Bei aller Sorgfalt kann es trotzdem immer einmal vorkommen, dass für Mitarbeiter zu viel Beiträge zur Sozialversicherung abgeführt wurden. In diesem Fall ist eine Rückerstattung vorgesehen. Dafür gibt es verschiedene Wege. Aber welcher ist der Richtige?

Verrechnung der Beiträge geht am schnellsten

Wenn der Arbeitgeber die zu viel gezahlten Beiträge selbst berechnet und verrechnet, geht das natürlich am schnellsten. Oft auch am einfachsten, wenn die Korrektur über das Gehaltsprogramm erfolgt und die Erstattung einfach mit der nächsten Monatsabrechnung verrechnet wird. Aber das ist nur in bestimmten Grenzen zulässig. Alternativ können die Beiträge über einen klassischen Erstattungsantrag zurückgefordert werden, die Entscheidung liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber.

Bei der Verrechnung wird entweder im Beitragsnachweis für den laufenden Monat die Differenz aus den Vormonaten berücksichtigt, oder die fehlerhaften Beitragsnachweise der vergangenen Monate werden storniert und mit den richtigen Werten neu übermittelt.

Fristen einer Rückerstattung beachten

Ob eine Verrechnung zulässig ist, richtet sich nach dem Grund der Überzahlung. Wurden Beiträge in voller Höhe irrtümlich entrichtet, etwa weil gar keine Versicherungspflicht bestanden hat, kann eine Verrechnung nur innerhalb von sechs Monaten erfolgen.

War nur ein Teil der Beiträge fälschlicherweise abgeführt worden, zum Beispiel weil Teile des Arbeitsentgelts beitragsfrei waren, kann die Korrektur durch Verrechnung sogar innerhalb von zwei Jahren vorgenommen werden.

Was sonst noch wichtig ist

• Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmeranteil, der irrtümlich abgezogen wurde, dem Beschäftigten auch wieder gutgeschrieben wird.
• Bei der Verrechnung in voller Höhe muss der Beschäftigte schriftlich erklären, dass er keine Leistungen in Anspruch genommen hat.
• Wird nur ein Teil der Beiträge verrechnet, muss sichergestellt sein, dass die zu hohen Beiträge nicht in die Berechnung von (Geld-)Leistungen eingeflossen sind.
• Für Zeiträume, für die bereits eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung stattgefunden hat, ist eine Verrechnung nicht zulässig – außer das ist im Prüfbericht ausdrücklich vorgesehen.

Erstattungsantrag geht immer

Wenn die Verrechnung nicht möglich ist, oder der Arbeitgeber dies nicht möchte, können die Beiträge im Rahmen eines Erstattungsantrags zurückgefordert werden. Empfänger des Antrags ist immer die Einzugsstelle, also entweder die Krankenkasse, an die die Beiträge gezahlt wurden oder – bei Minijobs – die Minijob-Zentrale. Wenn die Einzugsstelle die Erstattung im Einzelfall nicht selbst vornehmen kann, gibt sie den Antrag an die dann zuständige Stelle, also in der Regel den Rentenversicherungsträger oder die Bundesagentur für Arbeit weiter.

Die Erstattungsanträge finden Sie auf den Internetseiten der jeweils zuständigen Einzugsstelle.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Die Grundsätze für die Erstattung können Sie sich ansehen unter Gemeinsame Grundsätze für die Auf- bzw. Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung. Dort ist auch der Mustervordruck für den Erstattungsantrag als Anlage enthalten. Außerdem könnte der Steckbrief Meldungen auch interessant für Sie sein.