Mit dem geplanten Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG) sind mehrere beitragsrechtliche Änderungen in der sozialen Pflegeversicherung (SPV) vorgesehen, die für Arbeitgeber, HR-Bereiche und die Entgeltabrechnung erhebliche Relevanz entfalten können. Im Mittelpunkt stehen insbesondere die Einführung eines Arbeitgeberbeitrags zur SPV bei geringfügig entlohnten Beschäftigungen, die Anhebung des allgemeinen Beitragssatzes sowie des Kinderlosenzuschlags, die Einführung einer eigenständigen Beitragsbemessungsgrenze in der Pflegeversicherung und ein zusätzlicher Beitragszuschlag für familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner.

Auch wenn die endgültige gesetzliche Ausgestaltung und die technische Umsetzung in den Meldeverfahren teilweise noch ausstehen, ist bereits erkennbar, dass die Änderungen nicht nur einzelne Beitragssätze betreffen. Vielmehr ist mit Anpassungen in der Beitragsberechnung, in der Stammdatenverarbeitung, in Nachweis- und Meldeverfahren sowie in den internen Prozessabläufen zu rechnen.

1. Einordnung: Warum das PNOG für die Entgeltabrechnung von besonderer Bedeutung ist

Aus Sicht der Entgeltabrechnung handelt es sich nicht um eine isolierte Beitragssatzanpassung, sondern um mehrere ineinandergreifende Änderungen mit Auswirkungen auf:

• die Arbeitgeberbelastung,
• die Abrechnungslogik in der SPV,
• die Abgrenzung von Kranken- und Pflegeversicherung,
• die Systemverarbeitung in Entgeltabrechnungsprogrammen,
• die Meldekommunikation mit den Krankenkassen.

Insbesondere die geplante Entkopplung der Beitragsbemessungsgrenze der Pflegeversicherung von der Krankenversicherung sowie die Einbeziehung geringfügig entlohnter Beschäftigungen in eine pauschale SPV-Arbeitgeberbeitragspflicht lassen erkennen, dass die Umsetzung nicht allein über Tabellenänderungen erfolgen kann. Vielmehr sind fachlich und technisch strukturrelevante Anpassungen zu erwarten.

2. Arbeitgeberbeitrag zur Pflegeversicherung bei geringfügig entlohnter Beschäftigung ab 01.01.2027

Geplante Neuregelung

Nach dem vorliegenden Entwurf soll zum 01.01.2027 ein neuer § 59b SGB XI eingeführt werden. Danach hat der Arbeitgeber einer Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV für Versicherte, die in dieser Beschäftigung versicherungsfrei oder nicht versicherungspflichtig sind, auf das aus dieser Beschäftigung erzielte Arbeitsentgelt einen Beitrag unter Anwendung des Beitragssatzes nach § 55 Abs. 1 Satz 1 SGB XI zu tragen.

Das bedeutet praktisch: Für geringfügig entlohnte Beschäftigungen wäre künftig ein pauschaler Arbeitgeberbeitrag zur sozialen Pflegeversicherung in Höhe von 3,6 % zu entrichten.

Für Beschäftigte in Privathaushalten nach § 8a SGB IV soll ein abweichender Arbeitgeberbeitrag in Höhe von 1,5 % gelten.

Systematische Einordnung

Die geplante Regelung folgt der bereits aus der gesetzlichen Krankenversicherung bekannten beitragsrechtlichen Systematik. Dort besteht für geringfügig entlohnte Beschäftigungen bereits eine pauschale Arbeitgeberbeitragspflicht. Die Pflegeversicherung würde insoweit an diese Logik angeglichen.

Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung

Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies voraussichtlich:

• Einführung eines neuen pauschalen SPV-Arbeitgeberbeitrags für Mini-Jobs,
• Anpassung der Beitragsgruppenschlüssel beziehungsweise der DEÜV-relevanten Abbildung,
• Berücksichtigung im Beitragsnachweis,
• Klärung, wie die Konstellation im Verhältnis zum Übergangsbereich systemisch abgegrenzt wird.

Praktische Relevanz für Arbeitgeber

Für Arbeitgeber mit einem nennenswerten Anteil geringfügig Beschäftigter führt die Neuregelung zu einer unmittelbaren zusätzlichen Kostenbelastung. Die Auswirkungen sind daher nicht nur abrechnungstechnisch, sondern auch budgetär relevant.

