Der Jahreswechsel ist naturgemäß eine der arbeitsreichsten Zeiten für Sie als Arbeitgeber. Denn die Abrechnung für den Monat Dezember stellt zugleich den Abschluss des Jahres dar. Und damit einher geht die Verpflichtung, für die Beschäftigten die Jahresmeldung zur Sozialversicherung auszustellen.
Manchmal können Sie es auch lassen…
Eine Jahresmeldung brauchen Sie nicht vorzunehmen, wenn
- seit der letzten Entgeltmeldung kein weiteres Entgelt hinzugekommen ist (zum Beispiel, weil seither ununterbrochen eine Arbeitsunfähigkeit mit Krankengeldbezug besteht),
- Sie zum Jahreswechsel eine Abmeldung oder Ummeldung (z. B. wegen einer Änderung der Beitragsgruppe) erstellen müssen,
- es sich um einen versicherungsfreien kurzfristigen Beschäftigten handelt.
In allen anderen Fällen müssen Sie die Jahresentgeltmeldung bis spätestens zum 15. Februar des Folgejahres an die Einzugsstelle übermitteln.
Achtung Märzklausel
Die Jahresmeldung ist nicht vollständig, wenn Sie in der Zeit vom 1. Januar bis 31. März eine Einmalzahlung leisten und diese zeitlich dem Vorjahr zugeordnet werden muss. Das ist dann der Fall, wenn sie im laufenden Jahr wegen Überschreitens der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze nicht in vollem Umfang beitragspflichtig ist (Märzklausel). Dann ändern Sie aber nicht die Jahresmeldung ab, sondern melden die Einmalzahlung mit einer Sondermeldung mit dem Abgabegrund „54“. Als Zeitraum geben Sie dann den 1.12. bis 31.12. des Vorjahres an.
Warum die Jahresmeldung zur Sozialversicherung so wichtig ist
Die Entgeltmeldungen des Arbeitgebers ist die Basis für die Rentenansprüche und deren Berechnung der Beschäftigten. Die Entgelte werden im Rentenkonto des Beschäftigten gespeichert und sind die Grundlage für die spätere Rentenhöhe. Fehlende Zeiten oder zu niedrig gemeldete Entgelte schmälern den Rentenanspruch.
Dann ist da noch die Unfallversicherung…
Die Meldung zur Rentenversicherung eignet sich nicht für die Übermittlung an die Unfallversicherung, weil die beitragspflichtigen Entgelte unterschiedlich sein können. Deshalb müssen Sie eine gesonderte UV-Jahresmeldung abgeben, die auch direkt an die Unfallversicherung übermittelt wird. Dafür nutzen Sie die neue Unternehmensnummer.
Spätester Abgabetermin hierfür ist immer der 16. Februar des Folgejahres.
Ausführliche Informationen zum digitalen Lohnnachweis für die Unfallversicherung finden Sie in einer Broschüre der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).
Unser Service für Sie im Informationsportal
Nutzen Sie gern unsere Steckbriefe Jahresmeldungen und Unternehmensnummer. Auch der Steckbrief Märzklausel ist zu empfehlen. Werfen Sie auch einen Blick auf die Übersicht aller Steckbriefe! Wir bieten zu über 60 Themen kompakte Informationen, die für Sie als Arbeitgeber relevant sind.
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