Informationsportal der DAK-Gesundheit für Arbeitgeber

Als Arbeitgeber werden alle natürlichen Personen, juristischen Personen oder rechtsfähigen Personenvereinigungen und -gemeinschaften bezeichnet, die mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigen. Wenn Sie als Arbeitgeber tätig sind, müssen Sie in der Sozialversicherung einigen Verpflichtungen nachkommen.

Für Arbeitgeber im Bergbau ist in der Sozialversicherung die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (KBS) zuständig. Für diese Arbeitgeber gelten einige besondere Bestimmungen in der Sozialversicherung.

Für Arbeitgeber in der Seefahrt ist in der Sozialversicherung die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (KBS) zuständig. Zum sozialen Schutz der Seeleute ergänzt die Seemannskasse als Teil der KBS das deutsche Sozialversicherungssystem.

Für Arbeitgeber in der Land- und Forstwirtschaft sowie im Gartenbau ist die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau (SVLFG) zuständig. Für diese Arbeitgeber gelten einige besondere Bestimmungen in der Sozialversicherung.

Umgangssprachlich werden die Begriffe Arbeitgeber und Unternehmer häufig gleichgesetzt. Ähnliches gilt für Unternehmen und Beschäftigungsbetrieb. In der Sozialversicherung weichen diese Begriffe aber voneinander ab. Es ist also eine Abgrenzung erforderlich, die nachfolgend beschrieben wird.

Arbeitsentgelt ist die Gegenleistung, die Sie als Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die geleistete Arbeit zahlen müssen. Damit sind alle laufenden und einmaligen Bezüge gemeint, die aus der Beschäftigung erzielt werden, unabhängig davon, ob auf die Zahlung ein Rechtsanspruch besteht und in welcher Bezeichnung oder in welcher Form gezahlt wird. Das Arbeitsentgelt bildet die Grundlage für die Berechnung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge.

Auszubildende sind Personen, die eine Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf durchlaufen. Die Berufsausbildung kann dabei auf verschiedene Arten absolviert werden. Während der Ausbildungszeit gelten einige Besonderheiten.

Angehörige verkammerter freier Berufe sind Pflichtmitglieder in berufsständischen Versorgungseinrichtungen. Als Arbeitnehmer können sie sich unter bestimmten Voraussetzungen von der Pflicht zur Rentenversicherung befreien lassen. In diesen Fällen müssen Sie als Arbeitgeber einige Besonderheiten beachten.

Geringfügig entlohnte Minijobber, die nach dem 31.12.2012 als Arbeitnehmer eingestellt worden sind, unterliegen der Rentenversicherungspflicht. Arbeitnehmer können sich aber von der Zahlung ihres Anteils an die gesetzliche Rentenversicherung befreien lassen. In diesen Fällen müssen Sie als Arbeitgeber einige Besonderheiten beachten.

Die Beitragsbemessungsgrenze ist der Betrag, bis zu dem das Einkommen des Versicherten bei der Berechnung der Beiträge zur Sozialversicherung herangezogen wird. In den einzelnen Sozialversicherungszweigen sind die Grenzen grundsätzlich unterschiedlich hoch. Die Werte werden jährlich neu festgelegt.

Die Beitragsgruppe stellt die für den Arbeitnehmer in der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung jeweils geltende versicherungs- und beitragsrechtliche Beurteilung durch bestimmte Ziffern dar. Im Beitragsgruppenschlüssel sind die vier Zweige der Sozialversicherung zusammengefasst.

Als Arbeitgeber müssen Sie u. a. den Krankenkassen und der Minijob-Zentrale als Einzugsstellen monatlich die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge mitteilen, die Sie für Ihre Arbeitnehmer abführen müssen. Dieser maschinelle Beitragsnachweis muss spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages des Monats bei der Einzugsstelle vorliegen. Die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig.

Wenn eine Erkrankung als Berufskrankheit anerkannt wird, ist die gesetzliche Unfallversicherung für die Leistungen an den Arbeitnehmer zuständig. Auch für Sie als Arbeitgeber können einige Besonderheiten zu beachten sein.

Eine Beschäftigung ist dann berufsmäßig, wenn sie nicht nur von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung für den Arbeitnehmer ist. Dann ist der Arbeitnehmer auch grundsätzlich sozialversicherungspflichtig und eine Beschäftigung als kurzfristiger Minijobber ist ausgeschlossen.

Die Berufsständische Versorgung ist die landesgesetzlich vorgeschriebene Altersversorgung für kammerfähige freie Berufe. Für diese treten die Beiträge zur den Versorgungswerken an die Stelle der Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung. Wenn Sie z. B. einen Arzt oder Rechtsanwalt beschäftigen, können besondere Bestimmungen zu beachten sein.

