Endlich haben Sie eine neue Fachkraft für Ihr Unternehmen gewinnen können! Dass sie aus dem Ausland kommt, macht keinen Unterschied, der oder die neue Beschäftigte ist bestens qualifiziert und passt ins Team, das ist für Sie als Arbeitnehmer das Wichtigste. Nur kommt jetzt etwas Bürokratie auf Sie zu: Sie müssen das neue Teammitglied unter anderem bei den Trägern der Sozialversicherung anmelden. Was ist dabei zu beachten?

Vor der Einstellung

Bevor Sie einen ausländischen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie unbedingt prüfen, ob er eine entsprechende Arbeitserlaubnis (Aufenthaltstitel) hat. Hat er sie nur beantragt, liegt aber noch keine Erlaubnis vor, dürfen Sie ihn auf keinen Fall beschäftigen – sonst drohen ggf. hohe Bußgelder wegen illegaler Beschäftigung! Informationen zu den erforderlichen Aufenthaltstiteln und wie Sie die Arbeitserlaubnis ggf. beantragen können, finden Sie in einem Merkblatt der Bundesagentur für Arbeit.

Ist diese Hürde genommen, brauche Sie noch weitere Daten. Für die korrekte Abführung beispielsweise die steuerliche Identifikationsnummer. Wie Sie diese bekommen und was Sie dabei beachten müssen, können Sie beim Bundeszentralamt für Steuern erfahren.

Die Rentenversicherungsnummer beantragen

Hat Ihr Beschäftigte noch keine deutsche Rentenversicherungsnummer, müssen Sie diese beantragen. Das erledigen Sie, wenn Sie ihn bei der Krankenkasse anmelden. Diese prüft automatisch, ob bereits eine Rentenversicherungsnummer vergeben wurde. Falls nicht, wird sie beantragt.

Damit das funktioniert, müssen Sie beim Anmelden einige zusätzliche Angaben machen. So kann die Rentenversicherung prüfen, ob bereits einmal eine Nummer vergeben wurde, oder eine neue Rentenversicherungsnummer ausgegeben werden muss. Erforderlich sind die folgenden Daten:

  • Name
  • Geburtsname, wenn dieser vom Familiennamen abweicht
  • Geburtsort
  • Geburtsdatum
  • Geschlecht (Schlüssel)
  • Staatsangehörigkeit (Schlüssel)

Mit diesen Daten ist eine eindeutige Identifikation des Beschäftigten sichergestellt. Die Krankenkasse meldet Ihnen nach der Vergabe der Rentenversicherungsnummer diese zurück, damit Sie diese in den Entgeltunterlagen speichern können.

Das gleiche Verfahren gilt im Übrigen auch für Auszubildende, die das erste Mal versicherungspflichtig arbeiten. Einige haben aber schon vorher eine Rentenversicherungsnummer über ihre Krankenkasse oder direkt bei der Rentenversicherung beantragt. 

Wie sich die Rentenversicherungsnummer zusammensetzt

In der Rentenversicherungsnummer sind einige Informationen gespeichert. Sie hat zwölf Stellen und setzt sich wie folgt zusammen:

  • Stelle 1-2: Nummer des Rentenversicherungsträgers
  • Stelle 3-4: Geburtstag des Versicherten
  • Stelle 5-6: Geburtsmonat des Versicherten
  • Stelle 7-8: Geburtsjahr des Versicherten
  • Stelle 9: Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens
  • Stelle 10-11: Seriennummer:  00-49 = männlich und 50-99 = weiblich oder unbestimmtes Geschlecht
  • Stelle 12: Prüfziffer

Ausnahmen

Es gibt natürlich Ausnahmen, etwa wenn ein Beschäftigter aus dem Ausland befristet nach Deutschland entsandt wird – dann gilt unter Umständen das Sozialversicherungsrecht seines Heimatlandes weiter und nicht das deutsche. Das kann aufgrund eines Sozialversicherungsabkommens oder durch die so genannte Einstrahlung der Fall sein. Wenn es nicht zur Versicherungspflicht kommt, benötigen Sie natürlich auch keine Versicherungsnummer.

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