. Diese müssen einen Änderungsscheck an die Minijob-Zentrale senden.
Welcher Zweck wird erfüllt?
Die Adressdaten des Arbeitgebers sind für die Sozialversicherung wichtige Stammdaten. Die Anschrift ist zum Austausch von Informationen zwischen SV-Trägern und Arbeitgeber notwendig. Auch wenn Vieles elektronisch ausgetauscht wird, müssen manche Vorgänge noch per Post zugestellt werden. Zudem kann der Umzug eines Beschäftigungsbetriebes indirekte Auswirkungen haben, u.a. auf die Verteilung des Gemeindeanteils an der Umsatzsteuer.
Ein Arbeitgeber kann zu seinem Beschäftigungsbetrieb bis zu zwei Anschriften angeben. Zum Beschäftigungsbetrieb muss eine Hausanschrift angegeben werden. Diese Anschrift entspricht grundsätzlich dem Beschäftigungsort. Soll oder kann die Post der SV-Träger nicht am Beschäftigungsbetrieb zugestellt werden, dann muss zusätzlich eine davon abweichende Postanschrift beim Arbeitgeber (nicht beim Dienstleister) angegeben werden.
Welche Norm ist die Grundlage?
§§ 18i und 28a ff. SGB IV
Das Thema Umzug und Betriebsnummernservice finden Sie auch in der SV-Bibliothek des Informationsportals.
Wo kann ich mich informieren?
Beraten werden Sie vom Betriebsnummern-Service der BA. Sie können auch Kontakt zur Deutschen Rentenversicherung aufnehmen oder sich an eine gesetzliche Krankenkasse wenden.
Für Änderungen im Haushaltsscheck-Verfahren nehmen Sie Kontakt zur Minijob-Zentrale.
Was muss ich tun?
Findet ein Umzug statt, müssen Sie die neuen Adressdaten als Stammdaten in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm eingeben oder über eine Ausfüllhilfe mitteilen. Diese Angaben werden dann elektronisch an die BA übermittelt.
Wenn Ihr Beschäftigungsbetrieb in eine andere Gemeinde umzieht, in der Sie bereits einen anderen Beschäftigungsbetrieb haben, so kann das zu Änderungen am Betriebsnummernbestand führen. Lassen Sie sich dann vom Betriebsnummern-Service der BA beraten.
Sind von dem Umzug mehrere Beschäftigungsbetriebe betroffen, müssen Sie jeden Beschäftigungsbetrieb einzeln betrachten. Die Voraussetzungen können Sie hier im Informationsportal in dem Frage-Antwort-Katalog zum Stichwort „Umzug eines Beschäftigungsbetriebs“ prüfen.
Sie müssen den für Sie zuständigen Träger der gesetzlichen Unfallversicherung gesondert informieren, wenn die Adresse betroffen ist, mit der bei der Berufsgenossenschaft oder der Unfallkasse angemeldet sind.
Sollte bei Ihnen während des Umzugs ein Betriebsprüfungsverfahren der gesetzlichen Rentenversicherung stattfinden, müssen Sie diese ebenfalls gesondert unterrichten.
Das Finanzamt ist wegen Adressänderungen sofort nach dem Umzug in Bezug auf laufende Abgaben wie z.B. die Umsatzsteuer zu informieren. Wenn sich Ihre Steuernummer ändert, müssen Sie das auch für die Aktualisierung von Meldungen an die Sozialversicherung berücksichtigen.
Beim Haushaltsscheck-Verfahren müssen Sie nur einen Änderungsscheck mit den neuen Adressdaten an die Minijob-Zentrale übermitteln. Sie können den Online-Änderungsscheck oder den Änderungsscheck als Formular nutzen, die Sie unter dem jeweiligen Link finden.
Was ist später wichtig?
Die Verpflichtungen gelten auch für jede weitere Änderung.