Es gibt verschiedene Situationen, in denen Ihr Arbeitnehmer im Ausland arbeitet, das deutsche Sozialversicherungsrecht aber weiter gilt. Dadurch vermeiden Sie eine Anmeldung des Arbeitnehmers im Ausland und der soziale Schutz aus Deutschland bleibt unverändert bestehen. Maßgeblich ist vor allem das europäische Gemeinschaftsrecht. Darüber hinaus gibt es Sozialversicherungsabkommen mit weiteren Staaten. Auch der Abschluss einer Ausnahmevereinbarung ist möglich.

Die Betriebsnummer identifiziert einen Beschäftigungsbetrieb für alle Meldungen an die Träger der Sozialversicherung. Sie ist Voraussetzung, um als Arbeitgeber tätig zu werden. Sie beantragen die Betriebsnummer elektronisch bei der Bundesagentur für Arbeit. Dafür brauchen Sie eine Unternehmensnummer von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Ausnahmen sind Betriebsnummern für das Haushaltsscheck-Verfahren, knappschaftliche Betriebe und Arbeitgeber in der Seefahrt.

Die Rentenversicherungsträger sind gesetzlich beauftragt, mindestens alle vier Jahre bei jedem Arbeitgeber zu prüfen, ob diese ihre Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch erfüllen. Die Prüfung wird als Betriebsprüfung (BP) bezeichnet. Im Rahmen der seit 1. Januar 2023 obligatorischen elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) stellt der Arbeitgeber vorab Unternehmensdaten elektronisch zur Verfügung.

Viele Menschen mit Behinderungen können über den freien Arbeitsmarkt nicht vermittelt werden. Für sie gibt es geschützte Einrichtungen, die eine Wiedereingliederung dieser Menschen ins Arbeitsleben gewährleisten sollen. Wenn Sie als Arbeitgeber in einer solchen Einrichtung fungieren, gelten dafür in der Sozialversicherung einige Besonderheiten.

Kinderlose Arbeitnehmer müssen ab Vollendung des 23. Lebensjahres einen Beitragszuschlag zur sozialen Pflegeversicherung leisten. Wenn Ihr Arbeitnehmer den Nachweis seiner Elterneigenschaft erbringen kann, entfällt dieser Beitragszuschlag.

Die gesetzlich geregelte Elternzeit können Eltern beanspruchen, die in einem Beschäftigungsverhältnis stehen. Dabei ist die Beschäftigungsart unerheblich. Auch Eltern, die als Minijobber, als Auszubildende oder in Heimarbeit beschäftigt sind, haben Anspruch auf Elternzeit. Sie als Arbeitgeber müssen in diesen Zeiten eine Reihe der nachfolgend beschriebenen Regelungen beachten.

Unter den Entgeltersatzleistungen werden alle finanziellen Leistungen in der Sozialversicherung zusammengefasst, die ein Sozialversicherungsträger einem Arbeitnehmer anstelle eines Arbeitsentgelts auszahlt. Nachfolgend sind diese in einer Übersicht erläutert.

Wenn Sie als Arbeitgeber einen Arbeitnehmer vorübergehend aus Deutschland (dem Entsendestaat) in einen anderen Staat (den Beschäftigungsstaat) entsenden, sind sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten zu beachten, wenn das deutsche Sozialversicherungsrecht weiter gelten soll. Für einen Nachweis können Sie bei Entsendungen in EU-Staaten, nach Island, Norwegen, Liechtenstein, in das Vereinigte Königreich oder die Schweiz für Ihre Arbeitnehmer eine A1-Bescheinigung elektronisch beantragen. Auch für die Entsendung in Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat, kann ein entsprechender Nachweis beantragt werden.

In Abhängigkeit vom Alter und der Versicherung der Kinder sowie den besonderen Umständen der Erkrankung kann Ihr Arbeitnehmer Ihnen gegenüber Anspruch auf eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung haben. Sofern Sie Ihren Arbeitnehmer nicht bezahlt freistellen, zahlt die Krankenkasse ggf. Kinderkrankengeld. In diesem Fall besteht für Sie eine Meldeverpflichtung im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs Entgeltersatzleistungen.

Asylbewerber, Geduldete sowie anerkannte Asylberechtigte haben eins gemeinsam: Sie suchen in Deutschland Schutz vor Krieg und Verfolgung. Die Aufnahme einer Beschäftigung kann entscheidend zur Integration in unsere Gesellschaft beitragen. Der Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit unterstützt Arbeitgeber, die geflüchtete Menschen beschäftigen möchten.

