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Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter SV-Beiträge: So geht es

Zu Unrecht gezahlte Sozialversicherungsbeiträge

Immer wieder kann das vorkommen: Sie berechnen die Sozialversicherungsbeiträge (SV-Beiträge) und führen Sie ab. Dann erfahren Sie von einem Umstand, so dass Sie weniger zahlen müssen und korrigieren Ihre Meldungen. Dabei sind zwei Fälle zu unterscheiden.

  • Es handelt sich um Beitrag in voller Höhe. So war z. B. der Arbeitnehmer in der Rentenversicherung versicherungsfrei, Sie haben aber Beiträge wie bei Versicherungspflicht abgeführt.
  • Es handelt sich um Beitragsanteile. Vielleicht haben Sie die Elterneigenschaft des Arbeitnehmers vergessen und zu viel für die Pflegeversicherung abgeführt.

Nun ist die Frage: Wie erhalten Sie an die zu Unrecht gezahlten SV-Beiträge zurück?

Verrechnen als erste Wahl

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben für das Verfahren gemeinsam Regeln festgelegt. Es findet sich im Dokument mit dem Namen „Gemeinsame Grundsätze für die Auf- bzw. Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung.“

Grundsätzlich haben Sie die Wahl: Verrechnen oder erstatten. Die Verrechnung ist für Sie als Arbeitgeber meist einfacher. Wenn Sie eine Software für die Entgeltabrechnung einsetzen, geschieht das meist „von alleine“, das Zuviel aus Vormonaten wird im Folgemonat abgezogen. Dafür gibt es aber Bedingungen und Voraussetzungen. Immer gilt:

  • Sie müssen sicherstellen, dass der Arbeitnehmer das Geld erhält, das er als seine Beitragsanteile zu viel abgezogen bekommen hat.
  • Ihr Arbeitnehmer hat seit dem Beginn des ersten Monats mit zu viel gezahlten SV-Beiträgen keine Leistungen der genannten Sozialversicherungszweige bezogen.

Wenn nur Beitragsanteile verrechnet werden, haben Sie dafür 24 Monate ab dem falsch berechneten Monat Zeit. Bei Beiträgen in voller Höhe gilt:

  • Sie müssen die Verrechnung innerhalb von sechs Monaten durchführen.
  • Ihr Arbeitnehmer muss schriftlich erklären, dass ihm kein Bescheid über eine Forderung eines Leistungsträgers (Krankenkasse, Pflegekasse, Rentenversicherungsträger, Agentur für Arbeit) vorliegt.

Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge

Die Alternative zur Verrechnung ist die Erstattung. Diese können Sie immer einer Verrechnung vorziehen. Sie muss gewählt werden, wenn

  • Sie nichts zum Verrechnen mit der Krankenkasse oder Minijob-Zentrale als Einzugsstelle haben,
  • die oben genannten Frist abgelaufen ist oder
  • für den Erstattungszeitraum oder Teile des Erstattungszeitraums eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung stattgefunden hat, es sei denn, der Betriebsprüfer hat das Guthaben ausdrücklich zur Verrechnung freigegeben.

Dann müssen Sie einen schriftlichen „Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung“ an die Einzugsstelle stellen. Sie finden das Antragsformular am Ende der Gemeinsamen Grundsätze.

Unser Service für Sie im Informationsportal

Die Gemeinsamen Grundsätze finden Sie neben dem direkten Link in unserer Rubrik „Fälligkeit, Erstattung und Verrechnung von Beitragszahlungen“ in unserer SV-Bibliothek. Diese SV-Bibliothek richtet sich an Experten, die dort die Dokumente der Sozialversicherung zum Versicherungs- und Beitragsrecht sowie zum Meldeverfahren finden.

Weiterführende Hinweise zu Themen, die in dieser Meldung genannt wurden, finden Sie in unseren Steckbriefen:

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