3. Anhebung des allgemeinen SPV-Beitragssatzes und des Kinderlosenzuschlags ab 01.01.2027

Beitragssatz der sozialen Pflegeversicherung

Zum 01.01.2027 soll der allgemeine Beitragssatz in § 55 Abs. 1 SGB XI mit 3,6 % ausgewiesen werden. Damit wird der bereits bekannte Wert gesetzlich ausdrücklich fortgeschrieben.

Erhöhung des Kinderlosenzuschlags

Zusätzlich soll nach § 55 Abs. 3 SGB XI der Zuschlag für kinderlose Mitglieder von bislang 0,6 auf 0,7 Beitragssatzpunkte angehoben werden.

Fachliche Einordnung

In materieller Hinsicht handelt es sich hierbei um eine klassische Beitragssatzanpassung. Für die Entgeltabrechnung ist jedoch fachlich klar zu unterscheiden zwischen:

• dem gesetzlich festgelegten Beitragssatz,
• dessen Bereitstellung für die Systemverarbeitung,
• und der maschinellen Umsetzung im Entgeltabrechnungsprogramm.

Wesentlich ist dabei: 

Der Arbeitgeber passt diese Beitragssätze nicht manuell an.

Die geänderten Beitragssätze werden vielmehr über die Stammdatendatei nach § 98a SGB IV bereitgestellt und sind vom Entgeltabrechnungsprogramm ordnungsgemäß zu übernehmen und in der Beitragsberechnung zu verarbeiten.

Bedeutung für die Praxis

Die fachliche Herausforderung liegt daher nicht in einer manuellen Pflege durch den Arbeitgeber, sondern in der Frage,

• ob das eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm die aktualisierten Werte rechtzeitig übernimmt,
• ob die neuen Werte korrekt in der laufenden Abrechnung angewendet werden,
• und ob Rückrechnungen, Korrekturen und Jahreswechselkonstellationen sauber verarbeitet werden.

Gerade bei Beitragssatzänderungen zum Jahreswechsel ist eine korrekte zeitliche Zuordnung von Alt- und Neurechtszeiträumen von erheblicher Bedeutung.

4. Eigene Beitragsbemessungsgrenze in der sozialen Pflegeversicherung ab 01.01.2027

Inhalt der geplanten Änderung

Nach dem Gesetzentwurf soll die Beitragsbemessung in der sozialen Pflegeversicherung ab 01.01.2027 nicht mehr an die bisherige Grenze anknüpfen, sondern an die Jahresarbeitsentgeltgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung. Damit würde die Pflegeversicherung künftig über eine eigenständige Beitragsbemessungsgrenze verfügen.

Fachliche Tragweite

Diese Änderung ist aus Sicht der Entgeltabrechnung besonders weitreichend. Sie kann dazu führen, dass die bisher häufig gleichlaufende Berechnungslogik zwischen Kranken- und Pflegeversicherung aufgebrochen wird. Daraus ergeben sich insbesondere folgende Konsequenzen:

• Entkopplung der PV-Bemessungsgrenze von der KV-Bemessungsgrenze,
• eigenständige Ermittlung eines PV-pflichtigen Entgelts,
• mögliche Notwendigkeit eines separaten PV-Bruttos,
• Bildung einer eigeneständigen PV-Luft,
• gesonderte Ermittlung eines VB max bei Versorgungsbezugsempfängern für die Pflegeversicherung,
• Anpassungsbedarf in Datenbausteinen und Bestandsverfahren.

Praktische Auswirkungen in der Abrechnung

Vor allem bei Beschäftigten mit höheren laufenden Entgelten, Einmalzahlungen oder Mehrfachbeschäftigungen wird die getrennte Bemessung relevant. Zu prüfen sind unter anderem die Auswirkungen auf:

• die Berechnung des Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteils zur SPV,
• die Verteilung und Begrenzung bei Einmalbezügen,
• die Behandlung von Märzklauselfällen
• die Abgrenzung bei Rückrechnungen
• die technische Umsetzung in Meldungen und Nachweisen.

Systemische Anforderungen

Sollte die Neuregelung wie vorgesehen in Kraft treten, ist damit zu rechnen, dass Entgeltabrechnungsprogramme künftig zusätzliche Felder und Logiken benötigen, beispielsweise für:

• ein separates PV-Brutto
• ein gesondertes Gesamtentgelt PV
• eine gesonderte PV-Luft,
• die Abbildung abweichender Bemessungsgrenzen in den betroffenen Meldeverfahren

5. Beitragszuschlag für familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner ab 2028

Ab 2028 ist in der sozialen Pflegeversicherung ein Beitragszuschlag für bestimmte familienversicherte Ehegatten und Lebenspartnervorgesehen. Die beitragsfreie Familienversicherung von Kindern bleibt dagegen ausdrücklich bestehen.

