Eine Dienstreise verursacht zusätzliche Kosten, das gilt auch hinsichtlich der Verpflegung oder der Übernachtung. Diesen Mehraufwand können Sie als Arbeitgeber Ihrem Beschäftigten erstatten. Sie müssen es aber nicht, es sei denn, dass entsprechende vertragliche Regelungen bestehen. Für die Erstattung gibt es zwei Möglichkeiten:  Sie können die tatsächlichen Kosten übernehmen, das geschieht in der Regel für die Übernachtungskosten, oder die Erstattung mit einer Pauschale vornehmen.

Wenn Sie als Arbeitgeber nichts erstatten

Erstatten Sie die Kosten der Dienstreise nicht, kann der Beschäftigte diese in seiner Steuererklärung geltend machen. Entweder die tatsächlichen Kosten oder die festgelegten Pauschalen. Dadurch vermindert sich das steuerpflichtige Einkommen. Das hat aber keine Auswirkungen auf die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge.

Wenn Sie als Arbeitgeber die Pauschalen erstatten

Die Erstattung des Mehraufwands bei einer Dienstreise kann entweder in Höhe der tatsächlichen Kosten oder über festgelegte Pauschalen steuer- und beitragsfrei vorgenommen werden. Dabei gelten für Dienstreisen im Inland folgende Pauschalbeträge:

• 14 EUR bei einer Abwesenheit über 8 Stunden sowie jeweils für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen.
• 28 EUR bei einer Abwesenheit von 24 Stunden.

Die Unterkunftskosten können Sie als Arbeitgeber ohne Einzelnachweis pauschal mit 20 Euro je Übernachtung für die ersten 3 Monate und danach mit 5 EUR je Übernachtung steuer- und beitragsfrei ersetzen.

Bei einer Entsendung ins Ausland gelten andere Pauschalbeträge, die sich je nach Reiseland und sogar innerhalb eines Landes nach Städten oder Regionen unterscheiden. Diese Pauschbeträge werden vom Bundesfinanzministerium festgesetzt. So liegt beispielsweise die steuerfreie Übernachtungspauschale für Izmir (Türkei) bei 55 Euro, für Toronto (Kanada) bei 392 Euro. Auch bei den Verpflegungspauschalen wird – wie innerhalb Deutschlands – nach zwei Varianten unterschieden, einmal bei Abwesenheit von mehr als acht Stunden und den An- und Abreisetag, sowie bei einer 24stündigen Abwesenheit. Die vollständige Liste können Sie beim Bundesfinanzministerium herunterladen: Bundesfinanzministerium – Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2024.

Wichtig: Stellen Sie die Verpflegung kostenfrei zur Verfügung, so muss diese bei den Pauschalen in Höhe der entsprechenden Sachbezüge berücksichtigt werden.

Wenn die tatsächlichen Kosten erstattet werden

Die Erstattung der tatsächlichen (Mehr-)Kosten gilt nicht als steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Werden die Kosten von Ihnen erstattet, kann der Beschäftigte auch nicht zusätzlich die Pauschalbeträge bei seiner Steuererklärung geltend machen.

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