Ein Mitarbeiteraustritt kann viele Gründe haben. Es gibt eher unproblematische, wie etwa einen Pensionsantritt oder den simplen Fall eines Arbeitgeberwechsels. Aber auch kritische Anlässe, wie eine Kündigung durch den Arbeitgeber können der Grund sein. Was Sie auf keinen Fall vergessen sollten: Die Art und Weise der Verabschiedung des Mitarbeiters aus dem Unternehmen ist wichtig.

Offboarding: Trennung mit Respekt

Wenn ein Mitarbeiter sein Arbeitsverhältnis bei Ihnen kündigt, kann es dafür viele Gründe geben. Fragen Sie einfach danach und versuchen Sie, den wirklichen Grund zu erfahren. Sicher, der Rentenbeginn, die Übernahme der Pflege eines nahen Angehörigen oder die Betreuung eines Kindes sind eher unkritische Gründe. Trotzdem sollten Sie vom Ausscheidenden möglichst respektvoll verabschieden, denn vielleicht können Sie ja zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf eine neue Tätigkeit der Fachkraft bauen.

Aber auch wenn man aus anderen, eher kritischen Gründen auseinandergeht, sollte das möglichst respektvoll erfolgen. Denn negative Erzählungen eines ehemaligen Mitarbeiters im Freundeskreis oder in den sozialen Netzwerken können sich negativ auf die Chance auswirken, neue Fachkräfte für das Unternehmen zu rekrutieren.

Deshalb gilt: nicht nur der erste Eindruck ist entscheidend, sondern auch der letzte – denn der bleibt in Erinnerung.

Was beim Offboarding zu tun ist

Jeder ausscheidende Mitarbeiter hat das Recht auf ein wohlwollendes Zeugnis. Das sollten Sie zudem möglichst schnell zur Verfügung stellen, gerade, wenn der Betroffene eine neue Stelle suchen muss (z.B. bei einer betriebsbedingten Kündigung).

Die Arbeitspapiere sollten ebenfalls so schnell wie möglich übergeben werden, die letzte Entgeltabrechnung und die letzte Überweisung sollten Sie nicht hinauszögern. Wenn der Betroffene anschließend eine Sozialleistung, also beispielsweise Arbeitslosengeld, beziehen will, ist er auf die schnelle Ausstellung der notwendigen Bescheinigungen bzw. der Übermittlung der entsprechenden Daten an den Sozialleistungsträger durch Sie angewiesen.

Zu den auszuhändigenden Arbeitspapieren gehören insbesondere:

• Der Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
• Das Arbeitszeugnis, auf Wunsch ein qualifiziertes Zeugnis
• Die Urlaubsbescheinigung über den im Kalenderjahr gewährten oder in bar abgegoltenen Urlaub
• Soweit vorhanden, Dokumente zur betrieblichen Altersversorgung

Wichtig ist auch die Abmeldung bei der Einzugsstelle, also der Krankenkasse. Diese wird sich dann um den weiteren Krankenversicherungsschutz kümmern. Bei einem Ausscheiden wegen Rente haben Sie zwar in der Regel bereits eine Vorabbescheinigung über die voraussichtliche Entgelthöhe der letzten drei Monate abgegeben, trotzdem ist die endgültige Entgeltmeldung wichtig.

Ein guter Zug ist die „offizielle“ Verabschiedung durch die Führungskraft oder – je nach Unternehmensgröße – die Geschäftsleitung. Auch das bleibt positiv als Wertschätzung in Erinnerung.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Informationen zu den notwendigen Meldungen finden Sie in unserem Steckbrief Meldungen.

Außerdem: Unser Frage-und-Antwort Katalog Austritt kann Ihnen allgemeine Informationen zu einem Mitarbeiteraustritt beantworten.