Zur Einordnung

Die Familienversicherung bedeutet, dass bestimmte Angehörige über ein Mitglied der gesetzlichen Krankenversicherung und der sozialen Pflegeversicherung mitversichert sind, ohne selbst eigene Beiträge zu zahlen. Künftig soll dies bei Ehegatten und Lebenspartnern in bestimmten Fällen nicht mehr vollständig beitragsfrei bleiben.

Für die soziale Pflegeversicherung ist nach dem vorliegenden Entwurf ein Zuschlag von 0,52 Beitragssatzpunkten vorgesehen.

Wer prüft die Voraussetzungen?

Das ist für Arbeitgeber der entscheidende Punkt: 

Die Krankenkassensollen feststellen, ob ein Zuschlag anfällt oder ob ein Ausnahmetatbestand vorliegt. Arbeitgeber sollen keine eigene Prüfung familiärer Verhältnisse vornehmen müssen.

Denn Fragen wie Familienstatus, Ausnahmetatbestände oder Änderungen in den persönlichen Verhältnissen gehören nicht zur originären Prüfungspflicht der Entgeltabrechnung.

Was müssen Arbeitgeber dann tun?

Arbeitgeber werden nach der gesetzlichen Regelung von der Krankenkasse elektronisch informiert

• ob ein Zuschlag anzuwenden ist und
• ab welchem Zeitpunkt er gilt.

Entfällt die Zuschlagspflicht später wieder, soll die Krankenkasse dies ebenfalls elektronisch zurückmelden

Für die Entgeltabrechnung bedeutet das voraussichtlich:

• Anpassung der Beitragsberechnung
• mögliche Anpassung von Beitragsnachweisen
• Einführung oder Erweiterung eines elektronischen Meldeverfahrens

Praktische Bewertung

Diese Änderung ist fachlich bedeutsam, aber nicht deshalb, weil Arbeitgeber neue Familienprüfungen durchführen müssten. Der eigentliche Aufwand liegt vielmehr in der technischen Umsetzung

• Rückmeldungen der Krankenkassen müssen korrekt verarbeitet werden,
• Beginn und Ende der Zuschlagspflicht müssen zeitlich zutreffend in der Entgeltabrechnung berücksichtigt werden,
• und gegebenenfalls sind Folgeanpassungen in Nachweis- und Abrechnungsprozessen erforderlich.

6. Stammdatendatei nach § 98a SGB IV: Zentrale Rolle bei Beitragssatzänderungen

Ein wesentlicher Umsetzungsaspekt betrifft die Verarbeitung gesetzlicher Werte im Entgeltabrechnungsverfahren. Soweit sich durch das PNOG Beitragssätze oder andere abrechnungsrelevante Werte ändern, erfolgt deren Bereitstellung über die Stammdatendatei nach § 98a SGB IV.

Was bedeutet das für Arbeitgeber?

Für Arbeitgeber ist dabei klarzustellen:

• Eine manuelle Anpassung der Beitragssätze und der Beitragsbemessungsgrenze PV durch den Arbeitgeber ist nicht vorgesehen.
• Maßgeblich ist, dass das eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm die bereitgestellten Werte ordnungsgemäß übernimmt.
• Die Verantwortung auf Arbeitgeberseite liegt daher vor allem in der Sicherstellung eines aktuellen, regelkonformen Programmbetriebs.

7. Absehbare Auswirkungen auf Meldeverfahren, Nachweise und Systemlogiken

Auch wenn die endgültige Ausgestaltung der technischen Verfahren noch abzuwarten bleibt, zeichnen sich bereits mehrere Anpassungsfelder ab.

7.1 Beitrags- und Abrechnungslogik

Zu erwarten sind unter anderem:

• Berücksichtigung pauschaler SPV-Arbeitgeberbeiträge bei Mini-Jobs
• Verarbeitung des erhöhten Kinderlosenzuschlags
• Umsetzung des Zuschlags für familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner auf Basis von Kassenrückmeldungen
• getrennte Berechnung von KV- und PV-Bemessung.

