Unternehmen mit regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmern nehmen an der Entgeltfortzahlungsversicherung bei Krankheit, der U1 teil. Sie erhalten dann im Falle eines Falles einen Teil ihrer Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung bei Krankheit erstattet. Dafür zahlen sie einen Umlagesatz. Die meisten Krankenkassen, bei denen die Entgeltfortzahlungsversicherung angesiedelt ist, bieten mehrere unterschiedlich hohe Erstattungssätze und damit unterschiedliche Umlagesätze an. Die richtige Wahl kann dem Unternehmen bares Geld sparen.

Der Grundsatz der Erstattung

Als Grundsatz gilt: Je höher der Krankenstand im Unternehmen ist, umso höher sollte der Erstattungssatz gewählt werden. Das erhöht zwar die monatlichen Kosten durch einen höheren Umlagesatz, dafür erhält das Unternehmen aber einen größeren Teil seiner Aufwendungen erstattet. Der gesetzliche Erstattungssatz beträgt 80 Prozent der Aufwendungen. Die Kassen können in ihren Satzungen hiervon nach unten abweichen, eine höhere Erstattung ist nicht zulässig. Aber auch nach unten sind Grenzen gesetzt, der niedrigste Erstattungssatz beträgt derzeit 40 Prozent der Aufwendungen. Zuständig ist immer die Krankenkasse, bei der der Beschäftigte versichert ist. Ist er nicht gesetzliche krankenversichert, ist die Kasse zuständig, an die der Arbeitgeber die Rentenversicherungsbeiträge abführt.

Achtung Ausnahme! Für Minijobber ist die Minijobzentrale zuständig – auch für die Entgeltfortzahlungsversicherung. Die Minijobzentrale bietet nur den gesetzlichen Erstattungssatz von 80 Prozent an, eine Wahlmöglichkeit besteht in diesem Fall nicht.

Wann und wie kann ich einen anderen Erstattungssatz wählen?

Die erste Wahlmöglichkeit besteht, wenn Sie den ersten Beschäftigten bei einer Krankenkasse anmelden. Dann sind Sie dort „neues“ Mitglied in der Entgeltfortzahlungsversicherung und haben die Wahl. Wenn Sie sich nicht äußern, wird automatisch der Erstattungssatz angewandt, der von der Kasse als „Standard-Erstattungssatz“ festgelegt wurde.

Dann können Sie wieder zum Jahreswechsel wählen. Spätestens bis zur Fälligkeit des Januar-Beitrags muss Ihr Antrag bei der Krankenkasse eingegangen sein. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 29. Januar 2025. Sie können die Entscheidung für jede einzelne Kasse unterschiedlich treffen, zumal diese ja auch unterschiedliche Erstattungssätze haben können.

Aber Achtung! Die einmal getroffene Wahl bleibt für das ganze Kalenderjahr bestehen. Auch wenn Sie vielleicht einen niedrigen Erstattungssatz gewählt haben und sich plötzlich der Krankenstand in Ihrem Unternehme stark erhöht, ist eine unterjährige Veränderung nicht möglich.

Welche Erstattungs- und Umlagesätze die einzelnen Krankenkassen anbieten, können Sie entweder auf der jeweiligen Internetseite erfahren (dort finden Sie auch Hinweise, wie Sie eine Änderung Ihrer Wahl vornehmen können) oder Sie schauen in der Beitragssatzdatei nach. Diese wird von den Krankenkassen selbst gepflegt und daher immer auf dem aktuellen Stand. Zur Beitragssatzdatei finden Sie unter beitragssatz.itsg.de.

Welcher Erstattungssatz ist für mich am günstigsten?

Welcher Erstattungssatz für Ihr Unternehmen am günstigsten ist, können Sie nur selbst ermitteln. Dabei kommt es darauf an, wie oft und wie lange Ihre Mitarbeiter krank sind. Natürlich können Sie das nur vergangenheitsbezogen feststellen. Die Entscheidung müssen Sie aber ja für die Zukunft treffen, Sie müssen also davon ausgehen, dass sich an den Verhältnissen nichts ändert. Ein bisschen Glückssache ist es also immer.

Beispiel:

Die Krankenkasse Ihrer Mitarbeiter bietet drei Erstattungssätze an: den gesetzlichen von 80 Prozent, oder wahlweise 70 Prozent und 50 Prozent. Die Umlagesätze unterscheiden sich entsprechend. Aus der Höhe der Entgeltfortzahlung bei Krankheit im laufenden Jahr, können Sie die möglichen Erstattungen bei den unterschiedlichen Sätzen ermitteln. Aus der Entgeltsumme und den entsprechenden Umlagesätzen ermitteln Sie die laufenden monatlichen Kosten. So können Sie Aufwand (Beiträge) und Nutzen (Erstattung) gegenüberstellen.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Lesen Sie ergänzend gern unsere Steckbriefe Umlagen und U1-Verfahren (Krankheit).