Was sind Jahresmeldungen?

Mit der Jahresmeldung übermitteln Sie als Arbeitgeber für jeden Ihrer Beschäftigten die zur Rentenversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte an die Sozialversicherungsträger. Bei Personen, die nicht der Rentenversicherungspflicht unterliegen, werden die Entgelte angegeben, von denen bei Versicherungspflicht Beiträge abzuführen gewesen wären.

Diese Entgeltmeldungen sind für die Rentenversicherung die Basis für die spätere Berechnung der Rentenansprüche. Die Übermittlung der Entgelte für jeden einzelnen Beschäftigten sind so wichtig, weil Sie die tatsächlich gezahlten Beiträge ja jeweils in einer Summe im monatlichen Beitragsnachweis angeben. Daraus kann man deshalb keinen Rückschluss auf die Entgelthöhe oder die gezahlten Beiträge eines einzelnen Versicherten ziehen (es sei denn, Sie beschäftigen nur einen einzigen Mitarbeiter).

Die von Ihnen insgesamt abgegebenen Entgeltmeldungen (Ab-, Um- und Jahresmeldungen) bilden zudem die Basis der regelmäßigen Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung. So wird zum Beispiel die Summe der von Ihnen gemeldeten Entgelte mit der Summe der gezahlten Beiträge abgeglichen.

Wann und wie müssen Sie die Jahresmeldungen abgeben?

Jahresmeldungen müssen Sie jeweils mit der auf den Jahreswechsel folgenden Entgeltabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres abgeben. Manchmal ist die Jahresmeldung aber auch überflüssig, nämlich dann, wenn Sie aus einem anderen Grund den Zeitraum bis zum 31. Dezember eines Jahres gemeldet haben. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie zum 1. Januar eine Abmeldung wegen Beschäftigungsende oder eine Ummeldung wegen einer Änderung in der Beitragsgruppe vornehmen müssen – etwa, wenn die Krankenversicherungspflicht wegen Überschreitens der Versicherungspflichtgrenze endet.

Wichtig: Auch für versicherungsfreie Beschäftigungen, also Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen müssen Sie eine Jahresmeldung abgeben. Empfänger ist in diesen Fällen allerdings nicht die Krankenkasse, sondern die Minijobzentrale.

Welches Entgelt muss in der Jahresmeldung gemeldet werden?

In die Jahresmeldung gehört das in der Rentenversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, das bisher noch nicht gemeldet wurde. Wenn Sie also beispielsweise wegen einer längeren Erkrankung des Mitarbeiters eine Unterbrechungsmeldung abgegeben haben, gehören in die Jahresmeldung nur noch die nach diesem Unterbrechungszeitraum gezahlten Entgelte. Sollte im Einzelfall keine Rentenversicherungspflicht bestehen (z. B. wegen einer Befreiung von der Versicherungspflicht), müssen Sie das Entgelt angeben, von dem bei Rentenversicherungspflicht Beiträge zu zahlen gewesen wären.

Besonderheit: Bei versicherungsfreien kurzfristigen Beschäftigungen (die nicht erwerbsmäßig ausgeübt werden), wird als Entgelt immer 000000 angegeben – weil ja in diesen Fällen keine Rentenversicherungspflicht besteht und auch keine anderen Beiträge zur Sozialversicherung (außer zur gesetzlichen Unfallversicherung) gezahlt werden.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Zu den Themen Jahresmeldung und Beitragspflicht bieten wir Ihnen eine ganze Reihe von Steckbriefen, in denen Sie kompakt die wichtigsten Informationen zum jeweiligen Thema nachlesen können: