Krankheiten sind nur selten planbar – außer vielleicht bei einer geplanten Operation. Sonst kommt es in der Regel plötzlich und unerwartet. Der Mitarbeiter ruft morgens an und meldet sich krank. Dann gibt es für den Arbeitgeber bzw. die Führungskraft einiges im Blick zu behalten.

Was sollte organisatorisch beachtet werden?

Der Mitarbeiter fällt plötzlich aus, aber die Arbeit bleibt. Welche Auswirkungen das hat und wie schnell der Arbeitgeber reagieren muss, hängt natürlich sehr von der Art des Gewerbes und der Tätigkeit des erkrankten Mitarbeiters ab. Daher ist zu prüfen:

• Welche Termine und Arbeiten stehen an?
• Können diese verschoben oder gestrichen werden?
• Wenn nicht: Welcher andere Mitarbeiter kann einspringen und den Termin oder die Aufgabe übernehmen?
• Ist ein sofortiger Ersatz erforderlich, etwa in der Produktion oder im Kundenservice?
• Steht dafür ein anderer Mitarbeiter zur Verfügung, müssen Überstunden angeordnet werden oder kann ein Leiharbeitnehmer angefordert werden?

Zum Teil hängt die Beantwortung davon ab, ob schon absehbar ist, wie lange der Ausfall des Mitarbeiters dauert, was der Mitarbeiter bei der Krankmeldung oft selbst noch nicht abschätzen kann.

Die Krankschreibung

Bei kurzfristigen Erkrankungen von bis zu drei Tagen ist in den meisten Fällen eine ärztliche Krankschreibung nicht zwingend erforderlich. Allerdings kann der Arbeitgeber darauf bestehen, insbesondere wenn sich Erkrankungen häufen und er Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit haben sollte.

Nun ist die Zeit der „gelben Zettel“, also der Krankschreibung auf Papier, weitestgehend vorbei. Die ärztliche Krankschreibung erfolgt grundsätzlich digital, über die so genannte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die eAU. Die Praxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse des Patienten und der Arbeitgeber kann diese dann – ebenfalls digital – dort abrufen. Natürlich enthalten die zurückgemeldeten Daten keine Befunde oder Diagnosen. Nur den Beginn und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit erhält der Arbeitgeber gemeldet. Der Abruf der Daten erfolgt entweder über das Entgeltabrechnungsprogramm, soweit dieses dafür zugelassen ist, oder über das SV-Meldeportal.

Wann muss das Entgelt bei Arbeitsunfähigkeit weitergezahlt werden?

Grundsätzlich hat jeder Beschäftigte Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung innerhalb eines Jahres wegen derselben Erkrankung. Das gilt auch für Minijobs! Nur bei neu eingestellten Mitarbeitern gibt es eine Wartezeit von vier Wochen. Erkrankt ein Mitarbeiter innerhalb eines Jahres erneut an derselben Krankheit, so werden die bis dahin bereits geleisteten Krankheitstage auf die sechs Wochen angerechnet. Ausnahmen: Liegen zwischen der letzten und der neuen Erkrankung mindestens sechs Monate, so beginnt ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch.

Ob es sich bei einer vorherigen Arbeitsunfähigkeit um dieselbe Krankheit handelt, kann der Arbeitgeber natürlich nicht wissen, da er ja die Diagnosen nicht kennt. Deshalb besteht die Möglichkeit, bei der Krankenkasse elektronisch anzufragen, ob es sich bei vorherigen Arbeitsunfähigkeitszeiten um dieselbe Erkrankung handelt und damit anrechenbare Entgeltfortzahlungszeiten vorliegen. Auch diese Abfragen und die Rückmeldungen erfolgen ausschließlich elektronisch. Dabei können nur solche Zeiten berücksichtigt werden, die bei der Krankenkasse gemeldet wurden, also beispielsweise nicht eine Arbeitsunfähigkeit bis zu drei Tagen ohne ärztliche Bescheinigung. Denn dann ist ja auch der Krankenkasse keine Diagnose bekannt.

Wichtig: Ein Arbeitnehmer kann auch wegen der Erkrankung eines Kindes plötzlich ausfallen. Dann gelten aber andere Regelungen, zum Beispiel beim Kinderkrankengeld. Lesen Sie dazu den Steckbrief Elterneigenschaft oder den Frage-Antwort-Katalog Erkrankte Kinder.

Erstattung nicht vergessen

Unternehmen mir regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmern nehmen an der Entgeltfortzahlungsversicherung U1 teil. Sie zahlen dann eine monatliche Umlage, die sich nach der Höhe der Entgelte der Beschäftigten richtet. Dafür erhalten sie im Falle der Entgeltfortzahlung einen Teil ihrer Aufwendungen erstattet. Die meisten Krankenkassen (denn bei denen wird die Entgeltfortzahlungsversicherung durchgeführt) bieten wahlweise mehrere Erstattungssätze mit unterschiedlichen Umlagesätzen an.

Die Erstattung erfolgt auf – elektronischen – Antrag. Erstattet werden auch Arbeitsunfähigkeiten bis zu drei Tagen ohne ärztliche Bescheinigung.

Übrigens: Erkrankt ein Arbeitnehmer im Laufe des Arbeitstages, so zählt dieser Tag für die sechs Wochen-Frist nicht mit. Dieser Teil-Tag kann auch nicht im Rahmen der U1 erstattet werden.

Der Krankenstand und die betriebliche Gesundheitsförderung

Krankheitsbedingte Fehlzeiten können Arbeitgeber nicht nur finanziell belasten, sondern auch organisatorisch. Deshalb lohnt es sich für Unternehmen, die Gesundheit der Mitarbeitenden gezielt zu fördern.

Mögliche Stellschrauben für eine Verringerung des Krankenstandes sind das betriebliche Gesundheitsmanagement, die Gefährdungsanalyse und das Wiedereingliederungsmanagement.

Sie helfen, gesundheitliche Risiken frühzeitig zu erkennen und präventiv gegenzusteuern. Die Krankenkassen und die Berufsgenossenschaften bieten dabei ihre Unterstützung an.

Mitarbeitende, die sich wohlfühlen, Wertschätzung erfahren und in einem positiven Umfeld arbeiten, bleiben nicht nur gesünder, sondern tragen auch motiviert zum Unternehmenserfolg bei.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Mehr Informationen finden Sie in unseren Steckbriefen Krankheit, U1-Verfahren (Krankheit) oder Sie nutzen unsere Frage-Antwort-Kataloge Krankheit  oder Krankheit im Haushaltsscheck.

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