Wenn Sie in Ihrem privaten Haushalt eine Haushaltshilfe beschäftigen, dürfen Sie das Haushaltsscheck-Verfahren verwenden, um sie als Minijobber in der Sozialversicherung anzumelden. Es ist ein stark vereinfachtes Verfahren für Privathaushalte, den Großteil der üblichen Arbeitgeberpflichten übernimmt dann die Minijob-Zentrale.

Die Künstlersozialkasse führt im Auftrag des Bundes die Künstlersozialversicherung durch. Sie zieht sie die Beiträge der selbstständigen Künstler und Publizisten, die Künstlersozialabgabe der Unternehmen sowie den Zuschuss des Bundes ein. Sie als Unternehmen müssen diese oft auch für Leistungen im Bereich Werbung und Öffentlichkeitsarbeit zahlen.

Kurzarbeit liegt vor, wenn in Betrieben oder Betriebsabteilungen die regelmäßige betriebsübliche Wochenarbeitszeit infolge wirtschaftlicher Ursachen oder eines unabwendbaren Ereignisses vorübergehend gekürzt wird. Arbeitgeber müssen den Arbeitsausfall der Bundesagentur für Arbeit anzeigen.

Wenn eine Beschäftigung maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres ausgeübt wird, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein kurzfristiger Minijob vorliegen. Sie als Arbeitgeber können diese Arbeitnehmer dann sozialversicherungsfrei bei der Minijob-Zentrale anmelden.

Für Meldungen an die Sozialversicherungsträger kann es sehr unterschiedliche Anlässe geben - Beginn der Beschäftigung, Krankenkassenwechsel, Jahresmeldung, Meldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt als Beispiele. Einen Überblick über die häufig verwendeten Abgabegründe bietet die folgende Übersicht.

Jeder Arbeitgeber muss seine versicherungspflichtig Beschäftigten bei den Trägern der Sozialversicherung melden. Sie liefern damit den Versicherungsträgern alle wichtigen Daten über den Versicherten.

Arbeitnehmer, die im Durchschnitt monatlich 556 Euro oder weniger verdienen, werden bei der Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See angemeldet.

Der gesetzliche Mutterschutz soll (werdende) Mütter und ihre Kinder während der Schwangerschaft und einige Zeit nach der Geburt schützen. Sie als Arbeitgeber müssen in diesen Zeiten eine Reihe der nachfolgend beschriebenen Regelungen beachten.

Praktikanten sind Personen, die im Zusammenhang mit einer schulischen Ausbildung oder einem Studium einer berufspraktischen Beschäftigung nachgehen. Je nach Art, Umfang und Dauer des Praktikums bestehen in der Sozialversicherung Sonderregelungen. Sie als Arbeitgeber müssen prüfen, ob der bei Ihnen beschäftigte Praktikant davon betroffen ist.

Wenn Sie für Ihren privaten Haushalt als Arbeitgeber handeln, gelten bei Einstellung eines Arbeitnehmers grundsätzlich die gleichen Bestimmungen in der Sozialversicherung wie für gewerbliche Arbeitgeber. Eine Ausnahme ist die Meldung einer Haushaltshilfe als Minijobber über das Haushaltsscheck-Verfahren.

Probearbeiten und Schnuppertage sind Angebote eines Arbeitgebers an einen Bewerber, um die Inhalte, das Umfeld und die Rahmenbedingungen eines Arbeitsplatzes kennenzulernen. Sozialversicherungsrechtlich bestehen Unterschiede: Probearbeit muss angemeldet werden.

Mit Hilfe der Rehabilitation soll dem Arbeitnehmer u.a. ermöglicht werden, wieder am Arbeitsleben teilzunehmen bzw. die Erwerbsfähigkeit zu sichern. Während der Rehabilitation hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung bzw. Entgeltersatzleistungen. Sie müssen als Arbeitgeber die Wiedereingliederung in den Arbeitsalltag unterstützen.

Neben der Altersrente gibt es verschiedene Rentenarten wie Renten bei Erwerbsminderung oder Renten wegen Todes. Der Bezug einer Rente kann unterschiedliche Auswirkungen in der Sozialversicherung haben. Wenn Sie als Arbeitgeber einen Rentenempfänger beschäftigen, kann dies für Sie von Bedeutung sein.

Saisonarbeit ist eine befristete Beschäftigung, die meist jahreszeitlich bedingt ausgeübt wird. In Abhängigkeit von der Dauer der Beschäftigung und dem Wohnsitz des Arbeitnehmers sind unterschiedliche Regelungen in der Sozialversicherung zu beachten.

