Eine der wichtigsten Meldungen in der Sozialversicherung ist die Jahresentgeltmeldung. Denn anhand der darin gemeldeten Entgelte berechnet die Rentenversicherung, wie viel Rente dem Beschäftigten zusteht. Deshalb muss grundsätzlich für jeden Arbeitnehmer, der über den Jahreswechsel hinaus beschäftigt ist, eine Jahresmeldung erstellt und bis zu einer bestimmten Frist übermittelt werden. Aber es gibt Ausnahmen.
Welche Frist muss ich einhalten?
Die Jahresmeldung müssen Sie spätestens zum 15. Februar des Folgejahres abgeben. Eigentlich! Denn für das Kalenderjahr 2024 läge der Abgabetermin auf einem Samstag. Deshalb verlängert sich die Abgabefrist ausnahmsweise bis zum nächsten Montag, also dem 17. Februar 2025.
Wie muss ich die Meldung abgeben?
Wie auch alle anderen Meldungen müssen Sie die Jahresentgeltmeldung auf elektronischem Weg an die Einzugsstelle übermitteln. Einzugsstelle ist die Krankenkasse, an die Sie auch die Beiträge zahlen. Ausgenommen sind Minijobs. Hier ist grundsätzlich die Minijobzentrale zuständig und bekommt auch die Meldungen.
Die Übermittlung können Sie aus einem dafür geprüften und zugelassenen Entgeltabrechnungsprogramm übermitteln, oder Sie nutzen das SV-Meldeportal.
Dem Beschäftigten müssen Sie in jedem Fall einen Ausdruck der übermittelten Daten für seine Unterlagen aushändigen.
Wann entfällt die Jahresmeldung?
Während Sie für einen Minijobber mit Entgeltgrenze eine Jahresmeldung abgeben müssen, entfällt diese bei einem wegen Kurzfristigkeit versicherungsfreien Minijob. Denn dann besteht ja keine Rentenversicherungspflicht und es werden auch keine Rentenversicherungsbeiträge gezahlt.
Nicht erforderlich ist die Jahresmeldung, wenn Sie zum Jahreswechsel eine Ummeldung vornehmen, beispielsweise wegen einer Änderung der Beitragsgruppe oder des Personengruppenschlüssels. Denn dann ist das zu meldende rentenversicherungspflichtige Entgelt ja schon in dieser Ummeldung enthalten. Gleiches gilt, wenn Sie im Laufe des Jahres eine Unterbrechungsmeldung abgegeben haben, beispielsweise wegen einer längeren Krankheit mit Krankengeldbezug, und seither kein weiteres beitragspflichtiges Entgelt angefallen ist.
Und wenn die Beschäftigung zum Jahreswechsel endet, geben Sie natürlich anstelle der Jahresmeldung eine Abmeldung ab.
Übrigens: Für die Jahresentgeltmeldung ist der Abgabegrund „50“ vorgesehen. Für freigestellte Mitarbeiter im Rahmen eines Insolvenzverfahrens gibt es einen besonderen Schlüssel, nämlich die „70“. Diese Meldungen werden in der Regel vom Insolvenzverwalter erstellt.
Wie war das noch mit der Unfallversicherung?
Die „normale“ Jahresmeldung gilt nicht für die gesetzliche Unfallversicherung. Hierfür müssen Sie eine gesonderte Meldung abgeben. Der Grund ist ganz einfach, denn die Beitragsberechnung unterscheidet sich von der in den anderen Sozialversicherungszweigen. So sind einige Zahlungen in der Unfallversicherung beitragspflichtig, für die Sie sonst keine Beiträge entrichten müssen. Außerdem ist die Beitragsbemessungsgrenze in der Unfallversicherung in der Regel höher und unterscheidet sich bei den einzelnen Berufsgenossenschaften. Hier wird die Beitragsbemessungsgrenze nämlich nicht gesetzlich, sondern in der Satzung geregelt.
Die UV-Jahresmeldung hat den Abgabegrund „92“ und ist üblicherweise bis zum 16. Februar des Folgejahres abzugeben. Da es sich im Jahr 2025 bei diesem Datum um einen Sonntag handelt, wird auch dies Frist auf den folgenden Montag verschoben, so dass Sie für die UV-Jahresmeldung 2024 auch bis zum 17. Februar 2025 Zeit haben.
Mit der Meldung übermitteln Sie:
- die Betriebsnummer des zuständigen UV-Trägers
- die Unternehmensnummer beim zuständigen UV-Träger
- die Gefahrtarifstelle
- das unfallversicherungspflichtige Entgelt des Beschäftigten
Übrigens: Die UV-Jahresmeldung ersetzt nicht den Entgeltnachweis zur Unfallversicherung, sondern dient der Rentenversicherung als Grundlage für Betriebsprüfungen.
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