7.2 Meldewesen

Je nach finaler Ausgestaltung kann Anpassungsbedarf entstehen bei:

• DEÜV-Schlüsseln,
• Beitragsnachweisen
• Kommunikationsverfahren mit den Krankenkassen
• gegebenenfalls euBP-relevanten Datenbeständen
• Bestands- und Rückmeldeverfahren im Umfeld der Entgeltabrechnung

7.3 Stammdaten und technische Felder

Insbesondere bei einer eigenständigen PV-Bemessungsgrenze ist damit zu rechnen, dass zusätzliche technische Felder erforderlich werden, etwa für:

• PV-Brutto
• Gesamtentgelt PV
• PV-Luft
• gesonderte Zuschlagsmerkmale,
• Rückmeldestatus aus Krankenkassenverfahren.

8. Handlungsempfehlungen für HR, Entgeltabrechnung und Systemverantwortliche

Frühzeitige Abstimmung mit dem Softwareanbieter

Arbeitgeber sollten frühzeitig prüfen, ob der Softwareanbieter die geplanten Änderungen bereits in seiner Umsetzungsplanung berücksichtigt. Dabei sollte insbesondere geklärt werden,

• wie die Stammdatendatei nach § 98a SGB IV verarbeitet wird,
• wie die getrennte PV-Bemessung abgebildet wird,
• wie neue Melde- und Rückmeldelogiken eingebunden werden,
• und wie mit Rückrechnungen sowie Jahreswechselkonstellationen umgegangen wird.

Auswirkungen auf Kosten und Budget analysieren

Die Änderungen sind nicht nur technisch relevant. Arbeitgeber sollten die finanziellen Auswirkungen insbesondere in folgenden Bereichen bewerten:

• hoher Anteil geringfügig Beschäftigter,
• Beschäftigte mit Entgelten im Bereich oberhalb der bisherigen Bemessungsgrenzen,
• Fallkonstellationen mit Einmalzahlungen oder Mehrfachbeschäftigungen.

Interne Prozesse überprüfen

Zwischen HR, Entgeltabrechnung, IT und gegebenenfalls externen Dienstleistern sollten die Zuständigkeiten eindeutig geklärt werden. Insbesondere ist sicherzustellen, dass:

• Rückmeldungen der Krankenkassen rechtzeitig verarbeitet werden,
• Systemänderungen getestet werden,
• Abweichungen zwischen Fachlichkeit und Systemverhalten frühzeitig erkannt werden.

Kommunikation an Beschäftigte vorbereiten

Da Beitragserhöhungen und neue Zuschläge regelmäßig zu Rückfragen führen, empfiehlt sich eine abgestimmte interne Kommunikation, insbesondere zu:

• höheren Arbeitnehmerabzügen durch den Kinderlosenzuschlag
• möglichen Mehrbelastungen infolge einer eigenständigen PV-Bemessungsgrenze,
• Zuschlägen, die aufgrund eines Kassenmeldeverfahrens in der Entgeltabrechnung berücksichtigt werden.

Fazit

Das geplante Pflegeneuordnungsgesetz bringt für Arbeitgeber sowie für HR- und Entgeltabrechnungs-Fachbereiche mehrere fachlich und technisch relevante Änderungen in der sozialen Pflegeversicherung mit sich. Besonders hervorzuheben sind:

• die Einführung eines pauschalen Arbeitgeberbeitrags zur SPV bei geringfügig entlohnten Beschäftigungen ab 01.01.2027,
• die Anhebung des allgemeinen SPV-Beitragssatzes und des Kinderlosenzuschlags,
• die Einführung einer eigenständigen Beitragsbemessungsgrenze in der Pflegeversicherung,
• sowie der neue Beitragszuschlag für familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner ab 2028.

Für die Praxis sind zwei Punkte besonders wichtig:

Erstens: Die Prüfung des Zuschlags für familienversicherte Ehegatten und Lebenspartner erfolgt nicht durch den Arbeitgeber, sondern durch die Krankenkasse. Die Umsetzung in der Entgeltabrechnung erfolgt auf Grundlage eines elektronischen Meldeverfahrens.

Zweitens: Beitragssatzänderungen werden nicht manuell durch den Arbeitgeber gepflegt, sondern über die Stammdatendatei nach § 98a SGB IV bereitgestellt und durch das Entgeltabrechnungsprogramm verarbeitet.

Damit liegt die zentrale Herausforderung nicht in der händischen Pflege einzelner Werte, sondern in der rechtssicheren und fristgerechten Systemumsetzung. Für Arbeitgeber und Fachabteilungen empfiehlt es sich daher, die gesetzlichen Entwicklungen und die technische Konkretisierung der Verfahren frühzeitig zu begleiten.

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