Sie möchten als Existenzgründer oder frisch gebackener Selbstständiger den nächsten Schritt gehen und erstmals Mitarbeiter beschäftigen? Wenn ein Neu-Arbeitgeber das erste Mal einen Beschäftigten einstellen möchten, gibt es schon im Vorfeld viel zu tun. Neben den arbeits- und steuerrechtlichen Fragen muss für die Sozialversicherung vieles angeschoben werden.

Sie brauchen als Erstes diese Nummern

Um als Arbeitgeber die notwendigen Meldungen abgeben und die Beiträge zahlen zu können, brauchen Sie zuallererst eine Unternehmensnummer und eine Betriebsnummer. Wichtig: Die Unternehmensnummer ist Vorrausetzung für die Beantragung der Betriebsnummer.
Die Unternehmensnummer erhalten Sie bei der gesetzlichen Unfallversicherung, also der zuständigen Berufsgenossenschaft. Melden Sie sich dort als Arbeitgeber an und Sie erhalten die Unternehmensnummer mitgeteilt.
Die Betriebsnummer wird von der Bundesagentur für Arbeit beim dortigen Betriebsnummernservice vergeben und stellt Ihr Identifikationsmerkmal als Arbeitgeber für alle Sozialversicherungsträger dar.

Die Anmeldung

Mittels der Betriebsnummer können Sie dann die notwendigen Meldungen für die Sozialversicherung abgeben. Hierfür ist die elektronische Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben. Die Meldungen können entweder aus einem geprüften und dafür zugelassenen Entgeltabrechnungsprogramm erfolgen oder über das Onlineportal SV-Meldeportal. Natürlich können Sie diese Aufgabe auch von Ihrem Steuerberater erledigen lassen.

Für die Anmeldung benötigen Sie die Rentenversicherungsnummer Ihres neuen Mitarbeiters. Falls Ihnen diese nicht bekannt ist, können Sie sie elektronisch bei der Rentenversicherung abfragen. Ihr Mitarbeiter muss Ihnen noch mitteilen, bei welcher Krankenkasse er versichert ist bzw. sein möchte. Dann übermitteln Sie die Anmeldung an diese Krankenkasse. Ausnahme: Handelt es sich um einen Minijob, also mit einem monatlichen Entgelt von nicht mehr als 556 Euro, so ist hierfür nicht die Krankenkasse, sondern die Minijob-Zentrale zuständig.

Reguläre Beiträge eines Beschäftigten

Als Arbeitgeber müssen Sie das beitragspflichtige Entgelt feststellen, die Beiträge berechnen und den Arbeitnehmeranteil vom Lohn einbehalten. Alle Beiträge (außer den Beiträgen zur Unfallversicherung) erfassen Sie in einem monatlichen Beitragsnachweis, den Sie zu bestimmten Fälligkeitstagen an die Einzugsstelle elektronisch übermitteln müssen. Dorthin zahlen Sie dann auch die Beiträge – die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge leitet die Krankenkasse dann weiter an die jeweiligen Empfänger.

Neben den klassischen Sozialversicherungsbeiträgen, also zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung müssen Sie die Umlagen U1 (nur bei nicht mehr als 30 Mitarbeitern) für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und U2 (Aufwendungen bei Mutterschaft) sowie die Insolvenzgeldumlage entrichten. Die Umlagen zahlen Sie allein, während bei den anderen Beiträgen in der Regel der Beschäftigte die Hälfte des Beitrags tragen muss. Hiervon gibt es allerdings ausnahmen, beispielsweise im Übergangsbereich mit einem regelmäßigen Entgelt von nicht mehr als 2.000 Euro.

Jährliche Meldungen

Neben den laufenden Meldungen im Jahresverlauf gibt es auch Pflichtmeldungen, die einmal jährlich abzugeben sind, abhängig vom Beschäftigungsstatus der Mitarbeitenden:

• UV-Jahresmeldung: Diese Meldung muss für alle sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten jährlich an den Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse) übermittelt werden – unabhängig davon, ob ein Arbeitsunfall vorlag oder nicht. Sie dient unter anderem der Beitragsberechnung zur gesetzlichen Unfallversicherung.
• Jahresmeldung zur Sozialversicherung (Meldegrund 50): Diese Meldung ist ebenfalls jährlich für alle sozialversicherungspflichtig Beschäftigten zu übermitteln. Sie enthält Informationen über das im Kalenderjahr erzielte Bruttoarbeitsentgelt und die Beschäftigungsdauer. Die Meldung erfolgt elektronisch im Rahmen des DEÜV-Meldeverfahrens.

Hinweis: Bei kurzfristig Beschäftigten oder Minijobbern entfällt die Jahresmeldung mit Meldegrund 50, da bei ihnen keine durchgehende Versicherungspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung besteht. In solchen Fällen sind andere Meldungen (z. B. Abmeldung mit Meldegrund 30) relevant. Lesen Sie dazu unseren Steckbrief Jahresmeldungen.

Eine Auflistung der Meldegründe finden Sie unter dem Steckbrief Meldegründe.

Erstattungsverfahren: Sie haben die Wahl

Unternehmen mit regelmäßig nicht mehr als 30 Beschäftigten nehmen automatisch an der Entgeltfortzahlungsversicherung U1 teil. Diese ersetzt einen Teil Ihrer Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Die meisten Kassen bieten in ihrer Satzung unterschiedliche Erstattungssätze (z.B. 50 Prozent, 70 Prozent und 80 Prozent) an (80 Prozent ist der gesetzlich vorgesehene Erstattungssatz) mit entsprechend unterschiedlichen Umlagesätzen (Beitragssätzen) an.

Dann müssen Sie sich für einen dieser Erstattungssätze entscheiden. Ihre Entscheidung bleibt für das laufende Kalenderjahr bestehen. Zum Jahreswechsel können Sie bei Bedarf wieder einen anderen Erstattungssatz wählen.

Unser Service für Sie im Informationsportal

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