Seit dem 1. Juli 2025 ist das digitale Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) für Arbeitgeber verpflichtend. Es ersetzt das bis dahin geltende vereinfachte Nachweisverfahren. Das dient der automatisierten Ermittlung von Beitragsabschlägen oder -zuschlägen in der sozialen Pflegeversicherung auf Basis der Elterneigenschaft und Kinderanzahl von Beschäftigten. Damit wird die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder automatisiert abgefragt.

Welche Verpflichtungen haben Sie als Arbeitgeber?

Für alle bestehenden Beschäftigungsverhältnisse müssen Sie bis zum 31. Dezember 2025 einen so genannten Initialabruf vornehmen. Damit ist sichergestellt, dass Sie mit den zutreffenden Daten arbeiten und über künftige Änderungen informiert werden.

Bei Neueinstellungen müssen Sie innerhalb von sieben Tagen eine Abfrage vornehmen. Bei Ende der Beschäftigung nehmen Sie eine Abmeldung vor – zusätzlich zur „normalen“ Abmeldung nach der DEÜV.

Ergeben sich abweichende Daten (z. B. bei steuerlich nicht erfassten Kindern) müssen Sie, wie zuvor bereits auch, eigene Nachweise verwenden und diese in den Entgeltunterlagen elektronisch dokumentieren.

Zur Erinnerung: Beitragsreform seit 2023

Seit dem 1. Juli 2023 sind in der sozialen Pflegeversicherung Beitragssatzabschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind in Höhe von jeweils 0,25 Beitragssatzpunkten eingeführt worden. Grundlage hierfür ist das Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz (PUEG). Versicherte ohne Kinder müssen schon lange einen Beitragszuschlag zahlen. Wegen der Komplexität des Verfahrens galt bis zum 30. Juni 2025 ein vereinfachtes Nachweisverfahren, bei dem die Erklärung des Beschäftigten ausreichte, um die zutreffenden Abschläge zu ermitteln.

So funktioniert das digitale Verfahren DaBPV

Als Arbeitgeber melden Sie Ihre Beschäftigten über das SV-Meldeportal oder Ihr Entgeltabrechnungssystem – soweit dieses dafür zugelassen und zertifiziert ist. Ihre Anfrage wird an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) gesendet und von dort an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weitergeleitet.

Das BZSt prüft anhand der steuerlichen Identifikationsnummer (Steuer-ID) Ihrer Beschäftigten die Elterneigenschaft und ermittelt die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder.

Die ebenfalls elektronisch übermittelte Antwort enthält:

• Die Anzahl der Kinder (berücksichtigt bis zum 25. Lebensjahr)
• Gültigkeitszeiträume
• Proaktive Meldungen bei Änderungen (z. B. Geburt, Adoption)

Das bedeutet, dass Sie automatisch eine Meldung erhalten, wenn bei Ihrem Beschäftigten ein weiteres Kind zu berücksichtigen ist.

Welche Kinder werden nicht erfasst?

Über das Verfahren können nur Kinder gemeldet werden, die auch steuerlich erfasst worden sind. Andere werden bei der Übermittlung nicht berücksichtigt. Das kann zum Beispiel der Fall sein bei

• Adoptiv- oder Pflegekindern ohne steuerliche Erfassung,
• Stiefkindern,
• Kindern im Ausland,
• Kindern, die vor 2011 geboren wurden und nicht gemeldet sind.

Trotzdem besteht ggf. der Anspruch auf Beitragsminderung in der Pflegeversicherung. Sie als Arbeitgeber müssen für fehlende oder abweichende Daten dann individuelle Nachweise von Ihrem Beschäftigten abfordern und diese in den Entgeltunterlagen elektronisch dokumentieren. Und das sind mögliche Nachweise:

Personenkreis	Nachweis
Adoptiv-, Pflege- oder Stiefkinder	z. B. Adoptionserklärung, Bestätigung vom Jugendamt
Kinder, die steuerlich nicht erfasst sind	offizielle Geburts- oder Meldebescheinigungen
Kinder im Ausland	ausländische Urkunden und deutschsprachige Übersetzung
Geboren vor 2011, nicht gemeldet	Ergänzende Familienstandsmitteilung oder Nachweis vom Finanzamt

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Lesen Sie bitte auch unseren Steckbrief Elterneigenschaft und Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung.

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