Ist ein Mitarbeiter arbeitsunfähig, müssen Sie als Arbeitgeber das Entgelt für längstens sechs Wochen weiterbezahlen. Außer bei kurzfristigen Arbeitsunfähigkeitszeiten von bis zu drei Tagen benötigen Sie dafür eine ärztliche Bescheinigung. Auch, damit Sie Ihre Aufwendungen gegebenen Falles über die Entgeltfortzahlungsversicherung abrechnen können.

Die elektronische Variante

Die Abfrage der Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der Krankenkasse ist für Sie als Arbeitgeber inzwischen obligatorisch. Die Arztpraxen und auch die Krankenhäuser übermitteln im Normalfall die Arbeitsunfähigkeitszeiten an die Krankenkasse. Diese stellt Ihnen dann einen entsprechenden Datensatz zur Verfügung, den Sie über Ihre Entgeltabrechnungsprogramm oder über das Meldeportal abrufen können.

Wann geht es nicht ohne Papier?

In einigen Fällen funktioniert die Übermittlung der Daten an die Krankenkassen (noch) nicht. Das gilt beispielsweise bei Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen, außer wenn sie von der Krankenkasse bezahlt werden. Diese Daten werden voraussichtlich ab 2025 übermittelt werden können.

Ist Ihr Arbeitnehmer privat krankenversichert, muss er ebenfalls eine schriftliche Bescheinigung abgeben, denn hier ist eine elektronische Abfrage nicht möglich.

Weitere, gesetzliche vorgesehene, Ausnahme sind Minijobs in Privathaushalten. Hier geht man davon aus, dass der Arbeitgeber nicht über die technische Infrastruktur verfügt, um eine Abfrage vorzunehmen. Denn die hier gilt ja ohnehin nicht das klassische Meldeverfahren, sondern es wird der so genannten Haushaltsscheck verwendet.

Wenn die Krankschreibung durch einen Arzt oder ein Krankenhaus im Ausland erfolgt, gibt es ebenfalls keine Datenübermittlung, weil diese gar nicht an die deutsche digitale Infrastruktur angeschlossen sind.

Dann gibt es noch die „Liegebescheinigung“

Eine so genannte „Liegebescheinigung“ wird in bestimmten Fällen von den Krankenhäusern ausgestellt. Diese wurde bis zur Einführung der eAU als Nachweis der Arbeitsunfähigkeit durch den Krankenhausaufenthalt genutzt. Für Sie als Arbeitgeber hat diese Bescheinigung aber nur noch eine mittelbare Bedeutung. Sie wird nämlich im Wesentlichen in zwei Fällen ausgestellt: Einmal für die Krankengeldzahlung durch die Krankenkasse und bei einem Krankenhausaufenthalt wegen einer komplikationslosen Organspende. Dann braucht die Krankenkasse diese Bescheinigung, um sie für die Übermittlung im Rahmen der elektronischen Abfrage durch den Arbeitgeber bereitzustellen.

eAU beim Krankenkassenwechsel

Es kann vorkommen, dass in die Arbeitsunfähigkeit ein Krankenkassenwechsel fällt. Dann ist natürlich die Frage, an welche Kasse Sie als Arbeitgeber die Abfrage der eAU richten müssen. Grundsätzlich sollte die Abfrage an die neue Krankenkasse erfolgen, denn diese erhält die notwendigen Daten von der bisherigen Kasse elektronisch übermittelt und kann daher Ihre Anfrage beantworten. Liegen diese noch nicht vor, erfolgt eine Weiterleitung Ihrer Anfrage an die bisherige Kasse.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Auf unserer Seite Datenaustausch elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU) finden Die sie die Dokumente, die diesen Datenaustausch behandeln.