Oft muss geklärt werden, ob ein Beauftragter sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist oder als Selbstständiger tätig wird. Hierzu muss der Versichertenstatus festgestellt werden. Selbstständiger ist, wer bei seiner Tätigkeit das volle unternehmerische Risiko selbst trägt und seinen Arbeitsablauf frei bestimmt. Die erbrachten Leistungen und der finanzielle Erfolg liegen dabei in eigener Hand.

Sind Sie Arbeitgeber in bestimmten Branchen wie z. B. Bau-, Gaststätten- oder Logistikgewerbe, sind Sie verpflichtet, den Tag des Beginns der Beschäftigung eines Arbeitnehmers spätestens zu Beginn des gleichen Tages sofort zu melden. Diese Meldung bezeichnet der Gesetzgeber als Sofortmeldung.

Wenn Sie als Arbeitgeber in der Baubranche tätig sind unterliegen Sie besonderen Regelungen der Sozialkassen im Baugewerbe. Das Verfahren wird über die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft innerhalb der SOKA-BAU geregelt. Als neuer Arbeitgeber müssen Sie sich dort anmelden und nachfolgend Meldungen abgeben.

Die Sozialversicherungspflicht ist genau geregelt. In jedem Zweig der Sozialversicherung ist gesetzlich vorgeschrieben, für welche Personenkreise eine Pflicht zur Versicherung besteht und welche Personenkreise versicherungsfrei sind. Dies ist für Sie als Arbeitgeber bei der Ermittlung der Beiträge von zentraler Bedeutung.

Als Arbeitgeber müssen Sie Meldungen an die Sozialversicherung bis auf wenige Ausnahmen elektronisch übermitteln. Dazu müssen Sie systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme (Lohnprogramme) oder systemuntersuchte Ausfüllhilfen verwenden.

Statusfeststellungsverfahren dienen der Feststellung, ob Auftragnehmer bzw. Arbeitnehmer eine selbständige Tätigkeit ausüben oder ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis besteht. Damit erhalten Sie als Auftraggeber bzw. Arbeitgeber Rechtssicherheit und vermeiden Probleme, wie beispielsweise Beitragsnachforderungen im Zusammenhang mit Betriebsprüfungen.

Alle Arbeitgeber führen zusätzlich zu den Sozialversicherungsbeiträgen die Umlage U2 ab. Damit werden die finanziellen Belastungen für die Mutterschutzleistungen auf die Arbeitgeber solidarisch verteilt. Für ihre Aufwände haben die teilnehmenden Arbeitgeber einen Anspruch auf Erstattung gegenüber den Krankenkassen oder der Minijob-Zentrale.

Beim Umzug eines Beschäftigungsbetriebs oder bei Änderung der davon abweichenden Postanschrift müssen Sie diese Änderungen der Adressdaten der Bundesagentur für Arbeit (BA) sowie, falls es sich um eine Hauptbetriebsnummer handelt, den aktiven Einzugsstellen der gesetzlichen Krankenkassen unverzüglich elektronisch mitteilen. Die BA verteilt die mitgeteilten Änderungen an die anderen Sozialversicherungsträger. Eine gesonderte Mitteilung kann an den Unfallversicherungsträger erforderlich sein.

Bei Unfällen können die Krankenkassen oder die Unfallversicherungsträger zuständig sein. Die gesetzliche Unfallversicherung ist bei Arbeits- und Wegeunfällen zuständig. Dabei ist maßgeblich, ob sich der Unfall eines Versicherten infolge einer versicherten Tätigkeit ereignet hat. In diesen Fällen müssen Sie als Arbeitgeber häufig eine Unfallanzeige erstatten.

Unständig Beschäftigte sind Arbeitnehmer, die bei einem oder mehreren Arbeitgebern für sehr kurze Zeit tätig sind. Das Arbeitsverhältnis muss unter einer Woche dauern und bezieht sich auf eine bestimmte Arbeitsleistung. Unständig Beschäftigte sind sozialversicherungspflichtig, wenn sie diese Beschäftigungsform hauptberuflich ausüben. Sie als Arbeitgeber müssen bei einer unständigen Beschäftigung einige Besonderheiten beachten.

In der gesetzlichen Unfallversicherung sind die bisherigen trägerspezifischen Mitgliedsnummern als Ordnungskennzeichen seit 1. Januar 2023 auf bundesweit einheitliche Unternehmensnummern umgestellt. Die Unternehmensnummer gehört grundsätzlich zu den wesentlichen Voraussetzungen, um als Arbeitgeber tätig zu werden.