Durch Corona hat sich die Arbeitswelt ungeheuer verändert. Vieles, das vorher schwierig oder undenkbar war, ist heute schon „normal“. Dazu gehört das Arbeiten von zu Hause oder von jedem anderen Ort. Das wird mit verschiedenen Begriffen bezeichnet, etwa Workation, hybrides Arbeiten, mobile Arbeit oder mobile working. Gemeint ist aber eigentlich immer dasselbe: Die Arbeit wird nicht an einem festen Büroarbeitsplatz beim Arbeitgeber, sondern irgendwo anders ausgeübt.

Mobiles Arbeiten in Deutschland

Wird die Arbeit von zuhause oder anderswo, aber innerhalb Deutschlands ausgeübt, gibt es im Grunde keine rechtlichen Probleme, weder im Steuer- noch im Sozialversicherungsrecht. Allerdings müssen die grundsätzlichen Anforderungen an den Arbeitsschutz auch bei der mobilen Arbeit beachtet werden. Beim klassischen Home-Office muss also beispielsweise ein geeigneter Arbeitsplatz (Schreibtisch, Stuhl, Monitor usw.) vorhanden sein.

Workation: Wenn es ins Ausland gehen soll

Möchte der Mitarbeiter seiner Arbeit vom Ausland aus nachgehen, ist natürlich erste Voraussetzung, dass Sie als Arbeitgeber damit einverstanden sind. Damit handelt es sich dann um eine Entsendung und es gilt noch weitere Dinge zu klären. Hier nur die wichtigsten:

Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis

Innerhalb Europas gibt es die Niederlassungs- und Beschäftigungsfreiheit. Jeder EU-Bürger (und einiger anderer Staaten) können sich in jedem Mitgliedsstaat niederlassen und dort arbeiten. Achtung! Was sie als Erstes prüfen sollten: Möchten Sie die Arbeit innerhalb der EU, eines EWR-Staates (Island, Liechtenstein, Norwegen) oder der Schweiz ausüben? Dann kommt es (nur) auf die Staatsbürgerschaft an. Die Freizügigkeit gilt nämlich nicht für Drittstaatsangehörige. Beschäftigen Sie beispielsweise einen indischen Mitarbeiter, so gilt dessen Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis in Deutschland nicht automatisch auch für andere Mitgliedsstaaten – da ist ggf. ein entsprechender Antrag, unter Umständen sogar ein Visum erforderlich.

Schwierig wird es auch, wenn ein deutscher oder europäischer Staatsbürger in ein Drittland geht, um dort zu arbeiten. Dann müssen Sie in jedem Fall prüfen, welche Genehmigungen im Vorwege beantragt werden müssen. Das gilt selbst dann, wenn die Einreise auch ohne Visum möglich ist – das schließt nämlich in der Regel nicht das Recht zur Arbeit ein.

Meldungen

Innerhalb der EU müssen Sie eine Entsendung vorher über das jeweilige Landesportal anmelden. Das hängt mit der EU-Entsenderichtlinie zusammen. Dadurch sollen illegale Beschäftigung und Verstöße gegen die Mindestlohnregelungen verhindert werden.

Sozialversicherung

Innerhalb Europas bleibt bei einer Entsendung für maximal 24 Monate (im Voraus befristet!) das deutsche Sozialversicherungsrecht weiterhin anwendbar. Als Nachweis, dass im Beschäftigungsstaat keine Versicherungspflicht entsteht, müssen Sie vor Beginn der Entsendung eine entsprechende Bescheinigung, den A1 beantragen. Diese Bescheinigung wird von der gesetzlichen Krankenkasse des Beschäftigten ausgestellt, sonst meist von der Rentenversicherung. Vergleichbare -bilaterale – Regelungen gibt es auch mit einer Reihe anderer Staaten. Mehr Informationen dazu finden Sie auf der Seite der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland – DVKA.

Leistungen

Wenn Sie einen Beschäftigten ins Ausland entsenden (auch wenn das auf dessen Wunsch geschieht!), müssen Sie als Arbeitgeber für eventuell anfallende Krankheitskosten im Ausland aufkommen. Zwar haben Sie einen Erstattungsanspruch gegenüber der deutschen gesetzlichen Krankenkasse Ihres Mitarbeiters, aber nur bis zu der Höhe, in der in Deutschland Kosten entstanden wären. Für den Rest müssen Sie selbst aufkommen, sofern keine (private) Restkostenversicherung besteht.

Steuerrecht

Steuerrechtlich kommt es darauf an, wie lange der Auslandsaufenthalt dauert. Die einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommen nennen in der Regel eine Grenze von 182 Tagen. Bleibt der Beschäftigte länger, kann sich die steuerliche Zuständigkeit ändern (Stichwort Lohnsteuerabzug!). Unter Umständen kann es sogar dazu führen, dass durch die Tätigkeit Ihres Mitarbeiters vor Ort ein so genannter steuerlicher Betriebssitz entsteht – das kann nicht nur aufwändig, sondern auch teuer werden.

Arbeitsrecht

In jedem Fall sollten Sie die Absprachen zur Arbeit im ausländischen Home-Office in einer schriftlichen Vereinbarung mit Ihrem Arbeitnehmer festhalten. Dazu gehören insbesondere die Übernahme von Kosten, Ihr Recht zur Beendigung des Auslandsaufenthalts und weitere Absprachen. Das erspart mögliche spätere Streitigkeiten.

Übrigens: Auch im Ausland sind Sie für Einhaltung der einschlägigen Arbeitsschutzregelungen verantwortlich. Entsprechende Grundsätze können Sie auch in die schriftliche Entsendevereinbarung aufnehmen.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Wenn Sie mehr wissen möchten, empfehlen wir Ihnen unsere Steckbriefe Entsendung und Beschäftigung im Ausland. Weitere Unterstützung finden Sie in unserem Frage-Antwort-Katalog Auslandseinsatz und Antragsverfahren.