Die Jahresmeldung für die Rentenversicherung ist für Ihre Beschäftigten von großer Bedeutung. Gehen doch die von Ihnen gemeldeten Werte in das Rentenkonto ein und bilden später die Grundlage für die Berechnung der Rente. Deshalb achten viele Beschäftigte auch darauf, dass sie ihre Jahresmeldung vom Arbeitgeber erhalten.

Man kann mal etwas vergessen…

Gerade zum Jahreswechsel gibt es im Personalbüro und bei der Abrechnung vieles zu beachten und zu tun. Da kann es schon mal passieren, dass die eine oder andere Meldung vergessen wird.

Nach den nun verstrichenen Abgabeterminen wäre es sinnvoll einmal zu prüfen, ob wirklich alles erledigt worden ist. Das gilt ganz besonders für die Jahresentgeltmeldung und die UV-Jahresmeldung. Beide waren Mitte Februar fällig.

Was passieren kann, wenn man nichts macht

Im Idealfall und gemäß den Pflichten eines Arbeitgebers, sollten die Meldungen pünktlich zu oder besser vor der Frist an den entsprechenden Sozialversicherungsträger übermittelt worden sein. Aber natürlich kommt es immer wieder vor, dass mal eine Meldung gar nicht abgegeben wird. Bei der Jahresmeldung gibt es dann – auf elektronischem Weg – eine Erinnerung der Einzugsstelle, also der Krankenkasse bzw. der Minijob-Zentrale. Die Einzugsstellen machen eine so genannte Vollständigkeitsprüfung. Stellen Sie dabei fest, dass eine Jahresmeldung fehlt, obwohl sie erforderlich gewesen wäre, gibt es eine entsprechende Meldung. Sie – als Arbeitgeber – haben dann die Gelegenheit die fehlende Meldung nachzuholen. Falls ein Arbeitgeber der Aufforderung nicht nachgeht, kann es unangenehm werden. Es können Zwangs- und Bußgelder drohen. Außerdem kann die Rentenversicherung eine außerordentliche Betriebsprüfung ansetzen, was für alle Beteiligten einen größeren Mehraufwand bedeutet.

Sinngemäß gilt das auch für fehlende UV-Jahresmeldungen. Hier ist allerdings der Beschäftigte nicht unmittelbar betroffen, da das keine Auswirkungen auf seinen Versicherungsschutz oder die Leistungshöhe hat.

Lieber selbst aktiv werden!

Sie haben festgestellt, dass Sie eine Meldung irrtümlich nicht abgegeben haben? Dann holen Sie das bitte schnellstens nach – ohne auf die Aufforderung der Einzugsstelle zu warten. Die Meldung können Sie entweder aus dem Entgeltabrechnungsprogramm heraus abgeben (soweit dies dafür zertifiziert ist) oder Sie nutzen das SV-Meldeportal für die Übermittlung der Daten.

Wann braucht es keine Jahresmeldung?

Eine Jahresmeldung ist grundsätzlich für alle über den Jahreswechsel hinaus bestehende Beschäftigungsverhältnisse abzugeben. In einigen wenigen Fällen ist sie aber nicht erforderlich:

• Sie nehmen zum 31. Dezember eine Abmeldung und zum 1. Januar eine Neuanmeldung vor, weil sich beispielsweise die Personengruppe oder die Beitragsgruppe geändert hat. Dann ist das Entgelt des vergangenen Jahres ja in dieser Abmeldung enthalten.
• Sie haben im Laufe des Vorjahres eine Unterbrechungsmeldung abgegeben und seitdem ist bis zum Jahresende kein beitragspflichtiges Entgelt mehr angefallen. Das kann beispielsweise bei einer längeren Krankheit und dem Bezug von Krankengeld der Fall sein.
• Es handelt sich um einen wegen Kurzfristigkeit versicherungsfreien Minijob. Auch wenn dieser über den Jahreswechsel hinaus besteht, ist keine Jahresmeldung abzugeben. Denn hierfür werden ja keine Rentenversicherungsbeiträge gezahlt und in den Meldungen wird als Beitragsgruppe immer „0000“ eingetragen. Das gilt aber nicht für Minijobber, die wegen der Geringfügigkeit des Entgelts versicherungsfrei sind. Denn dafür zahlen Sie ja zumindest den Pauschalbeitrag von 15 Prozent – unabhängig davon, ob der Minijobber sich von der Rentenversicherungspflicht hat befreien lassen oder nicht.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Lesen Sie mehr zum Thema in unserem Steckbrief Jahresmeldungen. Sie erfahren hier kurze Erläuterungen und Unterschiede zu den Meldegründen 50, 92 und dem UV-Lohnnachweis.