Arbeitnehmer sind auf die Zahlung des Arbeitsentgelts angewiesen, um ihren Lebensunterhalt sicherzustellen. Wenn ein Beschäftigter aufgrund einer Erkrankung aber arbeitsunfähig ist, müssen Sie als Arbeitgeber in den meisten Fällen trotzdem weiterzahlen. Allerdings längstens für sechs Wochen – es sei denn, ein Tarifvertrag sieht eine längere Entgeltfortzahlung vor.

Arbeitsunfähigkeit: Wann besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung?

Ausnahmen gibt es bei einer auf nicht mehr als vier Wochen befristeten Beschäftigung. Dann entsteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Auch wenn die Beschäftigung nicht befristet ist, besteht in den ersten vier Wochen kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Dann tritt in der Regel die Krankenkasse mit Krankengeld ein. Allerdings ist der Anspruch gegen Sie als Arbeitgeber damit nicht vom Tisch. Sie müssen dann ab der fünften Woche der Beschäftigung das Entgelt für längstens sechs Wochen fortzahlen. Die vierwöchige Wartezeit verkürzt also den eigentlichen Anspruch nicht.

Arbeitsunfähigkeit bei gleicher Krankheit

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht für längstens sechs Wochen innerhalb von zwölf Monaten für dieselbe Krankheit. Bei verschiedenen Krankheiten gibt es mehrfach einen sechswöchigen Anspruch. Die sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit bei einer Krankheit müssen nicht zusammenhängend verlaufen, es muss sich aber wirklich um dieselbe Erkrankung handeln. So wird es sich beispielsweise bei einem grippalen Infekt in der Regel nicht um dieselbe Krankheit handeln, auch wenn die Diagnose dieselbe ist. Eine Ausnahme gibt es: Liegen zwischen zwei Erkrankungen mindestens sechs Monate, wird die frühere Arbeitsunfähigkeit nicht angerechnet, es beginnt ein neuer zwölf-Monats-Zeitraum.

Keine Auskunft zur Diagnose

Als Arbeitgeber haben Sie kein Recht, die Diagnose zu erfahren, aufgrund der Ihr Mitarbeiter arbeitsunfähig geschrieben ist. Die Bescheinigung des Arztes, die Sie inzwischen ja auf elektronischem Weg erhalten, enthält deshalb auch keine Befunde oder Diagnosen. Für die Beurteilung, ob es sich um dieselbe Krankheit handelt, sind Sie deshalb auf die Information der Krankenkasse angewiesen. Die Kasse kann in der Regel anhand der Diagnosen beurteilen, ob es sich um dieselbe Krankheit handelt oder nicht. Im Zweifel wird sie beim behandelnden Arzt nachfragen.

Wie und wann kann ich bei der Krankenkasse anfragen?

Die Anfrage, ob Sie frühere Arbeitsunfähigkeitszeiten Ihres Arbeitnehmers anrechnen können, müssen Sie auf elektronischem Weg (DTA EEL – Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen nach § 107 SGB IV) stellen. Dafür gibt es allerdings einige Voraussetzungen:

• Sie müssen für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arztes (oder Krankenhausen) vorliegen haben.
• Der Arbeitnehmer ist im letzten halben Jahr schon einmal arbeitsunfähig gewesen. Dafür erhalten Sie eine ärztliche Bescheinigung haben und Sie vermuten einen Zusammenhang mit der aktuellen Erkrankung.
• Die bisherigen – möglicherweise anzurechnenden – Arbeitsunfähigkeiten betragen zusammen mit der aktuellen Erkrankung mindestens 30 Tage.

Wichtig! Das Verfahren funktioniert nur, wenn Ihr Beschäftigter bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert ist. Die Rückmeldung der Krankenkasse erfolgt nach der Prüfung ebenfalls elektronisch. Anhand der gemeldeten Daten können Sie dann über den Anspruch auf Entgeltfortzahlung entscheiden.

Manchmal gibt es Geld zurück

Nicht zu vergessen: Für kleinere Betriebe mit bis zu 30 Arbeitnehmern gibt es die Entgeltfortzahlungsversicherung (U1). Die erstatten Ihnen – je nach gewähltem Erstattungssatz – bis zu 80 Prozent Ihrer Aufwendung, einschließlich der Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungsbeiträgen. Die Umlage- und Erstattungssätze richten sich nach den Satzungsbestimmungen der einzelnen Krankenkasse und können daher unterschiedlich sein.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Zur Vertiefung empfehlen wir Ihnen unseren Frage-Antwort-Katalog Krankheit, den Steckbrief Krankheit und den Steckbrief U1-Verfahren (Krankheit), der sich mit der Entgeltfortzahlungsversicherung beschäftigt.