Sie stellen – vielleicht zum ersten Mal – einen neuen Mitarbeiter ein? Dann gibt es vieles zu beachten, insbesondere bei der Sozialversicherung. Wichtig ist natürlich die Anmeldung – aber bei welcher Krankenkasse?
Welche Krankenkasse ist zuständig für die Anmeldung?
Zuständige Einzugsstelle ist die Krankenkasse des neuen Mitarbeiters, bei der er versichert ist. Wichtige Ausnahme: Bei versicherungsfreien Minijobbern ist die Minijobzentrale zuständige Einzugsstelle – ganz gleich, bei welcher Krankenkasse eine Versicherung besteht.
Brauche ich eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse?
Das Verfahren hat sich vor einiger Zeit geändert. War früher die Vorlage einer Mitgliedsbescheinigung der zuständigen Krankenkasse Voraussetzung für die Anmeldung, reicht jetzt die schlichte Information – ggf. auch nur mündlich – des Beschäftigten. Sie nehmen dann die elektronische Anmeldung dort vor. Die Krankenkasse bestätigt dann die Mitgliedschaft ebenfalls auf elektronischem Weg.
„Mein Arbeitnehmer weiß nicht, bei welcher Krankenkasse er versichert ist.“
Dann haben Sie die Möglichkeit der elektronischen Abfrage der zuständigen Krankenkasse beim GKV-Spitzenverband. Dieser fragt bei den Mitgliedskassen elektronisch nach. Sie erhalten dann entweder die Antwort, dass der neue Mitarbeiter bei keiner Krankenkasse Mitglied ist oder die Betriebsnummer der zuständigen Krankenkasse. Voraussetzung für die Abfrage ist eine gültige Rentenversicherungsnummer. Ist Ihnen auch diese nicht bekannt, können Sie sie im elektronischen Abfrageverfahren bei der Rentenversicherung abrufen.
Wenn ich das erste Mal einen Mitarbeiter einstelle…
Als erstes benötigen Sie eine Unternehmensnummer der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft. Diese wird üblicherweise automatisch bei Anmeldung eines Gewerbes vergeben. Sie können sie aber auch direkt bei Ihrer Berufsgenossenschaft beantragen. Die Unternehmensnummer ist Voraussetzung, damit Sie die Betriebsnummer Die erhalten Sie im Online-Verfahren von der Bundesagentur für Arbeit.
Die Betriebsnummer ist der oberste Ordnungsbegriff für alle Meldungen zur Sozialversicherung.
Was sonst noch zu tun ist…
Die Daten für den Lohnsteuerabzug rufen Sie über das ELStAM-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern ab. Dafür benötigen Sie die Steuer-Identifikationsnummer Ihres neuen Mitarbeiters. Dieser ist verpflichtet, Ihnen diese Daten zur Verfügung zu stellen. Mehr Informationen zum ELStAM-Verfahren finden Sie unter dem Link des Bundeszentralamts für Steuern.
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