Der Jahreswechsel ist für die Sozialversicherung immer ein bedeutsames Datum. Nicht nur, dass sich dann regelmäßig die Grenzwerte und mitunter auch die Beitragssätze ändern, sondern es werden auch die Jahresmeldungen für die Beschäftigten fällig.

Für wen muss ich eine Jahresmeldung abgeben?

Grundsätzlich müssen Sie als Arbeitgeber für jeden Beschäftigten eine Jahresentgeltmeldung für die Rentenversicherung abgeben, der über das Jahresende hinaus bei Ihnen beschäftigt ist. Damit bescheinigen Sie das Entgelt, von dem die Beiträge zur Rentenversicherung entrichtet wurden. Es gibt aber Ausnahmen:

Eine Jahresmeldung ist nicht erforderlich, wenn Sie zum Jahreswechsel eine Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung oder eine Ummeldung vorgenommen haben, beispielsweise wegen einer Änderung in der Beitragsgruppe oder im Personenkreis. Denn dann ist das zu meldende Entgelt ja in der Abmeldung zum 31. Dezember enthalten.

Die Jahresmeldung entfällt auch, wenn Sie im alten Jahr eine Unterbrechungsmeldung abgegeben haben, zum Beispiel wegen Krankengeldbezugs, und seitdem bis zum Jahresende kein weiteres beitragspflichtiges Entgelt angefallen ist.

Weitere wichtige Ausnahme: Bei kurzfristigen, versicherungsfreien Minijobs gibt es keine Jahresentgeltmeldung, einfach weil keine Rentenversicherungsbeiträge anfallen. Die An- und Abmeldung geben Sie ja auch mit der Beitragsgruppe „0000“ ab. Das gilt nicht für die geringfügig entlohnten Minijobber, denn für die zahlen Sie ja zumindest den pauschalen Arbeitgeberbeitrag. Auch wenn sich Ihr Beschäftigter von der Rentenversicherungspflicht hat befreien lassen.

Welches Entgelt muss ich melden?

Eintragen müssen Sie grundsätzlich das Arbeitsentgelt, von dem Rentenversicherungsbeiträge entrichtet wurden. Besteht keine Rentenversicherungspflicht, beispielsweise weil der Mitarbeiter in einer berufsständischen Versorgungskasse versichert und daher von der gesetzlichen Rentenversicherung befreit ist, geben Sie das Entgelt an, dass bei Rentenversicherungspflicht beitragspflichtig gewesen wäre.

Eine Besonderheit gibt es bei Beschäftigten innerhalb des sozialversicherungsrechtlichen Übergangsbereichs, auch Midijob genannt, also mit einem Entgelt zwischen 538 Euro und 2.000 Euro monatlich. Hier müssen Sie neben dem beitragspflichtigen Entgelt auch das ungekürzte Entgelt angeben, aus dem Sie mit Hilfe der Umrechnungsformel (Faktor „F“) das geringere beitragspflichtige Entgelt errechnet haben.

Und die Unfallversicherung?

Neben der Jahresmeldung für die Rentenversicherung müssen Sie eine UV-Jahresmeldung für die gesetzliche Unfallversicherung abgeben. Die Jahresmeldung UV müssen Sie mit dem Abgabegrund (DEÜV-Verfahren) „92“ zusätzlich zum Lohnnachweis abzugeben. Sie dient der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger und nicht als Grundlage für die Beitragsberechnung der Berufsgenossenschaft.

In der UV-Jahresmeldung müssen Sie angeben:

• Betriebsnummer der Berufsgenossenschaft
• Unternehmensnummer
• Gefahrtarifstelle
• unfallversicherungspflichtiges Entgelt der Beschäftigten

Bitte beachten Sie, dass in der Unfallversicherung teils deutlich höhere Beitragsbemessungsgrenzen als in der Rentenversicherung gelten. Diese sind je nach Berufsgenossenschaft unterschiedlich und dort in der Satzung geregelt.

Und die Termine?

Die Jahresmeldung zur Rentenversicherung müssen Sie bis spätestens 15. Februar des Folgejahres abgeben. Die UV-Jahresmeldung wird einen Tag später, also am 16. Februar fällig. Fällt ein solcher Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verlängert sich die Abgabefrist auf den nächsten Werktag. Das ist aber in diesem Jahr nicht der Fall.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Lesen Sie bitte ergänzend unseren Steckbrief Jahresmeldungen. Für die Unfallversicherung sind auch die Steckbriefe Lohnnachweis digital  und Unternehmensnummer relevant. Alle wichtigen Abgabetermine finden Sie auch in unserem Überblick, den Sie sich als PDF herunterladen können.